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職場 | 職場修練

把話講清楚,是職場最重要的技能!和主管說話前,確認你先做好這6件事

(來源:Dreamstime)
撰文者:吳東軒
網民肥皂箱 2020.11.24
摘要

把話說清楚,從自己的角度出發有3項要注意:確定目的、設定次要目標、選擇切入角度,決定了前3項之後,還需要確定訊息主軸、蒐集素材以及決定呈現方式。6個步驟拆解,「把話說清楚」不再困難。

人生很多痛苦的原因之一,在於話講不清楚。話講不清楚,溝通就常常無效,溝通無效就得不到你要的東西。「把話講清楚是職場最重要的技能」,這些內容我以前在活動中分享過很多次,這次比較完整的寫成一篇文。

清楚表達:提升表達能力的6個步驟

每次表達都是一場溝通,可以把這6個步驟視為1個溝通的架構。

步驟一:【確定目的】

每次溝通都要有目的!你這次的目的是什麼,一定要可以具體地說出來。例如要加薪、想要負責1個專案、想把主管換掉…自己一定要有清楚明確的目的。

步驟二:【設定各種預期目標】

目的不一定會達成,對方不一定會接受,有可能這個對對方而言太難了;所以我們要設定各種選項讓對方可以選擇,自己也有台階下。再說有些事就是很難一次到位,那就得分階段達成。

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以跟公司要加薪為例,直接立刻被加薪當然是最棒,但還是有多種不同程度的目標可以設定,例如雖然暫不加薪但談好下次加薪的條件並取得承諾,或是不加薪但調整工作內容、調整工作型態,或至少讓老闆覺得對你有所虧欠。

設定不同的預期目標簡單說是「退而求其次」,那你至少要先把各種其次的選項給想清楚,並在溝通過程中提出給對方其他選項。

步驟三:【選擇切入角度】

這裡就開始要考量對方了,要達成這些目標,對對方來說你要用什麼角度切入,他會比較容易接受?例如要動之以情、曉之以理或誘之以利?一樣用加薪為例,應該跟他談自己為公司付出的青春、談同業的給薪標準,還是用數據佐證加薪有助於提高你的生產力?

到這裡暫停一下,補充點東西。以我自己的觀察,有些人在溝通中常見的問題都出現在下面3點:

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  1. 「沒有溝通目的」:基本上想講啥講啥,只靠當下反應和情緒,沒有預先想好目的。
  2. 「沒有退而求其次的目標」:總想著全有全無,要嘛給我要嘛拉倒,這其實有點幼稚。
  3. 「不知道怎麼設定切入角度」:因為完全不了解對方。這很現實,你不關心人家當然不了解人家,而如果你不關心人家,又怎麼能期待對方會關心你?還有另外一個問題就是本位思考、又或是自己的經驗格局太過受限。

關於談判、提案的技巧,都有很大一部分在於如何掌握對方,進而選擇出最有利的切入角度。會用一些工具去拆解局面,掌握局中每個人的角色等等。這篇文沒有要寫這些因為我也不會,只是強調這部分真的很重要。

步驟四:【確認訊息主軸】

有了目的,有了切入角度,再來就是決定這次溝通的主要訊息主軸。

一樣以加薪為例,假設切入角度是動之以情,於是決定訊息主軸就是強調自己為公司付出的青春、和老闆一起打過的仗、一起經歷過的各種風雨,訊息主軸可能設定為和公司的共同回憶,希望藉此引起老闆共鳴,觸動他心中最軟的那一塊。又或是決定要誘之以利,那訊息主軸也許是讓老闆知道提升我的薪水可以為公司帶來更多利潤。

步驟五:【蒐集素材】

主軸確定了,接著就是開始蒐集各種可以用來支撐這個訊息主軸的素材。以上述例子,可能是加班到爆的打卡表、可能是公司幾周年幾周年的大合照、可能是某個證明加薪有助於員工身心健康有助於營收提升的研究報告…

要怎樣提高說服力?有三個方向:「邏輯推論」、「事實根據」、「名人加持」可以從這三個方向下去蒐集素材,協助產出有力論述的、可以佐證的事實根據、對方信得過的人說過的話。

步驟六:【決定呈現形式】

終於來到最後一步,看著手上的素材重新思考一次前面幾個步驟,然後決定最終的呈現形式。例如你很會口語表達現場很會演,那可能就是面談。或是做成簡報、1封萬言書,又或者你是強於聊天引導,那也許是約個下午茶或下班後小酒館。這邊要思考的是,怎樣的形式對對方而言比較好接受、怎樣的形式自己比較擅長,以及怎樣的形式更適合你蒐集到的這些素材。

這些大概是我自己在溝通表達時候的架構,包含日常溝通、職場提案、上課簡報準備、寫文章…等等,我全部都是用這方式在思考的。6個步驟感覺很多,但熟練之後就是自然反應而已,就是練習,拜託多練習。日常生活中有太多時候需要開口,每一次開口都是練習機會。

最後補充一個:有些時候,溝通就是在你對對方陌生的情況下進行的,在那種時候你無法立刻設定出不同的目標、也選不出切入角度,怎麼辦?架構都一樣,可以把這個架構視為1個產出的系統,而目前這個系統因為缺乏某些資訊所以產不出東西。在這樣的時候,當下你的溝通目的就是取得資訊,取得足夠的資訊之後,才轉換溝通目的轉向下一步。

而要怎麼在溝通中取得資訊?「提問」。

*本文獲「吳東軒」授權轉載,原文:職場溝通必學|怎麼把話講清楚?清楚表達的六個步驟

責任編輯:易佳蓉



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