在家拖延症更嚴重？提不起勁的工作排5分鐘、困難的排15分鐘、重要的90分鐘

A先生是食品業的業務。他覺得每天寫工作報告很煩，所以一週整理一次，結果惹惱了主管，再加上要回想一週前拜訪客戶的內容也很花時間，讓他更加討厭每天寫工作報告……。等到他騰出空檔，再開始寫提交給客戶的企畫書時，又總是匆匆忙忙，而且對業績沒有幫助。

另外，他也經常被要求開發新客戶，或是臨時拜訪沒事先預約的客戶，但目前的他沒有經驗，經常裹足不前，每次在業務會議上都會被部長罵臭頭。

像這樣，A先生在工作上都走到無計可施的地步。結果主管對他的評價很低，老是被工作追著跑，造成精神上的負擔，讓他倍感壓力。

A先生該怎麼做，才能改掉「拖延工作」的習慣呢？

為什麼大腦總是愛──逃避逃避就好？

推延沉重的工作，是人之常情。就心理層面來講，具有迴避痛苦的作用。但是，如果不改掉拖延工作的習慣，就會像A先生一樣，承受有害的壓力，工作品質也隨之降低，最後，導致在客戶和主管眼中的評價都很差。

拖延工作的原因，在於眼前的工作很痛苦。痛苦的原因，來自於複雜、不得心應手、麻煩，以及不安。不過只要利用下列兩項對策，就可以解決八成以上的問題。這兩個對策就是──「分解問題」和「細步緩行」。

把不想面對的工作，當作吃牛排大餐

分解工作，就是將應做的事情分解成小部分，清楚地具體化。

舉個例子，假設你想吃肉。這個時候，如果把一頭牛帶到你的面前，當然是吃不下整隻。聰明的你，應該懂得將牛切成容易入口的大小，再吃進嘴裡。

工作如果像整頭牛一樣「大塊」，即無從著手。一旦延遲工作，工作清單上列的待辦事項，就有如一整頭牛般的巨大……。像這樣一大塊的工作，如果透過切割細分，使之明確化，就能減少痛苦指數，變得容易處理。

接下來進入具體案例。

① 複雜繁瑣的工作

面對複雜、繁瑣的工作，只要細分成小部分，就會變得容易執行。

【例】製作企畫書

步驟1　將客戶的需求寫在紙上（10分鐘）
步驟2　想出三個提案內容（15分鐘）
步驟3　與主管討論（15分鐘）
步驟4　思考章節架構（20分鐘）
步驟5　製作第一章（40分鐘）
步驟6　製作第二章（60分鐘）
步驟7　製作第三章（40分鐘）
步驟8　檢查錯字、漏字（15分鐘）
步驟9　請主管檢查（20分鐘）
步驟10　列印（10分鐘）

如上述步驟，將企畫書或報告書等需要反覆執行的複雜工作分解，每次只要看到這張步驟清單，就可以進行機械式的處理。

所以，不需要每次都從零開始。只要將必要的作業視覺化，就可以省去思考的精力，減少心理上的負擔。

②麻煩的鳥事

麻煩指的是，自己已經意識到是不擅長的事，或者需要反覆執行相同內容的無聊工作。這種工作即使只是單純的操作性工作，也可以透過分解，降低麻煩的程度。

A先生在每天的工作報告中，抗拒回想一整天5件的訪問內容，書寫不擅長的文章。而且這項工作累積了一星期的分量後，就必須寫25件，形成壓力的來源。

這種狀況，如果再把工作步驟區分成小塊，就會變得輕鬆許多。具體來說可以分成下列三個步驟。

【例】每日的洽談報告（撰寫訪談紀錄）

步驟1　進行業務拜訪時，每一件訪談都用錄音筆錄起來
步驟2　回到公司後，先做條列式的節錄
步驟3　串成文章

用錄音筆錄起來，對於不擅長寫文章的A先生而言，是特別有效的方法，也因為有了錄音筆的幫忙，每天都能順利寫出工作報告。

③沒做過的陌生工作

第一次接觸的工作，也是容易被延遲的工作項目之一，原因出在於「不安」和「恐懼」。我把它稱為「鬼屋法則」，其實就是指，當無法預測會發生什麼事時所造成的不安和恐懼。證據就是，只要經常發生，而且實際做了以後，才發現沒有想像中那麼難，是我們自尋煩惱罷了。

