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職場 | 職場修練

會議座位學》跨部門會議,主管旁邊、對面、遠處⋯哪個位子「最不該坐」?

(來源:Dreamstime)
撰文者:菲女狼
菲女狼的職場生活誌 2020.11.13 12,691
摘要

1.加入新公司後第一次跨部門會議,阿德做足了準備,卻不小心「坐錯位置」,導致事情發展不順利,許多想法都遭到駁回。

2.會議的「正確選位」,其實跟當下情境以及扮演角色息息相關。主導會議者應坐在桌位前端、斡旋協商需要營造主流氣場、一對一面談則要視情況變換座位。

因為一通客戶電話講太久,阿德成了最後幾個進入會議室的人,眼見其他同事已經紛紛入座,阿德匆忙地從幾個空位中隨便擇一坐下,還來不及聽清楚坐在旁邊的同事小珮想對他說些什麼,管理部趙經理走了進來,會議隨即開始。

這是阿德加入新公司之後第一次跨部門正式會議,他份外緊張,也做足了準備。不過事情進展仍然不順利,阿德的許多想法都遭到駁回。會後,他留在會議室一邊收拾筆電,一邊思考自己的說法到底哪裡出了錯。

一旁的小珮起身拍拍阿德:「你別沮喪喔!我剛才來不及跟你說,你坐到趙經理習慣坐的位置了。我覺得你有些想法還不錯,今天主要是你踩到趙經理的線了,所以他會議中才一直釘你,不全然是因為你的IDEA不好喔…」

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「踩到線?就因為我坐到他習慣坐的位置?」阿德有點狐疑了:「不是吧!我看趙經理平時也不是心胸狹窄的人,怎麼會因為這種小事就故意刁難我的提案?」

「他的確不是會因為這種小事懷恨的人,不過就像每個人都有自己的Comfort Zone一樣,每個人也都有自己的Safe Zone,會議中趙經理沒有坐在他自己的Safe Zone,沒安全感自然容易繃緊神經,對事情諸多挑剔起來。」小珮一副你有所不知的表情:「這可是我在這家公司多年的觀察,下次千萬別坐錯位置了。」

那到底怎麼樣才是會議中的正確位置呢?其實跟當下情境以及扮演角色息息相關。不同位置有對應氣場,有了正確的定位,也更能恰如其分地扮演好角色。

主導會議議程:會議桌前端

如果在會議中擔任議題倡議者的角色,為了要主導議題、凝聚共識,會議中最好的位置是會議桌最前端位子。這個方位較有「君臨天下」氣場,讓人看來更有份量,說出來的話、發出的指令更能讓人信服。同時,因為視野可以綜觀全場一覽無遺,也更能視現場狀況運籌帷幄,主導局勢與討論。

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此外,為了要讓會議主導者更展現權威,盡量選擇坐在靠牆的那一個面向。如此才不會有人從背後進進出出辦公室。一來可以避免因他人在背後走動造成分心,二來也不會因此削弱權威感。

斡旋與協商會議:利用座位營造「主流氣勢」

少數尊重多數還是現今的普世價值。所以在協商會議中避免形單影隻,營造主流氣勢亦為很重要的一環。

欲主導風向,會議前最好事先蒐集情資,概略了解每個人的立場。進入正式會議時,最好與意見一致的人比鄰而坐形成一線,營造多數人已達成共識的氛圍,讓現場傾向於對我方有利的局勢。

如果我方的意見為多數,而必須在會議中說服少數「頑固」分子,建議安插持我方意見的人,入坐於「頑固」分子左右兩側,藉此各個擊破。

一對一面談:視狀況選擇面對面、直角、臨坐

主管與下屬的任務交付或檢討會議,座位安排最好為面對面。類楚河漢界的座位方式,可以讓下屬更謹慎對待主管交辦事項以及兩人談話內容。

反之,如果下屬認為與主管的一對一會議有可能被檢討或訓斥,就應該避免面對面的座位方式,臨坐或直角兩端的座位較不會有對立之感,或許也可減緩主管「攻擊的力道」。

如果主管與下屬的會議是「慰藉」相關主題,主管在座位上的安排,最好避免面對面這種涇渭分明的坐法。直角兩邊的坐法,由主管坐在主位,下屬坐在從屬的一方。主管可以有主導性之外,又不至於有太大壓迫感。既展現主管的領導地位,同時表現類似朋友的親和力,方便說之以理、動之以情。

例行會議:主管左右兩側

非由自己主導或者是例行性會議,則可視身分及議題相關性進行選擇。一般最好坐在自己主管的右側或左側,主管若有相關細節不清楚可以就近詢問,作主管強而有力的奧援。而自己如果遇到無法決定的議題時,可以與主管立刻交流,達成對外共識。經常坐在主管的兩側成為他的左膀右臂,也比較容易建立主管的信任感。

如非議程主導者,只是代表部門列席,會議桌中間的座位較合適,可以與在場的人有足夠的交流,即使不發言也有存在感,若有發言的機會,更有一定的能見度,是進可攻、退可守的好位置。

「做錯位子跟說錯話一樣,輕則對印象扣分,重則會影響職涯發展。」小珮以老鳥姿態再度耳提面命起來。

經過這一次,阿德可學乖了。話不能亂說,位子也不能亂入。每次會議都應該先思考一下:自己在會議中扮演什麼角色,由此選擇最能協助自己達到目的位置入座,才能相得益彰、稱職演出。當然,別忘了比別人提早3分鐘進入會議室,才能就最佳位置做好準備。

責任編輯:李頤欣

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菲女狼的職場生活誌
菲女狼

任職公關公司多年,現任知名外商宣傳部主管。

對工作實事求是;對人天真浪漫;對朋友肝膽相照;對惡人嗤之以鼻;罵人,一針見血。SHOPPING,彈無虛發。 求知慾強,總是害怕自己知道的不夠多! 天性愛幻想,老是覺得世界可以更美好! 有一點天真、也有一點任性!講求實際、卻也充滿憧憬!是上了年紀版的小丸子。

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