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職場 | 職場修練

在家拖延症更嚴重?提不起勁的工作排5分鐘、困難的排15分鐘、重要的90分鐘

撰文者:古川武士
非讀BOOK 2020.04.07
摘要
不想面對工作,一拖再拖是人之常情。尤其是需要反覆執行的複雜工作、沒有碰過的陌生工作、不擅長的工作等等...,作者提出克服的2大關鍵:「分解問題」和「細步緩行」。

A先生是食品業的業務。他覺得每天寫工作報告很煩,所以一週整理一次,結果惹惱了主管,再加上要回想一週前拜訪客戶的內容也很花時間,讓他更加討厭每天寫工作報告……。等到他騰出空檔,再開始寫提交給客戶的企畫書時,又總是匆匆忙忙,而且對業績沒有幫助。

另外,他也經常被要求開發新客戶,或是臨時拜訪沒事先預約的客戶,但目前的他沒有經驗,經常裹足不前,每次在業務會議上都會被部長罵臭頭。

像這樣,A先生在工作上都走到無計可施的地步。結果主管對他的評價很低,老是被工作追著跑,造成精神上的負擔,讓他倍感壓力。

A先生該怎麼做,才能改掉「拖延工作」的習慣呢?

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為什麼大腦總是愛──逃避逃避就好?

推延沉重的工作,是人之常情。就心理層面來講,具有迴避痛苦的作用。但是,如果不改掉拖延工作的習慣,就會像A先生一樣,承受有害的壓力,工作品質也隨之降低,最後,導致在客戶和主管眼中的評價都很差。

拖延工作的原因,在於眼前的工作很痛苦。痛苦的原因,來自於複雜、不得心應手、麻煩,以及不安。不過只要利用下列兩項對策,就可以解決八成以上的問題。這兩個對策就是──「分解問題」和「細步緩行」。

把不想面對的工作,當作吃牛排大餐

分解工作,就是將應做的事情分解成小部分,清楚地具體化。

舉個例子,假設你想吃肉。這個時候,如果把一頭牛帶到你的面前,當然是吃不下整隻。聰明的你,應該懂得將牛切成容易入口的大小,再吃進嘴裡。

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工作如果像整頭牛一樣「大塊」,即無從著手。一旦延遲工作,工作清單上列的待辦事項,就有如一整頭牛般的巨大……。像這樣一大塊的工作,如果透過切割細分,使之明確化,就能減少痛苦指數,變得容易處理。

接下來進入具體案例。

① 複雜繁瑣的工作

面對複雜、繁瑣的工作,只要細分成小部分,就會變得容易執行。

【例】製作企畫書

步驟1 將客戶的需求寫在紙上(10分鐘)
步驟2 想出三個提案內容(15分鐘)
步驟3 與主管討論(15分鐘)
步驟4 思考章節架構(20分鐘)
步驟5 製作第一章(40分鐘)
步驟6 製作第二章(60分鐘)
步驟7 製作第三章(40分鐘)
步驟8 檢查錯字、漏字(15分鐘)
步驟9 請主管檢查(20分鐘)
步驟10 列印(10分鐘)

如上述步驟,將企畫書或報告書等需要反覆執行的複雜工作分解,每次只要看到這張步驟清單,就可以進行機械式的處理。

所以,不需要每次都從零開始。只要將必要的作業視覺化,就可以省去思考的精力,減少心理上的負擔。

②麻煩的鳥事

麻煩指的是,自己已經意識到是不擅長的事,或者需要反覆執行相同內容的無聊工作。這種工作即使只是單純的操作性工作,也可以透過分解,降低麻煩的程度。

A先生在每天的工作報告中,抗拒回想一整天5件的訪問內容,書寫不擅長的文章。而且這項工作累積了一星期的分量後,就必須寫25件,形成壓力的來源。

這種狀況,如果再把工作步驟區分成小塊,就會變得輕鬆許多。具體來說可以分成下列三個步驟。

【例】每日的洽談報告(撰寫訪談紀錄)

