商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
老闆問「訂書針在哪」,你會怎麽反應? 4 種答案,看做事的層次
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存

職場 | 職場修練

老闆問「訂書針在哪」,你會怎麽反應? 4 種答案,看做事的層次

撰文者:顧問橘鬍子弼爾
網民肥皂箱 2020.06.03 43,584
摘要

1.當老闆問「訂書針在哪裡?」如果你是秘書,會怎麽反應?四種可能的選項,又代表什麼意義?

2.作者分享那次只有10分鐘、卻成功爭取機會的故事,讓你看懂做任何事情為何一定要多想三步,才能總是更事半功倍。

「佈局」這兩字含義的境界——「佈」代表著佈置,「局」則是結局,所以佈局合起來的解釋就是:「通過有巧思地佈置對的人事時地物,來構建整件事情的美好結局」。也就是説,任何事情的結局其實是可以被佈置出來的。

還記得,有一次跟很多中西方朋友一起討論佈局在英文上要怎麽翻譯,後來最有共鳴的是“Arrangement”,中譯「安排」也蠻貼切的,但總覺得就是少了佈局二字,包含了「事在人爲」的深度。

時常在培訓客戶「佈局的力量」的時候,會拿下面的場景作爲例子來考客戶,大家也可以一起試試看:

廣告

老闆對著秘書問:訂書針在哪裡?如果你是秘書的話,你會怎麽反應?

答案我們等到這篇文章的結尾再揭曉。 

重點是總經理最想瞭解的是什麽,而不是我們想說什麽

那一年,我奉命帶著客戶團隊出差莫斯科,目標是在三個月内,把我們A專案的一整套管理流程與系統,在客戶的俄羅斯分公司推行上線。到的第一周,我們就興沖沖希望預約俄羅斯分公司總經理的時間,跟他簡報專案内容以獲得他的支持,但當時總經理才剛剛到任2個月,熟悉分公司業務才是他的first priority(優先考量),根本沒空理我們;再加上,前腳有另一個B專案也來俄羅斯分公司這裡推行,整個效果很不好,據説還被總經理駡了一頓,以至於我們A專案團隊,怎麽約就是見不到總經理一面。

最後,總算皇天不負苦心人,在動用了客戶總部的高層network後,戰鬥民族出身的俄羅斯籍總經理,終於答應給我們「10分鐘」,而這10分鐘還是他結束一個會議後,原本預留給外出見客戶準備相關事宜的10分鐘。

廣告

一同出差的客戶主管王總問我:「就只有10分鐘,方案都講不完,該怎麽匯報?」

我反而靈機一動,淡定地對客戶說:「很簡單,看起來總經理直來直往喜歡速戰速決,我們就準備三張slides,一張講3分鐘,還可以留一分鐘給他問問題」;客戶整個愣在那,原因是,他們根本不知道該從精簡到不能再精簡的原版本10頁裡面,挑哪三頁出來。手心手背都是肉,每一頁都有重要的訊息必須跟總經理匯報。

我説:「不用挑,這10頁裡就只有集成方案價值視圖那張可用,另外兩張我們要重新製作。」

客戶更是急了——隔天就要匯報,之前的最終版是不知道花了多少時間才修改出來的版本,這時候要臨時生兩張來給總經理匯報,不知道Bill到底葫蘆裡賣的是什麽藥...

我就跟客戶說:「只有10分鐘,所以重點是總經理最想瞭解的是什麽,而不是我們想說什麽。」

我接著説:「除了我們A專案的方案價值,我猜總經理會希望知道,我們是不是有需要他協助的地方?另外,總經理也會想要知道我們A專案跟B專案的關係是什麽?」一語點醒夢中人,客戶這才想到,我們之前沒有特別列出需要總經理協助的地方,「但是,總經理爲什麽會希望知道我們A專案跟B專案的關係是什麽?明明我們跟B專案就沒什麽關係...」

我解釋説:「總經理未必真的需要答案,但他到時會用這題來找碴,所以這題是最關鍵的加分題。」

一群人在我的説服下討論起來後,發現原來我們跟B專案之間,其實有蠻多在方案上必須拉通的整合點,後來,一張清楚解釋A/B兩大專案的關係圖slide就出來了。

我們贏在“ think 3 steps ahead ”(多想三步)

隔天,我跟王總兩個人帶著印出來的3張A4,按時走進總經理辦公室。總經理一邊把西裝外套穿上,準備外出見客戶,一邊不囉唆地提點他真的只有10分鐘,我們講重點就好;

接著,總經理把我們遞給他的3張A4從桌上拿起來翻閲,俄羅斯戰鬥民族的 straight-forward (直截了當)特性使然,立刻挑釁地問了句:“ Only 3 slides ? ”(意思是:3頁你們可以説得清楚講得明白嗎?)

