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職場 | 職場修練

「聽說新專案很忙,最近好嗎?」茶水間偶遇主管關心,怎麼回答最得體?

茶水間巧遇主管,該怎麼應對? (來源:Dreamstime)
撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2020.10.15 18,391
摘要

1.在電梯、辦公室走道,或在洗手間裡偶遇主管,該怎麼應對才不失禮貌,又不尷尬呢?

2.本文整理3種與主管應對情境與3種容易得罪人的狀況,希望對大家面對主管時,有一些幫助。

我很喜歡主動和同事打招呼,不管是在電梯、辦公室走道,或是洗手間。有時是開口問好、有時微笑。有時也會遇到看著面熟,但沒說過話的同事,他們看到我後,會低頭滑手機,或戴上耳機、眼神飄開。

我知道身為主管,再怎麼自以為親切,還是難免讓同事感到有壓力、不知如何單獨與主管在一個空間相處。曾有在公司任職超過一年多的同事跟我說:「Yuki,我以前沒跟妳開過會的時候,都不知道要不要跟你打招呼。怕妳根本不知道我是誰,也擔心妳覺得我裝熟⋯⋯」

那次之後,我才發現,原來年輕同事遇到主管時,會有那麼多小劇場。曾經也是職場年輕世代的我,想分享幾個自己常用的方法,來克服面對主管的緊張,並開啟一段自然一點的聊天(或是尬聊),多多主動出擊與練習,你會發現其實主管們也是很樂意互動聊天的呢!

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1.電梯裡巧遇主管,怎麼做比較恰當?

因為疫情的關係,現在搭電梯不太方便講話,大家也都戴著口罩,所以遇到主管或是同事,幫忙按電梯是很好的開場。

「Mike早安,要到一樓還是地下室?」我建議簡單問候、協助確認電梯按鈕就好。

坊間有很多教導電梯簡報技巧的課程,但那是適用於業務拓展開發,對自己公司的主管,千萬不要把那一套拿來用,有公事要表達,還是先預約好主管時間比較好,況且疫情期間,電梯裡太多對談也會影響其他人。

2.會議室、辦公室、茶水間巧遇主管,被問「最近好嗎?」

在會議室、茶水間遇到主管,有時會突然被關心「聽說最近在忙新專案,辛苦了,最近好嗎?」或是「最近順利嗎?」此時不僅旁邊有同事,主管接下來也可能有滿滿的會議,建議「簡答」即可,若有其他事務要細聊,可以另外約時間,千萬不要長篇大論,一開啟話題就講了半小時。

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想細聊的話,可以這麼說「新專案蠻挑戰的,我也剛好有點進度,想這週約你半小時時間,更新進度、順便問你建議」或是「雖然辛苦,但有一些成果,你有空的話,我再跟你說明一下目前新的方向」。這樣的回覆,可以避免耽誤主管接下來的會議和行程,也避免主管匆忙聽完卻忘記了,既沒有溝通的品質又沒有成效。

3.和主管同行去開會

和主管一同外出開會,三兩人擠在小小的後座空間,車上時間容易感到尷尬。此時建議聊些輕鬆的話題,畢竟車上還有司機或同事在,聊公事不一定恰當,話家常即可。

「Momo妳連假有什麼安排?」旅行計畫就是一個不錯的話題。我自己則是喜歡提供旅遊資訊,打破車上尷尬的氣氛。例如「你們喜歡泡溫泉嗎?我最近迷上野溪溫泉耶!」然後自己分享一下旅遊資訊,開啟話題。不知道要聊什麼時,聊旅遊一定不會錯。

上述三個常見的場景案例,可以讓你遇到主管時不慌不忙,盡可能自然表達自我,不失禮儀又不過度。

但以下三個狀況題,則是不小心會踩線的地方,建議大家留意:

1. 該講、不該講,要有拿捏

以我自己職涯經驗為例,不管是主管的家務事、最近煩心的公事,或是眼前難以達成的公司任務,這些都不該說。主管也是人,難免有情緒壓力,身為同事下屬的你,不論是不經意聽到,或是主管主動對你發牢騷,都要記住:聽聽就罷了,千萬別把這些內容再流出去。這不僅適用於對應主管的基本禮節,同事間亦然。

許多年前,我和主管在計程車上,剛好主管接到一通獵頭公司的電話,我趕緊假裝沒聽到,但車子就兩個人,當然是聽得一清二楚。雖然主管後來沒被挖角成功,但掛掉電話後,我永遠記得主管跟我說:「像這種獵頭公司電話,我一星期要接好幾次。」當時年紀尚輕的我,聽到主管那麼坦白地跟我說,還真的心情緊張,不知道該怎麼回答呢!那次對話就在我們下車後,封存在我的心裡了,從不曾透露,現在才又解碼說出來。

2. 當主管問起「非你本份」的專業意見,不要慌張也不要亂答

和主管出門時,偶爾會被問及不屬於我們工作範圍的專業意見,該怎麼辦呢? 如果你對這個題目本身沒有研究,資訊也不夠多,在無法確定自己的意見有否助益前,千萬不要亂答。

你可以回:「我之前沒有研究這一塊,如果可以,我想再多了解一點資訊,可以跟我分享一下嗎? 」或更積極一點:「我雖然沒有經驗,但之前做過類似的,可以分享經驗,你看看能否有助益。」千萬不要把自己沒把握的意見說得太滿,以免影響決策方向,造成團隊的損失。

3. 向主管求助時,要依輕重緩急判斷溝通模式

「Yuki抱歉,供應商的發票晚到了,但帳款要逾期了,想請你盡速進系統批准放款。」我其實偶爾會收到這類的求助。這類需要緊急處理的溝通,除了信件,同事偶爾也會直接衝到我面前,請我立即幫忙處理。 但要討論專案資源,需要我調派各部門互相協助,一般就會Slack或信件往返,

要找主管溝通事情,要依照輕重緩急判斷溝通模式,尊重彼此的時間,例如:重要的事情才需要約會議,不然Slack講講就行了。一次會議以15分鐘為單位,30分鐘算是很長的討論,切勿每次討論1小時,且沒有會議重點。依照重要性來約主管時間,並且依緊急程度來選擇溝通方式,這個大原則一定要抓準。

以上是除了場景以外,再多附上常見的三個狀況題,希望對大家面對主管時,有一些幫助。

責任編輯:李頤欣

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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