步驟1 進行業務拜訪時,每一件訪談都用錄音筆錄起來
步驟2 回到公司後,先做條列式的節錄
步驟3 串成文章

用錄音筆錄起來,對於不擅長寫文章的A先生而言,是特別有效的方法,也因為有了錄音筆的幫忙,每天都能順利寫出工作報告。

③沒做過的陌生工作

第一次接觸的工作,也是容易被延遲的工作項目之一,原因出在於「不安」和「恐懼」。我把它稱為「鬼屋法則」,其實就是指,當無法預測會發生什麼事時所造成的不安和恐懼。證據就是,只要經常發生,而且實際做了以後,才發現沒有想像中那麼難,是我們自尋煩惱罷了。

這種時候的分解工作,就改以「蒐集資訊」和「模擬體驗」的形式進行。

【例】開發新客戶的未預約臨時訪談

A先生會推延臨時拜訪客戶的原因,在於沒有經驗,對於未知的狀況產生各種不安與恐懼,例如:「對方會怎麼反應呢?」「在初次見面的人面前,我真的能自然地表達嗎……?」「會出現什麼樣的人呢?」

如果是這樣的狀況,解決方法就是將未知轉變為已知。首先,從經驗者身上「蒐集資訊」。「想像」和「現實」,通常大相逕庭。尤其是如果過度膨脹不安的情緒,就會出現與現實狀況天差地別的想像,並因這種想像變得膽怯。

另一個對策是「模擬體驗」。

這個方法是讓公司同事或前輩扮演對方的角色,進行角色模擬,讓不安變成課題。而課題會轉變為因應對策。我們往往無法針對莫名的不安提出解決對策,所以模擬體驗是非常重要的。

再舉一例,假設害怕突然在海裡進行水肺潛水,那麼可以先到運動俱樂部的泳池體驗潛水活動,就會變得容易許多。

以上,就是分解工作的方法。

每天最重要的15分鐘

第二個消滅拖延工作壞習慣的方法,就是「細步緩行」。

這就像嬰兒走一步路一樣,從小步小步開始,但威力可是出乎意料。

至於為什麼會推延工作?是因為在腦中想像著各種頭昏腦脹的完成圖和過程,並進行反向推演。結果,覺得「麻煩」、「好沉重」的情緒一湧而出,為了迴避痛苦,便選擇了推延工作。

我們在行動前,會先設定幾個結果,再開始行動。但是,如果把行動分解成簡單的步驟,或者使時間縮短,凝重的心情就會消失。重新安裝這個思考線路的方法,就是細步緩行。

我舉無法整理家務的人為例子說明。

不擅長整理、習慣推延家務的人,會想像完美無瑕的整潔狀態。當他反向推算後,就知道必須花掉半天。這麼一想,畢竟還有其他工作要做,便會覺得麻煩,所以延到下次再整理。在這裡,不要設定完美的目標,例如,決定只花15分鐘打掃──出乎意料的是,許多人就會開始動手整理。

真的提不起勁的事,做五分鐘就夠了

首先,把目標設定在時間,而不是完成的狀態,並集中在過程上。這麼一來,心裡也會變得輕鬆愉悅。如果說「千里之行始於足下」,那麼慢慢累積一小步,是極為重要的事。

就我本身而言──真的提不起勁的事5分鐘、困難的作業15分鐘、重要的工作90分鐘,設定時間目標後,再開始進行工作。也就是以5分鐘、15分鐘、90分鐘的期間區分工作。

