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阿中部長也在用!專業教練點評最有威力的簡報技巧:「自問自答」

中央流行疫情指揮中心指揮官陳時中以數據說明,台灣不需要普篩。 (來源:中央流行疫情指揮中心)
撰文者:王永福(福哥)
網民肥皂箱 2020.05.15 26,632
摘要

指揮官陳時中大部份採取口頭簡報,但抗疫百日時,他搭配投影片來做疫情簡報,我們可以從中學到「由簡入繁」的技巧,又不會讓聽者昏昏欲睡。

在抗疫的過程中,中央流行疫情指揮中心指揮官陳時中的每日簡報,不只成為安定民心的力量,也成為全球學習的典範。先前我寫過一篇〈看疫情學簡報:紐約州長古莫的簡報技巧〉,帶著大家看看古莫州長的簡報技巧。其實古莫州長的每日簡報,相信許多是受到阿中部長每日簡報的啟發。

我就在想:雖然阿中部長大部份採取的是口頭簡報,但如果部長搭配上投影片來做簡報,會是什麼樣子呢?

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剛好前陣子防疫滿 100 天,部長難得用上投影片跟大家簡報(上課)。身為專業簡報教練,來看看從阿中部長的疫情簡報中,我們可以有什麼學習呢?(編按:以下畫面擷取自衛生福利部疾病管制署Youtube直播畫面)

錯誤示範

一樣先有個基本觀念:我在《上台的技術》書中提到:「投影片做的越好,觀眾理解所花的時間越少。」

對我們大眾來講,盛行率、快篩、普篩 ...這些名詞,即使純用口頭說明,我們也必須要花很多時間理解(因為不懂)。如果投影片再稍微複雜一點,觀眾馬上會受到雙面夾擊——也就是口語(不懂)+投影片(更看不懂)的雙重攻擊,這樣很快就會昏睡了。

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不相信?先用我自己做的模擬,示範幾張「錯誤的作法」給你看。(為了教學效果,參考部長簡報所做的錯誤示範)

看了這2張投影片,不曉得大家有沒有似曾相似的感覺:一大堆又細又小的文字、擠成一堆的資料、單張投影片有過多資訊 。

雖然我刻意做的有點誇張,但相信你看過更誇張的(笑)。特別是在很多「專業型」的簡報場合,我們經常會看到。

正確示範

有了錯誤示範後,我們再來看看阿中部長,是怎麼做出正確示範的。我們按照先前「看疫情學簡報」的分析,一樣用開場、過程、結尾這三個大架構,配合上過程中值得學習的技巧,來跟大家拆解一下。

一、開場: 簡單易懂的趨勢圖

用2條不同顏色的線,簡單的 Show 出我們確認人數及出院人數的變化狀況,上面只有4/6(307人)及 4/26(151人)這2個數字,表示我們在院的人數越來越少,防疫效果越來越好。

請注意這份表格,已經把 Bar Chart 長條圖的細節移除,並且移除掉每一天的細節數字,只留下關鍵的趨勢線及2個數字,讓大家一目瞭然。這個很棒!(參考:在紐約州長古莫的數據投影片,也可以看到這個相同的技術)

二、過程

1. 建立基礎:濃縮關鍵字的名辭解釋

因為知道大家不懂,所以先做了名辭解釋:包含盛行率、快篩、普篩,但是在投影片說明上,很小心的濃縮成關鍵字,並且把這些字體特別放大(我覺得至少有 40 號以上吧),讓大家一眼就能看完,不花太多時間看投影片,而是仔細聽阿中部長的說明。

2. 從簡單到複雜:用多張投影片切割重點

接下來進入這份投影片的重要部份,談普篩可能會出現的問題。

因為關於醫療篩檢的資訊多而專業,所以阿中部長先切割一小部份,也就是「普篩迷思的解析-以快篩為例」,用相對簡單的 10000 人為單位,來解釋武漢肺炎的檢出狀況,包含陽性/陰性/偽陽性/偽陰性。

先從簡單的案例(10,000 人做為單位)切入,這樣在解釋上也相對簡單。

3. 相同表格,不同數據的變換

等到大家先對普篩概念有基礎後,接下來再加深難度,用同樣的表格,但是開始套上不同的數據。也就是實際可能有呼吸道症狀的人數:480 萬人,讓大家可以從前面的基礎來了解,減少認知負荷。

然後一樣用相同表格,但是切割不同投影片,來做合理值及極大值的假設,做不同假設的計算,也是讓大家不要一次看到太多的資訊,同樣目的也是用來減少認知負荷。

簡單的說:就是不要在一張投影片上放上過多的資訊。

筆者註:當然,如果可以的話,讓投影片的內容能一次出現一段,這樣觀眾在認知負荷上會更少,了解投影片的速度也會更快。(例如講到陽性時,才出現陽性)但考量到阿中部長日理萬機,防疫優先,大家就自己消化,分擔一下部長的負擔。

三、結尾

1. 重點強調:紅字大字,再次重述重點

最後面要推到結論了,因此大字&紅色,再次重述整個簡報的重點。

也就是前面所有計算及推論,都是為了讓大家知道——我們是全球少數可以維持正常社會運作的國家(表示目前的篩檢政策很好!),而普篩不管是用快篩或 PCR,都會耗費大量成本,且也沒法解決問題(更多偽陽性&偽陰性)。

記得在簡報結尾時,要再次強調&重述重點,才能確保觀眾心裡留下的,與我們原來的簡報目標是一致的。這是很標準的結尾強調方法!

2. 主動提出問題,主動回應

原則上到上一張時,簡報的目標就完成了。但是很多人心裡可能會想:「可是也有國家普篩啊 ...」。在最後結尾時,阿中部長主動提出這個問題,並且主動回應。

這種自問自答的做法,在簡報開頭或簡報結尾來做,都是非常有威力的技巧。

3. 最後收尾:關鍵字+簡單圖示強調

重要的事情要講三遍!重要的簡報結論也要講三遍。

最後用關鍵字+簡單圖示強調的方法,再次提到:保持社交距離,才是防疫之道。這樣大家都懂了吧!

小結

透過這篇文章,只是想帶著大家從專業簡報力的觀點,來看看阿中部長少數搭配投影片的簡報,並且從中有一些學習。

當然,台灣防疫的成績,已經得到全世界的肯定。簡報技巧的好壞,也跟防疫無關。但是大家應該也都有感受到,從抗疫開始,阿中部長每天固定的疫情簡報(不管有沒有投影片),已經是我們民心的重要支柱。透過簡報,讓疫情變的更透明,讓大家防疫更有方向。

簡報的重要性,應該不用我多說,從國外許多人對台灣每日簡報的學習,應該也可以證明這個觀點。

上一篇〈看疫情學簡報:紐約州長古莫的簡報技巧〉,也有很多人說「那是因為幕僚厲害」,這當然是!但回想您自己在工作的場合,您覺得是會是誰決定了最後簡報的呈現呢?

每一場簡報,都要花時間的啊!身處疫情當下,請容我只看到這些簡報「好的」以及值得我們學習的地方,因為要能夠將這些專業資訊濃縮,並且讓我們大家理解,我覺得已經超棒了。也希望我們用「成長」、「學習」以及「保持希望」的觀點,來面對接下來後疫情時代所面對的挑戰。為大家加油,也為自己加油!

※本文轉載自作者粉絲專頁並經編整,原文連結
※作者簡介:王永福(福哥),著有《上台的技術》、《教學的技術》,為上市公司簡報教練及講師教練。部落格:www.afu.tw

責任編輯:洪婉恬

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