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職場 | 職場修練

不管跟誰開會,他都第一個寄出會議紀錄...原來有這麼多好處

撰文者:劉潤、脫不花
劉潤專欄 2020.06.29 23,593
摘要

1.職場上的捷徑,就是「做事有章法」。不論是內向者或初來乍到的人,也能快速上手與融入的關鍵在於「先乾為敬」,實際上怎麼做?

2.職場上看似隨意、其實重要的挑戰:為什麼第一個發會議紀錄很重要?想要靠會議紀錄震懾住別人,有什麼秘訣?

2020/6/18,得到App舉辦首屆「全民開掛節」。得到App聯合創始人、CEO脫不花,用2小時直播,分享她多年來的工作心得。以下是直播的精華文稿。

總有人問我,花姐,工作怎麼也做不完,怎麼提高效率啊?

效率只是更快嗎?恐怕不是,一個職場人訓練自己的效率,就像一個運動員訓練自己的技術,不僅是擊球速度更快,還包括了不做無效動作、形成肌肉記憶、帶著腦子打球、少受傷病困擾、延長運動生命,等等等等。

這一切就叫做事有章法。

我有一個同事,是我們的校招生,按理說,沒什麼社會經驗,適應起工作環境來應該是有困難的。

結果,這位同事不僅上班第一天就像個老行尊(編按:對內行人、行家的尊稱)一樣對工作立即上手,而且還像個老江湖一樣廣受歡迎。

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為什麼呢?因為我會給公司的新人這樣一個行動建議,叫做「後面試階段的行動清單」。

1. 他在面試的時候,就加了他未來主管、也就是面試官的Line。

等他接到offer之後,跟主管提出了一個請求:雖然現在他還沒入職,但是他願意提前開始工作,如果有一些能遠端協助的事務性工作,請不要客氣,隨時指派給他。

正好,他們部門當時正在籌備一個大項目,閒雜事務很多,主管立即把他拉到了一個項目群組裡,請他配合一些雜事。

因為建立了聯繫,所以在入職前就和未來的主管、同事都有互動機會了,比如在對方發的動態下面留言、非正式地向對方報告自己的入職進展等。

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請注意,這樣做的目的不是拍馬屁、拉關係,而是「社交熱身」,可以幫助他在入職時快速跨過陌生人之間的社交尷尬期。等他來公司工作的時候,自然就已經跨越了社交尷尬期,立即就能和同事們一起戰鬥了。

2. 他在入職前,請未來的主管「幫了一個小忙」

就是請主管提出一些在入職前希望他做的準備事項,包括指定閱讀、去研究了一個新的產品等等。

所以,上班第一天他就給主管做了個單獨匯報,建立了自己和主管之間的工作界面。

第一件事是給忙得焦頭爛額的主管幫了個忙,第二件事是請主管給一臉懵的自己幫了個忙。

這兩件事加在一起,就是他在融入團隊這個問題上的章法。

他第一天就能融入團隊,效率是極高的。但跟速度無關,跟掌握了最有效的做事方法有關。

他活學活用的這個錦囊,現在去得到錦囊搜「脫不花」或者「後面試」就有。

但是,有人要問了:「這種人一看就是活躍分子,我不行,我特別內向,這些方法我都用不了。」

來,我們拆個錦囊,專供內向的人第一天上班用:

提前準備一段300字的自我介紹和一張個人生活照,千萬別修圖太狠,要讓別人一眼就能認出你。
在同事把你介紹到公司群組裡時,把這段自我介紹和照片發出來,然後附上一句特別實誠的請求:「我有個缺點就是特別內向,不好意思,如果你們願意的話,在辦公室看到我的時候,請麻煩你們跟我說第一句話,帶帶我,行嗎?」
更聰明的人,上班當天會穿照片裡的同一件衣服。

放心,有奇效。在相當長的一段時間內,你會成為老同事爭相照顧和提攜的「寶寶」。

為什麼?其實,這些方法背後都是同一套章法,叫做「先乾為敬」。

我在沒入職時先投入工作,是先乾為敬;我在陌生人面前坦承自己的不足和缺點,也是先乾為敬。

先乾為敬,就是做事時的「糖衣砲彈」,殺傷力特別強。

就像文案大神東東槍老師說的那樣:一流的糖衣,本身就是砲彈。

職場上有捷徑嗎?當然有,章法就是捷徑。

我再舉個例子。

會議紀錄的核心價值:養成集中注意力、篩選關鍵訊息、為全局負責的能力

我們有個同事叫吳博,他有一個神技就是跟任何人開會,他都第一個發出會議紀錄。

這個就很厲害了,搞得我們開多少會最後都感覺是聽他指揮。

為什麼第一個發會議紀錄很重要?