這種時候的分解工作，就改以「蒐集資訊」和「模擬體驗」的形式進行。

【例】開發新客戶的未預約臨時訪談

A先生會推延臨時拜訪客戶的原因，在於沒有經驗，對於未知的狀況產生各種不安與恐懼，例如：「對方會怎麼反應呢？」「在初次見面的人面前，我真的能自然地表達嗎……？」「會出現什麼樣的人呢？」

如果是這樣的狀況，解決方法就是將未知轉變為已知。首先，從經驗者身上「蒐集資訊」。「想像」和「現實」，通常大相逕庭。尤其是如果過度膨脹不安的情緒，就會出現與現實狀況天差地別的想像，並因這種想像變得膽怯。

另一個對策是「模擬體驗」。

這個方法是讓公司同事或前輩扮演對方的角色，進行角色模擬，讓不安變成課題。而課題會轉變為因應對策。我們往往無法針對莫名的不安提出解決對策，所以模擬體驗是非常重要的。

再舉一例，假設害怕突然在海裡進行水肺潛水，那麼可以先到運動俱樂部的泳池體驗潛水活動，就會變得容易許多。

以上，就是分解工作的方法。

每天最重要的15分鐘

第二個消滅拖延工作壞習慣的方法，就是「細步緩行」。

這就像嬰兒走一步路一樣，從小步小步開始，但威力可是出乎意料。

至於為什麼會推延工作？是因為在腦中想像著各種頭昏腦脹的完成圖和過程，並進行反向推演。結果，覺得「麻煩」、「好沉重」的情緒一湧而出，為了迴避痛苦，便選擇了推延工作。

我們在行動前，會先設定幾個結果，再開始行動。但是，如果把行動分解成簡單的步驟，或者使時間縮短，凝重的心情就會消失。重新安裝這個思考線路的方法，就是細步緩行。

我舉無法整理家務的人為例子說明。

不擅長整理、習慣推延家務的人，會想像完美無瑕的整潔狀態。當他反向推算後，就知道必須花掉半天。這麼一想，畢竟還有其他工作要做，便會覺得麻煩，所以延到下次再整理。在這裡，不要設定完美的目標，例如，決定只花15分鐘打掃──出乎意料的是，許多人就會開始動手整理。

真的提不起勁的事，做五分鐘就夠了

首先，把目標設定在時間，而不是完成的狀態，並集中在過程上。這麼一來，心裡也會變得輕鬆愉悅。如果說「千里之行始於足下」，那麼慢慢累積一小步，是極為重要的事。

就我本身而言──真的提不起勁的事5分鐘、困難的作業15分鐘、重要的工作90分鐘，設定時間目標後，再開始進行工作。也就是以5分鐘、15分鐘、90分鐘的期間區分工作。

