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職場 | 職場修練

又來了!老闆提前要簡報...如何在任何意外時刻「優雅」進行職場溝通?

(來源:Dreamstime)
撰文者:劉潤
劉潤專欄 2020.10.25 1,938
摘要
職場上,如果能做好溝通、會說話,不僅僅是能清晰表達自己的意思,更是能讓對方產生好的情緒。針對職場溝通,作者提供了五個方法,不管是上級還是下級,如果能善用這些方法,相信能精準溝通、有效提高團隊協作效率。

常有人問我,要怎樣進行職場溝通?

因為在工作中,如何「優雅」地溝通,非常重要。

前段時間剛好有篇網路文章,是個很好的例子。也有讀者問我怎麼看。

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— — —

張總:下週三的PPT做好了嗎?

張總:提前發一份給我

員工:不好意思張總,不是下週三才要嘛?

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張總:不能提前給我嗎。

員工:為什麼要提前?你活不到下週三了?

— — —

雖然只是個玩笑,但這名員工的回答,出乎意料。但在出乎意料之外,背後其實有很多道理。

問問自己:如果這樣的情況發生在你身上,怎麼辦?

我想和你分享幾個關於職場溝通的方法,不管你是下屬,還是上級,也許對你都有幫助。

一、why,what,how

組織是一個系統,工作之間環環相扣。所有工作都只是一個「點」,但背後是牽一髮而動全身。

每項工作,其實都有三個屬性:why,what,how。

我們在工作時,常常只關注到一個點,就是 what——你在幹一件什麼事。

但是,我們經常忽略了 why,為什麼要做這件事,以及忽略了 how,如何做這件事。

只有 what 而沒有 why,員工會質疑工作的合理性,甚至會丟失工作的主動性。

他們會說這樣的話:我不知道這項工作有什麼意義。我這樣做感覺對公司毫無幫助。我感受不到自己的價值。

只有 what 而沒有 how,員工的工作效率會降低,影響工作的進度。

他們的表現會是:出工又出力,但就不出活。即使出了活,效果也很差。

所以為什麼說,在一個組織中,要保持信息對稱和暢通。當每個人掌握的信息和方法不一樣,做事的意願和效果也就不一樣。

因此在職場溝通的時候,每當佈置一個 what,你都要下意識地反應,前面還有一個大大的 why,後面還有一個大大的 how。

如果你是領導,把你的想法告訴你的下屬,為什麼要做這件事。沒有任何一個人,希望在充滿困惑的環境中工作。

你還應該和他一起討論工作的方法。你可以用一個「神句」:你覺得呢?員工會提出自己的想法,你可以知道他是如何思考這個問題的,並且給他一些建議。

如果你是員工,記得弄清楚自己的角色和位置。你的上級可能很忙,忘了告訴你 why 和 how。但是你不能忘,你要去問他,和他討論。記住:why,what,how。這幾乎是職場溝通的基礎。


二、「我講清楚了嗎?」

溝通,是一種話語的表達。而表達,背後反映的是一個人的行為模式。

有些人的話語框架是這樣的:

我說得這麼明白,你怎麼就是聽不懂呢!

我對你一片好心,你居然一點都不領情!

我當然問心無愧,你應該好好反思自己!

這些話語背後的模式,其實都暗藏著另一句話:我沒有錯。

我苦口婆心,我勤勤懇懇,我任勞任怨,我沒有錯,都是別人的錯。這種以自我為中心的溝通,應該戒掉。別人不理解你說的話,不是他沒有明白,而是你沒有讓他明白。

在溝通的時候,應該怎麼說呢?你別說「你聽明白了嗎?」,而是說「我講清楚了嗎?」

不論是和誰溝通,上級、平級或者下級,你都應該多說這句話,「我講清楚了嗎?」

這句話背後的潛台詞是:如果沒有講清楚,是我的錯。是我的責任。

這樣的表述,會讓人感覺很舒服。讓人舒服,是一種難得的能力。因為舒服了,就有更好的情緒。情緒,會影響工作的生產力。

一個人會溝通,會說話,不僅僅是能清晰表達自己的意思,更是能讓對方產生好的情緒。

試試看,也許你會有意想不到的收穫。

三、永遠在「最後期限」前匯報

我講清楚了嗎?清楚了。好的,那去做吧。

但是,拖延症經常又犯了。怎麼辦?

這個時候,常常會設置一個「最後期限」(Deadline)。

週三下午交 PPT 給我。這是 Deadline。

如果錯過了 deadline,你就自己找一條可以讓自己 dead 的 line 吧。

都說最後期限是第一生產力。所以,噼裡啪啦,稀里嘩啦,嘰裡呱啦,可能一個晚上就寫好了。

畢竟,誰也不想死啊。但是,最後期限真的是讓你最後一天交嗎?