羅胖(編按:得到App聯合創始人羅振宇)曾經講過,其實是用行動力展示自己的領導力,這個暫且按下不表。

我好奇的是,每次開會他都能第一個發會議紀錄,怎麼做到的?

對我來說,我自認為也是一個手速很快的人,但是,我總要在會議結束後,從記下的東西里挑挑揀揀遣詞造句,一兩個小時後發出會議紀錄是可能的。但吳博老師經常是客人剛坐到車上,會議紀錄就已經發出來了,這效率、這水平,怎麼練的?

經過我長期的觀察和秘密的研究,我發現了他的章法:首先他訓練了自己的一個肌肉記憶,一個自覺:就是無論跟誰開會,無論他是什麼角色,他都負責出會議紀錄。哪怕還有專人負責出會議紀要,他也會寫一份。

這個習慣讓他可以在會議上藉這個任務來管理自己的注意力。這個習慣也保證了他從來不會措手不及,任何會議他都是知根知底的那個人。

寫會議紀錄,是個借假修真的過程,那個紀錄是形式,藉此養成自己集中注意力、篩選關鍵訊息、為全局負責的能力,才是實質。

除此之外,想要靠會議紀錄震懾住別人,還有幾個秘訣。

來,拆個寫會議紀錄的錦囊:

1. 會議紀錄不是事無鉅細,而是只應該包括後續行動,是一份行動計劃。

2. 凡開會,必有紀錄。只有紀錄才能確認我們究竟是否達成了共識。

3. 一份有用的會議紀錄,除了時間地點人員等基本格式,最重要的是三要素:結論、責任人和跟進點。如果有未能達成共識的事項,要明確列出「未決問題」。

4. 會議紀錄必須是清單體

符合MECE法則,每一條內容都彼此獨立、邏輯平行。(編按:MECE全稱是「Mutually Exclusive Collectively Exhaustive」,將某件事或概念當成母集合(整體)思考,分成彼此獨立、互無遺漏,為麥肯錫開發的邏輯思考法。)

每一條紀錄的基本元素是一樣的:我們將要做什麼事,誰負責,什麼時間完成,達到什麼效果

5. 寄email時,標題務必寫「請確認你負責的第幾項事項」。比如,吳博老師發會議紀錄的技巧是,不僅發到群組裡,還要發信,如果我沒回覆,他還會私訊我,一直「追殺」到我回覆為止。

寄email時,要以正文和附件的方式,同時發送紀錄內容。

主旨名不要寫「某某會議紀錄,請查收」,不妨改成「某某會議紀錄,第三項工作由你負責,請確認」。

這樣能保證大多人真的會看一遍。

拆了這個錦囊,你就一勞永逸地解決了一個職場上看似隨意、其實重要的挑戰。
而且,學會這一次,終身高標準。

※本文獲劉潤公眾號授權轉載,原文出處:脫不花多年的工作心法全公開,想在職場脫穎而出的你趕緊來!

責任編輯:洪婉恬

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劉潤

劉潤

潤米諮詢董事長,網路轉型專家,擁有23萬以上用戶的私人商學院——「得到」專欄《劉潤•5分鐘商學院》創始人。中國最貴的商業轉型諮詢師,前微軟戰略協作總監,海爾、百度、恆基、中遠等眾多大企業的戰略顧問。

工作、公益之外,愛好旅行,徒步戈壁,環騎青海湖,到達珠峰大本營,登上南極大陸,抵達北極點,探訪達爾文島,登頂非洲吉力馬扎羅。

著有《2012,買張船票去南極》、《人生,就是一場突如其來的旅行:從微軟到北極點》《互聯網+》、《互聯網+戰略篇:傳統企業,互聯網在踢門》、《趨勢紅利》。

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