請你也務必設定一個容易開始著手進行工作的時間。只要踏出一小步，幹勁就會一股腦湧現。

當腦袋停止運轉時，找出「不特別行動也無所謂的理由」；當腦袋運轉時，則思考「繼續行動的理由」。

做最簡單的事就好

除了限定時間，另一個方法是減低目標的難度。例如，只整理一間房間，或者只整理廚房等。降低難度，就會容易開始進行工作。

如前述，藉由細步緩行和分解工作，就可以解決拖延工作的習慣。接下來的重點就是，可以貫徹到什麼程度。

戒除「不想面對工作，一拖再拖」的實踐計畫﹝一個月﹞

A先生決定在7天中，每天著手進行一件被拖延的工作。

第一天，他從每天的洽談報告開始。洽談報告必須將每天5件訪問客戶的狀況，輸入到公司內部的系統。

因此，他將這個工作分成4個步驟。

步驟1　錄下訪談內容
步驟2　條例式輸入
步驟3　寫成文章
步驟4　檢查錯字

目前為止，他感到最困難的部分就是，每天晚上11點才結束業務工作，早已累得精疲力盡，卻還要回想5件商談內容。因此，每次結束商談訪問後，他利用通車時間，將內容錄在智慧型手機中。每一次的紀錄都相當花費時間和力氣，但是如果只用說的就簡單多了。走路的同時，他錄下今天的商談重點，在一整天的最後時刻聽著錄音的內容，條列式地記下，並書寫成文章。利用這個方法，每天撰寫洽談報告的工作竟然變得如此輕鬆。

隔天，是令人心情沉重的信件回覆；第三天，則是製作企畫書……像這樣，他開始把過去延緩的工作，一件一件完成。

另外，他也在待辦工作清單上打勾，並寫下感想。例如，記錄每天做了哪些工作、下了什麼工夫、心情如何等等。

請記得，杜絕誘惑壞習慣的終極方法是──每天早上的第一件事，就是利用15分鐘做最繁重的工作。

來到暮氣沉沉的無力期時，則將「分解工作」和「細步緩行」應用於清單上的所有工作。在公司想開始計畫工作的時候，可能會碰上緊急事件，讓你無法顧及細節事項，因此，早上通勤時，瀏覽一下工作清單，寫下分解工作和細步緩行，就可以製作出專屬清單。

早上的第一件事，就是從被推延的公事中最沉重的那一件做起。

遇到倦怠期，則是想辦法添加變化，將重複的固定工作分解並可視化，製作執行手冊。

製作企畫書、新客戶開發的營業流程、月報、報告書、會議流程等等，每項都用Excel逐一規畫出最適合的作業流程。透過標準化，便不需要每次都一一思考沉重工作的流程，可以從小地方做起。另外，工作中經常會因電話、緊急信件，或主管臨時交辦的事項而中斷，但由於已經將工作細分為各個步驟，即使被打斷也容易銜接上來。

A先生愈來愈少延遲工作，身邊的人也開始對他說：「最近工作速度變快了喔！」他增添不少自信。

書籍簡介

15分鐘的人生整理術： 15分鐘做對一件事，0負擔改善人生的技術（二版）
新しい自分に生まれ変わる 「やめる」習慣
作者： 古川武士
譯者： 林佩蓉, 楊毓瑩
出版社：光現出版
出版日期：2020/04/08

作者簡介

古川武士（Takeshi Furukawa）

習慣化顧問株式會社CEO。美國NLP（神經語言程式學）協會認定NLP高級執行師（NLP Master Practitioner）。畢業於日本關西大學，曾任職於日立製作所，於2006年創業。從指導二萬名上班族，並擔任五百人專屬顧問的實戰經歷中，他認定「持之以恆的習慣」才是人生中最重要的關鍵，並首開先例，設立日本唯一一間以習慣化為主題的顧問公司，以獨門的習慣化理論與技術，擔任個人專屬顧問、召開習慣化講座，並舉辦企業諮詢與研修。

他的十本著作至今累計銷量超過三十萬本，在中國、韓國、臺灣等世界各地被廣為翻譯與閱讀。代表作有本書《如何從習慣耍廢，到凡事事半功倍？》，以及《改變人生的持續術》（商周出版）、《煩惱都是自己想出來的》（天下文化）、《放開內心的七個剎車，「馬上行動」的習慣》（暫譯）。此外，他更是各大媒體的寵兒，常見於《朝日新聞》《日經Business》《日經WOMAN》《OZPLUS》《PRESIDENT》《PRESIDENT Family》《PRESIDENT Online》《企業與人才》等報章雜誌，也參與廣播電臺J-WAVE《SMILE ON SUNDAY》的現場直播演出。

責任編輯：洪婉恬