不是。最後期限是最低要求,是最晚最晚不能晚於那天交。所以,你千萬不要等到最後才交。

在職場中,信任是基礎。沒有信任,就沒有協作。如何建立信任?最基本的方法,是讓人家有「知情權」。

什麼是知情權?就是主動匯報自己的工作進展。

老闆,您交代的事情已經在辦了。昨天拜訪了客戶,聊了一個小時。很有收穫。我會根據溝通修正一下方案,週三前發郵件給您。有進一步進展,我再向您匯報。

當老闆看到這樣一條訊息,估計只會說一個字:好。但是這個「好」字背後,是信任。

然後,記得完成你說過的話。「週三前發郵件給您」,那週二下班前,一定,一定要發給老闆。

那週三上午9點之前可以嗎?不行。信任,不是讓別人先擔心,然後在 deadline 的最後10秒鐘,解除擔心。

所以,永遠在最後期限前匯報溝通你的進展,然後完成你的工作。

四、別說「我知道了」

有時候,我們是匯報的人。有時候,我們是收到匯報的人。

你的下屬可能會興高采烈跑來和你說:老闆,我們有個客戶答應合作了。我想第一時間把這個好消息告訴你。

客戶也許在半小時前已經和你通過電話,確認了這次合作。

很多老闆聽到匯報後,經常會脫口而出:我知道了。

這句話是什麼意思?背後的心智模式是什麼?

其實是想告訴對方,我知道的比你多,我懂的也比你多。還有一句話,可能他自己都沒有意識到:你不要來浪費我的時間。

很多人在心中都有一個深深的自我,始終想和全世界證明自己的聰明,並且想盡一切辦法告訴別人,我很聰明。

我根本不需要你來告訴我這個。也不需要聽你講那個。

「我知道了。」

短短四個字,卻有著巨大的殺傷力。會讓對方覺得自己很愚蠢。

這四個字,千萬別說。

那怎麼說?

好的。謝謝。

這樣就可以了。然後忍住,忍住,不用再說別的了。好的表示收到了對方的信息。謝謝表示一種善意和感激。就像收到了一份禮物,不管喜不喜歡,貴不貴重,有沒有用,都真誠表示感謝。

禮貌,不失體面。

五、同時體出幾個選擇

在職場中溝通時,不論請示匯報,還是斡旋談判,記得同時給出幾個選擇。或者說,要有「替代方案」。

我舉個例子。一段對話。

老闆,我有個想法和您聊一聊,您聽聽看?

你說?

關於下週三的方案,我覺得有三種做法。

第一種,這樣這樣。第二種,這樣這樣。第三種,這樣這樣。

這三種方案,各有優劣,分別是這樣這樣。

我判斷分析下來,建議第一種和第二種,因為這樣這樣。老闆,您看看有什麼建議?

如果只能選一個呢?

您曾經說過,我們合作的過程,應該儘可能為客戶著想,吃點虧沒有關係。我覺得我們可以選擇第一種方案。

嗯。我也覺得是。那就去做吧。有什麼問題隨時和我討論。

這段對話中,你感受到了什麼?不只是提問題,也要提建議。而且,同時提出兩個以上的建議。這樣的溝通方式和句式,你可以慢慢體會。

最後的話

職場溝通,是我們每個人都會面臨的問題,如果說有什麼心法,應該有兩條:

1、凡事有交代,件件有著落,事事有回音。

2、同理心。站在別人的角度去思考,事情會簡單很多。

今天也和你分享了幾個方法:

why,what,how;「我講清楚了嗎?」;永遠在最後期限前匯報;別說「我知道了」;同時提出幾個選擇。

這些方法,也是基於這些心法。

回到一開始的問題,如果你遇到職場溝通的問題怎麼辦?

不管是上級還是下級,如果用這些方法溝通,相信會更優雅,效果也會更好。

※本文獲劉潤公眾號授權轉載,原文:如何“優雅”地進行職場溝通?

責任編輯:梁喆棣

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劉潤

劉潤

潤米諮詢董事長,網路轉型專家,擁有23萬以上用戶的私人商學院——「得到」專欄《劉潤•5分鐘商學院》創始人。中國最貴的商業轉型諮詢師,前微軟戰略協作總監,海爾、百度、恆基、中遠等眾多大企業的戰略顧問。

工作、公益之外,愛好旅行,徒步戈壁,環騎青海湖,到達珠峰大本營,登上南極大陸,抵達北極點,探訪達爾文島,登頂非洲吉力馬扎羅。

著有《2012,買張船票去南極》、《人生,就是一場突如其來的旅行:從微軟到北極點》《互聯網+》、《互聯網+戰略篇:傳統企業,互聯網在踢門》、《趨勢紅利》。

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