我從容地回答:“ Yes, let me start from the first slide, in which you will find the value propositions of our project...”
話還沒講完,總經理又急著問:“ Wait, so what’s the relationship between A and B projects ? ”,我先是跟王總兩人互看,並會心一笑(當時心中的OS是:Jackpot!中了)

接著我不急不徐地對總經理說:“Please then turn to slide no. 3, in which you will find the 5 integration points between A and B projects, …”

總經理開始聚精會神地聆聽我們的簡報。(接下來的細節,在這就不贅述了)

結果,俄籍總經理因爲那10分鐘的匯報,立刻決定,把隔天的行程排開來參加我們A專案的啟動會議(原本他不打算參加),並且在啟動會議中,大大稱讚我們A專案團隊的職業化程度,是他看過最棒的。

一直到我們3個月後成功將流程系統導入上線,這中間只要有需要他的地方,一定都親上火線全力協助。當時,同時出差其他國家的同事問我,爲何俄羅斯分公司總經理這麽大力支持我們(他們則是一直被別的分公司澆冷水),我説,我們贏在 “ think 3 steps ahead”(多想三步)。

回到匯報前一天,當時其實跟一同出差的客戶團隊,針對俄籍總經理的戰鬥民族特性,做了以下的沙盤推演:

1. 匯報時間只有10分鐘

所以一定要切中要點,方式可以是整份10頁材料原封不動,但引導總經理只看重點,或是從頭我們就只準備3頁材料。

我們選擇了後者,因爲主觀意識強烈的總經理,不會乖乖地坐在那聽你引導他,只準備3頁材料,其實目的就在於限制總經理的閲讀範圍;其次,我們刻意將3頁材料列印出來,總經理從頭就被我們這個舉動某種程度給「鎮」住,所以即便趕著去跟客戶開會,他也願意認真來聼我們的匯報。

2. 總經理10分鐘内最想瞭解的三件事情(前面已描述)

3. 讓總經理輕鬆掌握A專案與B專案的關係

針對這部分,我們當時花了最多時間討論:

(1) 先是有成員認爲我們不熟悉B專案的内容,答不好還不如不答,所以選項一是:我們誠實地回答:「總經理,對不起,我們不熟悉B專案的内容。」

(2) 接著有成員說,可以去幫忙打聽B專案的内容,但時間緊迫,選項二是直接口述回答:「總經理,我們A專案跟B專案的關係是…」
(3) 又有成員說,總經理對兩個專案根本沒概念的情況下,很難光聽就懂,所以選項三是,至少也要在白板上將兩專案的關係畫給總經理看。
(4) 最後我鼓勵大家説,與其當場在白板上畫,選項四是,我們事先在Powerpoint上就畫好。

就是這樣子,一步一步的沙盤推演、一步一步地自我要求,讓我們的準備無形中越來越充分。

回到文章開頭的練習題:

老闆對著秘書問:訂書針在哪裡?

選項一:跟老闆説「老闆,對不起,我不知道在哪裡。」
——但相信,即便真的不知道,也不會有人這麽誠實地回答。

選項二:跟老闆説:「老闆,訂書針在文具櫃從上數下來第二個抽屜的右邊。」
——記憶力超強,但意思是,老闆你自己去拿。

選項三:找到訂書針後跟老闆説:「老闆,訂書針在此。」
——老闆還得用老花眼,自己把訂書針裝進去訂書機。

選項四:找到裝滿訂書針的訂書機後,跟老闆説:「老闆,請讓我來幫忙裝訂文件。」

很多時候,我會跟team member,甚至也會跟兩個女兒說:做任何事情都一定要多想三步,才能讓事情總是更事半功倍,也讓事情最後如我們所佈局一般地發展!

回頭看因爲那10分鐘的匯報,換來從此俄羅斯分公司總經理總是這麽大力協助我們,直接促進A專案準時上線的成果,我會説我真的一點都不意外,因爲那是我們整個團隊用心 think 3 steps ahead 換來的。

所以從現在起請記得,老闆要訂書針時,做個幫老闆把文件裝訂好的秘書哦,共勉之 !

※本文獲作者授權轉載,原文出處

※作者簡介:在美商顧問公司擔任董事總經理,擅長在以大膽創意搭配細膩手法的方式來帶領專案完成任務;在超過20個國際級城市裡,跟來自世界各地的同事客戶共事,積年累月試錯中精進自己的職場軟實力;希望將通過東西文化衝擊學習到的交戰守則,與在跨國商務場合裡成為意見領袖的技巧,經由顧問解析方式跟大家分享交流。

作者相關網站:FaceBookVocus

責任編輯:洪婉恬

下滑載入更多報導
專案 職場 軟實力
網民肥皂箱
商周讀者群

這是一個開放給所有商周讀者發聲的管道,如果你有意見想法不吐不快,歡迎站上我們準備的肥皂箱,大聲說出來!(來稿請寄至cynthia_lee@bwnet.com.tw)

廣告
留言討論