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職場 | 職場修練

超過2秒回答,就像沒準備、搞不清狀況..我在台積電超過十年訓練的「秒答學」

撰文者:彭建文
彭建文專欄 2020.04.24
摘要

1.作者認為,台積電的優勢在於把持續改善文化,以及解決問題的文化落實到日常管理中,架構出一個非常強大的、全面解決問題的系統觀。

2.作者在台積電超過十年的工作經驗中,學到五招解決問題的基本武功:勤寫筆記、秒答學、落實每日執行力、強化邏輯能力、做改善與創新的專案等。

如果我問大家,你覺得臺灣哪一家公司的解決問題能力是值得學習的?我相信大家的答案之中一定會有台積電。 

是的,台積電的問題解決能力跟能量真的非常強,很多人都說台積電會那麼厲害,是因為他們在找人才時就選了比較優秀的人才。但是台積電真正厲害的地方,在於整個公司的持續改善文化,以及解決問題的文化,而這也是值得大家學習的地方。就算是學歷不完美的人,進到台積電受過幾年的文化薰陶,我相信他解決問題的能力一定會大幅提升。

為什麼會有這樣的能量呢?那是因為台積電把整個問題解決的文化,落實到日常管理裡頭。我非常幸運在職涯中,受過台積電的很多訓練跟薰陶,當然在台積電超過十年的工作經驗中,也學到非常多的問題解決方法與工具,以下簡單說明過去我在台積電所學的基本功,分享給職場人士。

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五招解決問題基本武功

在台積電工作時,進公司的第一份職務是生產管理,在生產管理工作的時間裡,我學習到許多生產管理與製造管理的相關管理知識,在此歸納我在台積電學習到的五招解決問題基本武功。

第一招:上緊發條的生產會議,落實每日執行力

我在公司的第一份工作是從事生產效率的生產管理部門,也就是所謂的PC(Production Control)工作。生產管理有三大要點,三要點落實實踐下來,整體而言,就是靠著公司每個人的執行力。

1. 專人、專部門負責生產管制與管理。

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2. 訂定重要的生產KPI(指標如何訂定),就會影響工廠營運的方法,當然指標背後的數字更不能出錯。

3. 確保生產數字如期、如實達成,指標從年度目標設定後,會展開每月的目標,接著展開每週目標,最後到每天的目標。

有了這些元素後,長官就會利用不同型式的會議,用指標與目標來做管理,最關鍵之一就是生產會議,利用每日、每週、每月、每季的生產會議來落實執行力。

第二招:強化邏輯能力,學習主管的邏輯思考技巧

在生產會議上,長官幾乎都用指標與目標來做管理,記得有一次在生產會議上被問到:

長官:「昨天的出貨量目標是 100 片,為什麼最後只出貨75片?」
我:「因為昨天晚上有一個機臺臨時壞掉,所以出貨量目標就會變少。」
長官:「那你說,那個機臺壞掉幾個小時?」
我:「大約 3 個小時。」
長官:「機臺壞掉 3 個小時,最多少 20 片產出,所以 20 +75 = 95,怎麼還少了 5 片產出?」
我:「昨天另外有一個產品因為品質不是很好,所以工程師花了一些時間去修理,這裡的時間消耗,會少 5 片左右的產出。」
長官:「那你去叫工程單位來解釋,為什麼這個產品要修理那麼長的時間?」

以上的場景,每天的生產會議都會出現,當然同樣的事絕對不能被念兩次,所以每天都在學習主管的邏輯思考技巧。

而在生產會議上只要有問題沒有回答很完整,會議結束後一定要把問題查得清清楚楚,並且一定要在當天寄信件給相關主管。也就是今日的生產相關問題,當天下班前一定要處理完成,光是這一點,就可以看出公司超強的執行力文化。

簡言之,生產會議上看數字差異問題應答,時間一久,自己的邏輯能力也會越來越強。

第三招:200 分的準備,秒答學,好好學

向主管進行任何報告前,一定要先想好主管會問哪些問題,並且想好答案,然後不斷的演練。也就是不論是開會還是簡報,一定要想遠一點,並模擬對方會問什麼問題,然後做 200 分的充分準備,而回答時的秒數也很關鍵。

如果是老闆問我們問題,例如諮詢我們的意見時,可以想個 2、3 秒再回答。但如果是在盤問我們,而實際上又不是沒做的時候,建議要在 0.5 至 1 秒內就要回應,如果超過 2 秒鐘再回應,一般老闆就會認為你沒準備或是搞不清楚狀況,難怪呆呆的坐在那裡,支支吾吾的不知所措。

資料與報告的品質非常重要,一旦印象不好則翻身不易。這種功力的訓練,需要長時間累積,一開始當然秒答學的難度很高,多次開會或是簡報的次數累積之後,秒答學的功力就會大大增加。當然,任何數字背後的意義自己也要非常清楚,主管一問,也要用簡單的話術回答。

記得有一次向高階主管簡報一個主題,我與直屬主管模擬了 20 個左右的問題,過程中當然是很辛苦,但是當高階主管問的問題都在我們的掌握之中,過程中的辛苦都是值得的,這就是快、狠、準的境界。

第四招:把日常工作做好是基本,做改善與創新的專案才是正道

台積電有哪些不錯的文化?我個人覺得太多了,除了執行力超強的文化之外(執行力、執行力、執行力),還有任何事情都強調系統性的問題分析與解決方法(同仁解決問題,都習慣用直覺或經驗解決問題、看到問題就想到答案,而不是用系統性的方法來解決)。

另外一個文化,就是把日常工作做好是基本,做改善與創新的專案才有績效,公司才會進步。也因為有此改善創新的文化,所以大家每年都在搶著做專案,找有價值的專案來做,然後時時刻刻都在思考,做此專案最後對部門或公司有哪些效益?

