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職場 | 職場修練

跟誰都能「一聊即熟」的關鍵:問對問題!5步驟上手

(來源:Dreamstime)
撰文者:婉言
摘要

上週獲邀出席一堂企業內訓課程談「教學技術的優化」,正巧本組學員是屢次獲獎的知名廣播主持人小綺(代稱),她從採訪跨領域人士的經驗,跟我們分享如何透過「提出好問題」,在短時間內與他人建立優質關係,本文我也會結合個人經驗,跟大家分享如何將這些技巧和流程應用在職場及生活中。

建立關係,學習「提問」比「說話」重要

不知道大家有沒有類似的經驗,參加聚會,身為主要發言人,大家都很認真聽你說話,但不知道為何結束聚會後,除了口很渴之外,自己對其他人一點印象也沒有,更別提如何建立好的交流關係。如果你也跟我一樣有類似的經歷,那你很有可能掉入「只顧說話」,而忘了增加「提問」的互動盲區。

單向式的說話,就像你對人群演講,只出不進,好處是你能掌握目光及主導權,壞處是你會錯失建立雙向互動的機會。關係是兩個人以上的事,所以比起單向「說話」,盡早學習「提問」給別人表達的機會,增加雙方了解,建立好關係是再自然不過的事。

善用提問:破冰、引導話題聚焦、第一印象打底

回到文章開頭,廣播主持人小綺分享「提問」對於訪談工作的重要性在於,訪談順利與否,常取決於正式錄音前跟來賓閒聊環節的品質,有好好的提問,除能達到開頭快速破冰,還兼具讓來賓預備後續深入談話,承上啟下的暖場功能。

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換言之,善用提問的技術,能幫助我們與陌生人破冰,讓特定話題、氛圍逐漸聚焦,甚至建立第一印象,為後續關係深入做好準備。

下段將分享廣播主持人常用的提問五步驟,依序為查詢(勤做功課)、小問題破冰、建立信任(自我揭露、找共通點)、大問題深化到讚美畫句點。

步驟一、勤做功課

訪談最忌諱「無話可聊」,因此,為了採訪陌生來賓,主持人必須盡可能透過網路搜集受訪者的相關訊息,包括他的著作、被訪文章、部落格及個人經歷等公開資訊,以做為後續步驟的提問準備。或許有些讀者會說,若我只是去一個陌生聚會,面對連名字都不知道,怎麼能google對方?建議讀者可以從聚會目的(出席名單)或共同邀請人打聽相關訊息,了解出席者基本年齡及需求,會比你隨意出席,來得更加保險。

步驟二、小問題破冰

主持人舉例假如她要訪問最近剛出書的作家,她會在訪問前將對方新著作讀完,並在訪談前以「對方寫過幾本書?」、「這本書主要在講述的內容/故事為何?」或是「對方為什麼想寫這個主題」這類對方能回答,與受訪者有關(有益處則更佳),且有標準答案的「封閉式問題」開始聊起,一方面透過幾個可預期的問題舒緩對方的焦慮,並適度表達主持者的友好,潛台詞是我是來幫忙(打書),可以放心跟我合作,營造出訪談是安全的氛圍,這樣能促進後續訪談順利。

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這裡簡單提醒:提問要小心避開「爛問題」陷阱,像是過年常被問的10大爛問題「幾歲有沒有對象、要不要結婚、在哪裡工作(薪資)、什麼時候要生孩子等」,這些問題雖然都有答案,也是封閉式問題,但這些問題對受訪者無益,對方甚至根本就不想回答,還會使對方惱怒,涉及人際界線及個人私隱,請大家謹慎選擇提問「小問題」,哪怕是「吃飽沒」這類的中性提問都比前述的爛問題效果好。

步驟三、透過自我揭露及共通點,建立信任

世上最快讓人卸下心防的方法,就是「我跟你一樣」,這也能解釋職場、團體裡我們總傾向推薦「同溫層」、「校友會」及「同鄉會」的人脈,或樂於交往的原因,心理學上將這現象稱作「相似性法則」,因此善用前二步驟搜集談話對象與自己相似處,並透過自我揭露與對方營造出「我懂你」談話氛圍,常能快速建立彼此信任。

舉例來說,主持人小綺本身也是企業講師,她便實際將(受訪者)新書的教學技巧應用到課程裡,促使學員吸收更好,她便將這樣的寶貴經歷跟受訪者分享,表達認同,也更加深雙方信任感。

步驟四、大問題深化

「大問題深化」步驟其實是決定主持人的功力差異的分水嶺。先談何謂「大問題」,大問題通常是開放性問題,沒有標準答案,但是引發當事者思考未來的問題,例如:「出書後下階段(三年)的工作規劃是什麼?為什麼?」、「你心中的理想生活是什麼?」、「你對於伴侶的期待為何,你們將怎麼渡過一天?」、「未來五年後,你想達到怎麼的職位(公司規模)?」

這些都是指向未來,且帶有希望感的優質大問題,這類問題即使對方當下無法直接回答,也能引發思考,甚至促發轉變,協助對方透過文字或語言具象化未來,宣告於外,這些行動在腦科學也證實都能加速理想生活的到來。所以,好的提問除了幫對方聚焦過去,還具有協助對方展望未來的利他性。

步驟五、讚美畫句點

一般而言,能做到前四步驟的主持人已經非常優秀,甚至已經能跟訪談者建立起亦師亦友的情誼,盡可能做好提問及安靜的聆聽,最後,再以對話過程收集的資訊或啟發,總結收尾並給予讚美,例如「謝謝你今天分享處世哲學及好書,讓我收獲良多,希望有機會能多交流。謝謝」透過少即是多的回饋,就像品一茗好茶,入口甘甜,唇齒留香,餘韻不止。

結語:善用好提問,讓對方發光

最後,我想分享自己是怎麼學好提問的歷程,因為我本身性格急躁的關係,常是聚會裡拼命搶話接話的那個人,天生自帶麥克風,但每次聚會後總是滿身空虛,不斷提醒我似乎哪裡不太對勁。

直到某天,一位敬重的職場長輩對我說:「我覺得你對別人好像沒有興趣,就只是活在自己世界裡」乍聽這段話的我即使不滿想辯駁,卻也因此重新站在第三者的角度檢視過去搶話的行為,一位無時無刻只想單向對世界發話的人,一則看不見眼前來人的優點,二則也無法對世界展現好奇,那不就跟活在自己小世界一樣那般孤獨嗎?這樣的體悟,讓我開始學著交出麥克風「聽別人說話」,善用提問展現我對他人的好奇,給別人舞台讓彼此關係發光。祝好。

※本文獲《Amigo阿米果的人生攻略@自學派對》授權轉載

責任編輯:梁喆棣

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婉言

Amigo阿米果的人生攻略-自學派對

我是婉言(Amigo阿米果),目前身份是「大型組織小小上班族/自學派對主持人」,同時不離職創業中。

「自學派對」這個品牌致力於分享下班後自學鈄槓、職場觀察及個人成長,透過文章/教練陪伴讀者透過閱讀自學打造專屬的斜槓人生。本專欄紀錄我周遭朋友的故事,更多是我一路自學解決職場/人際困難的不痛不爽成長歷程。

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