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職場 | 職場修練

替老闆交代任務,為何俏秘書OK、小助理卻被白眼?非關職位外表的職場溝通術

(來源:Dreamstime)
撰文者:菲女狼
摘要
同樣是協助傳達老闆交代任務,助理小玲被同事冷眼相待,秘書珊珊卻從沒這樣受過氣。為什麼同樣的事換了人做,就有這麼大的差距呢?

因為秘書珊珊出公差,經理把平日的交辦事項轉為交代櫃台助理小玲。

小玲的個性一向是使命必達,一見到跑完客戶剛回到公司的業務小吳,二話不說趕緊傳達經理的任務:「小吳,經理説請你把這份打樣與修正後的報價送到客戶那。」

小玲自認話說得溫和有禮貌,但是小吳那端的回話卻回得很不客氣:「厚~煩耶!」小吳沒好氣,一臉不悅表露無遺。

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「奇怪耶!這是經理的意思,又不是我要他做的,有什麼好發我脾氣的。」公親變事主,小玲覺得莫名,默默在心裡嘀咕著:「八成是對經理敢怒不敢言,看我只是個櫃台助理,就把氣出在我身上。」

小玲左思右想愈發不對勁。

不對啊!平日見珊珊交待小吳有關經理的代辦事情,小吳都是回應的好聲好氣,也不見他大聲說話,怎麼今天就這麼不耐煩。「難道是因為珊珊是美女,而我是普女,就有這種差別待遇?!」 小玲心𥚃的小劇場,開始忿忿不平地猜測各種原因。

看到出公差回來的珊珊,小玲忍不住抓著她訴說小吳的惡行惡狀,直嚷一樣都是經理的交付任務,由美女、普女傳達待遇差這麼多,根本就是職場的外貌霸凌嘛!

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「小吳平常不會這樣的!一定是哪裡有了問題。」珊珊開始像福爾摩斯般地推敲問題出在哪裡。

珊珊:你是不是在小吳一回到辦公室,馬上交辦他事項?

小玲:當然!經理的交待,我可延誤不得。一看到小吳從電梯口走出來,我馬上把他攔住,將事情跟他說得明明白白,一刻也沒有耽誤到。

珊珊:你跟小吳溝通時,是不是開門見山直接交辦任務?

小玲:沒錯!我廢話不多說,把經理要求的什麼東西送到哪個客戶那裡的要求,說得清清楚楚,一字不漏。

「我知道問題出在哪裏了。」珊珊指直指小吳的不開心事出有囚,分析小玲的溝通問題。

交辦事項也講究天時地利

小吳才拜訪完客戶頂著艷陽天回來,人都還沒進辦公室、屁股還沒坐到位子上,還在氣喘吁吁的同時,又接收到新工作,有誰會開心得起來。

除非是天塌下來的急事,否則交代事情不差這10分鐘的時間。交辦事項不是愈快愈有效果,也不是愈早交代就愈早完成。有時候,緩一緩,在適當的時候再佈達,更能驅動他人全力以赴,反而會收到更好的成效。

掌握人和溝通更見成效

小吳忙了一上午,甫回到辦公室見到同事,沒有任何問候,迎接他的劈頭第一句就是緊接而來的新任務,想必想裝出笑臉都裝不出來吧。

如果小玲見到小吳,先是閒聊二句,了解一下天氣、交通狀況,表達適度的關心,等到氣氛緩和再委以新工作,情況也許就會不同。

雖說同事之間未必一定要有朋友情誼,但是如果公事上的往來能多帶點人情當潤滑劑,協調溝通會更順暢。

上述二個溝通技巧並沒有難度,卻容易被省略遺忘,下次開口交付任務前,多想一想,就能不踩溝通的地雷,避免成為職埸顧人怨。

責任編輯:李頤欣

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菲女狼

任職公關公司多年,現任知名外商宣傳部主管。

對工作實事求是;對人天真浪漫;對朋友肝膽相照;對惡人嗤之以鼻;罵人,一針見血。SHOPPING,彈無虛發。 求知慾強,總是害怕自己知道的不夠多! 天性愛幻想,老是覺得世界可以更美好! 有一點天真、也有一點任性!講求實際、卻也充滿憧憬!是上了年紀版的小丸子。

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