因此會成立交流平臺,邀請相關的人一起參與,共同想一些專案來做,專案確認之後,就是使命必達,一定要完成,否則就自行處理吧!

我在生產管理部門工作了四年,一共完成了15 個大大小小的專案,在專案計畫與執行的過程中,除了讓自己的視野更大之外,也學習到更多專案管理的技巧與方法,在部門與部門之間的溝通也更加順暢。

更重要的是,也學習到一些資訊部門寫系統的邏輯能力,因為做專案在公司有一句口號,就是所有的對策實施一定要合理化、標準化、制度化、系統化,最後是e化,所以資訊科技在專案中扮演了重要的角色。

而且公司的資訊科技人員還真的不少,跟其他科技公司比起來,台積電資訊科技人數的比例,根據這幾年我擔任講師顧問的觀察,應該在前幾名。

第五招:土法煉鋼去學習,勤寫筆記,回頭複習

勤寫筆記成為我學習的一種習慣,然後不斷的回頭複習,更能深化自己的能力。長官說過的話、觀察到的學習重點等等,我都會寫在筆記本上,寫筆記是件小事,但是從小事也能看出一個人做事的仔細程度及品質。

我在公司這十年來,共寫了20幾本筆記,到現在我都還放在書房裡,偶而會看看過去的筆記,每次的學習都不一樣,當然這些筆記也成為我從事企業講師與顧問很重要的養分。

這五招的解決問題基本武功,再加上當時在公司其他部門的歷練,個人歸納在台積電工作的方式共有六種:

1. 講真話,直接有效的溝通。
2. 數位化管理,公開透明。
3. 講究方法,追根究柢。
4. 執行力,要求紀律。
5. 強調團隊合作,也注重個人績效。
6. 合理化、標準化、制度化、系統化、e化。

當時在台積電上班時期,由於留下20幾本的筆記本,再加上自己耳濡目染公司的文化,與主管的領導管理思維與技巧,個人體會出台積電的十個日常工作基本思維:

1. 要做世界第一。
2. 自問自答「為什麼」?
3. 聰明的工作。
4. 做對的事。
5. 把對的事做好做快。
6. 不希望聽到「做不到」。
7. 標竿學習。
8. 多站在客戶或主管的立場想一下。
9. 全員改善與創新。
10. 善用科技。

因此台積電的解決問題腦,個人認為至少有三大核心,就是由「ICIC」(誠信正直、承諾、創新、客戶信任關係)這四個價值觀,加上六個工作方式,還有十大日常工作的基本思維,架構了一個非常強大的、解決問題全面的系統觀(請參考下圖的系統圖)。

每一位職場人士只要依循這些工作價值、工作方式與工作思維,然後慢慢的力行到工作上,相信你的解決問題能力必定大幅提升。對公司而言,只要按照這樣的系統觀去推動,就會形成持續改善的文化,進而產生公司軟實力的競爭優勢。

台積電問題解決系統圖

(來源:《彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策:世界級的企業這樣子解決問題,透過PJ法的「步驟+工具表格+思維+心法」,快速提升解決問題的能力!》)

書籍簡介

彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策:世界級的企業這樣子解決問題,透過PJ法的「步驟+工具表格+思維+心法」,快速提升解決問題的能力!
作者: 彭建文
出版社:布克文化
出版日期:2020/03/05

作者簡介

彭建文

品碩創新管理顧問公司 創辦人暨執行長
i平方創新學院 創辦人暨院長
系統性專業PJ法認證班 創辦人暨首席講師

擔任多家企業「問題分析與決策」、「持續改善與創新文化建立」顧問,曾任台積電主管、內部講師與「持續改善專案」顧問,曾任商周奇點創新競賽講師與評審,兩岸授課與輔導超過150家企業。客戶包含台積電、海尼根、鴻海科技、聯發科、王品集團、台達電、台灣高鐵、Acer、SONY、大陸聯想集團、光寶、美光、寶成工業、康師傅、日立冷氣、巴斯夫、晶元光電、仁寶、佳格食品、震旦行、南山人壽、岱稜科技、順德工業、英業達、大聯大集團、國泰世華銀行、勤業眾信、中華航空、趨勢科技……等,均獲得極高滿意評價,近六年來累計總授課與輔導時數已超過五千小時,學員約二萬多名。

學歷
清華大學工業工程博士候選人
中原大學工業工程研究所碩士
中原大學工業工程研究系

專精課程
「創新思維突破與方法」、「創新領導與管理」、「問題分析與解決」、「全面品質改善與管理」、「PJ法問題分析與決策專業認證」、「持續改善與創新文化建立」、「流程改善與創新」、「專案管理整合力」


責任編輯:洪婉恬

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彭建文專欄
彭建文

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。

Facebook粉絲專頁:PJ法創辦人彭建文-問題分析與決策

Podcast節目:職場冰淇淋(每周五 早上7:30 準時上線)

著作:

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《PJ法高效工作者的問題分析與決策》

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