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職場 | 職場修練

待辦事項的用法,我們一直都搞錯了!不落入「瑣事坑」的方法是…

(來源:Dreamstime)
撰文者:電腦玩物站長 Esor
網民肥皂箱 2020.11.25
摘要

待辦清單羅列過長反而容易成為「拖延清單」,一個有效的待辦清單,不應該只是用來幫我記住要做的事情。而是經過篩選,幫助我更容易推進目標的清單。

我常常在課堂、書籍、文章中,提到自己的時間管理,後來不喜歡使用待辦清單工具管理,也不要先列待辦清單。有些朋友會進一步追問是什麼意思?這篇文章,進一步來解釋看看。

我自己最早最早使用的待辦清單軟體,是「Remember the milk」,在電腦玩物上,我也有一段時間做過許多介紹。「記得買牛奶」這個概念,成為我那段時間以為的待辦清單使用方法:「待辦清單,就是把要記住的事情寫上去,提醒自己不會忘記。」

後來一段時間,我介紹各種待辦清單軟體,大概也都是在強調怎麼收集怕忘記的事情?怎麼提醒要記住的事情?然後覺得達到「記得買牛奶」的「結果」,待辦清單就功德完滿。但是,真的是這樣嗎?現在的我可能會反問那時的自己:「記得買牛奶,又怎樣呢?忘記買牛奶,又會怎樣嗎?」

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一個有效的待辦清單,不應該只是用來幫我記住要做的事情。

不是記住清單,而是選擇清單

常常看到找我諮詢的讀者朋友,他們的待辦清單上從買個東西、打個電話,到想看1本書、想看1部電影、想學1個技能,再到工作上的大事、雜事,全部都列在每天的待辦清單上。好的時候,每天每種都能做一點。不好的時候,就變成讓人壓力很大的拖延清單。

我們當然可以把所有想做、要做的事情都記住,但可以先準備一個「收集箱」來記住。而當要「列上真正待辦清單」時,應該是經過層層挑選、過濾、淘汰,最後決定真的非做不可、超級想做的事情。你是否也有區隔出,那些儲存大多數被暫緩、過濾掉的事情的「收集箱」。以及放上真正少數選擇要做的事情的「待辦清單」呢?

不是做事清單,而是創造清單

但是,就算做了很多列在待辦清單上的事,什麼事情都做一點,這樣是好事嗎?

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我會進一步去追問,為什麼買這個東西?為什麼要打這個電話?為什麼想要選擇看書?為什麼要做這件事?決定做這件事情的目標,應該是在列上待辦清單之前要先思考清楚。我們不是要透過待辦清單去記住,或是去做很多事,這樣可能適得其反。我們應該利用待辦清單,去做有價值的事,並且把有價值的事做好。而一件事情的價值,不是靠記住,而是靠我們的創造。

不只是記住自己要做、想做什麼事情,而是為這些事情,創造有效的目標後才去做。記得買牛奶,也可以不只是記得買牛奶。而是記得買練習烘焙的牛奶。更可以是記得買作孩子生日蛋糕的牛奶材料。雖然都需要記住,但只是做事,跟做好一件有價值的事,是不同層級的意義。

我們不會因為買了1瓶牛奶而覺得今天很有成就感,但會因為做好1個生日蛋糕而覺得今天很有成就感。你的待辦清單,只是紀錄做事的清單,還是幫自己聚焦在創造價值的清單呢?

不是該做什麼,而是怎麼做?

我們往往希望待辦清單提醒我「該做什麼」,把該做的事情寫上去,希望自己就會去做。這樣的想法,導致就算做到了前面的目標選擇,但只是把決定該做什麼事情,寫在待辦清單上,最後會變成是一個只能依靠意志力完成的清單。

我們還少了一個關鍵,寫上待辦清單的,不是該做什麼,而是「怎麼做好」該做的事的下一步行動。讓1個明確、簡單、可行、有順序的下一步行動,在待辦清單上,引導我去善用空檔,推進有價值目標的進度。

我因為要做1個生日蛋糕而要記得買牛奶,但真正的下一步行動,是「列出蛋糕材料清單」,有了材料清單,我下班時間到超市才能輕鬆買齊。而材料買齊了,1個做好蛋糕的任務才會實現。你的待辦清單,是逼自己做的清單,還是設計成讓自己可以相對簡單做到的清單呢?

結論

所以,一個有效的待辦清單,不是記住的清單。而是不斷過濾淘汰,反覆創造與設計後,幫助我們一步一步推進目標的清單。一個有效的待辦清單,不是「記下」要買牛奶,而是「選擇」做1個給家人驚喜的蛋糕,並且規畫好先從「列出蛋糕材料清單」開始,讓有價值的事情變得更簡單,變得可以開始去做。

你的待辦清單,是一個記住的清單,還是一個選擇的清單呢?我在自己的書籍與課程「Evernote 子彈時間管理系統」中,把列出待辦清單擺在最後一個步驟,正是因為那是層層過濾與設計後的選擇:

  • 待辦清單,是過濾、淘汰後的選擇清單。
  • 待辦清單,是聚焦目標後的創造清單。
  • 待辦清單,是設計下一步行動,幫助自己更容易推進目標的清單。

*延伸閱讀:

待辦清單沒做完怎麼辦?劃掉他!千萬不要自動延後到明天做

[晨型人計畫-4] 晚上列待辦清單,養成早起習慣跟你的鬧鐘無關

如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

*本文獲「電腦玩物站長 Esor」授權轉載,原文:[時間技客-26] 一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

責任編輯:易佳蓉

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