請你也務必設定一個容易開始著手進行工作的時間。只要踏出一小步,幹勁就會一股腦湧現。

當腦袋停止運轉時,找出「不特別行動也無所謂的理由」;當腦袋運轉時,則思考「繼續行動的理由」。

做最簡單的事就好

除了限定時間,另一個方法是減低目標的難度。例如,只整理一間房間,或者只整理廚房等。降低難度,就會容易開始進行工作。

如前述,藉由細步緩行和分解工作,就可以解決拖延工作的習慣。接下來的重點就是,可以貫徹到什麼程度。

戒除「不想面對工作,一拖再拖」的實踐計畫﹝一個月﹞

A先生決定在7天中,每天著手進行一件被拖延的工作。

第一天,他從每天的洽談報告開始。洽談報告必須將每天5件訪問客戶的狀況,輸入到公司內部的系統。

因此,他將這個工作分成4個步驟。

步驟1 錄下訪談內容
步驟2 條例式輸入
步驟3 寫成文章
步驟4 檢查錯字

目前為止,他感到最困難的部分就是,每天晚上11點才結束業務工作,早已累得精疲力盡,卻還要回想5件商談內容。因此,每次結束商談訪問後,他利用通車時間,將內容錄在智慧型手機中。每一次的紀錄都相當花費時間和力氣,但是如果只用說的就簡單多了。走路的同時,他錄下今天的商談重點,在一整天的最後時刻聽著錄音的內容,條列式地記下,並書寫成文章。利用這個方法,每天撰寫洽談報告的工作竟然變得如此輕鬆。

隔天,是令人心情沉重的信件回覆;第三天,則是製作企畫書……像這樣,他開始把過去延緩的工作,一件一件完成。

另外,他也在待辦工作清單上打勾,並寫下感想。例如,記錄每天做了哪些工作、下了什麼工夫、心情如何等等。

請記得,杜絕誘惑壞習慣的終極方法是──每天早上的第一件事,就是利用15分鐘做最繁重的工作。

來到暮氣沉沉的無力期時,則將「分解工作」和「細步緩行」應用於清單上的所有工作。在公司想開始計畫工作的時候,可能會碰上緊急事件,讓你無法顧及細節事項,因此,早上通勤時,瀏覽一下工作清單,寫下分解工作和細步緩行,就可以製作出專屬清單。

早上的第一件事,就是從被推延的公事中最沉重的那一件做起。

遇到倦怠期,則是想辦法添加變化,將重複的固定工作分解並可視化,製作執行手冊。

製作企畫書、新客戶開發的營業流程、月報、報告書、會議流程等等,每項都用Excel逐一規畫出最適合的作業流程。透過標準化,便不需要每次都一一思考沉重工作的流程,可以從小地方做起。另外,工作中經常會因電話、緊急信件,或主管臨時交辦的事項而中斷,但由於已經將工作細分為各個步驟,即使被打斷也容易銜接上來。

A先生愈來愈少延遲工作,身邊的人也開始對他說:「最近工作速度變快了喔!」他增添不少自信。

書籍簡介

15分鐘的人生整理術: 15分鐘做對一件事,0負擔改善人生的技術(二版)
新しい自分に生まれ変わる 「やめる」習慣
作者: 古川武士
譯者: 林佩蓉, 楊毓瑩
出版社:光現出版
出版日期:2020/04/08

作者簡介

古川武士(Takeshi Furukawa)

習慣化顧問株式會社CEO。美國NLP(神經語言程式學)協會認定NLP高級執行師(NLP Master Practitioner)。畢業於日本關西大學,曾任職於日立製作所,於2006年創業。從指導二萬名上班族,並擔任五百人專屬顧問的實戰經歷中,他認定「持之以恆的習慣」才是人生中最重要的關鍵,並首開先例,設立日本唯一一間以習慣化為主題的顧問公司,以獨門的習慣化理論與技術,擔任個人專屬顧問、召開習慣化講座,並舉辦企業諮詢與研修。

他的十本著作至今累計銷量超過三十萬本,在中國、韓國、臺灣等世界各地被廣為翻譯與閱讀。代表作有本書《如何從習慣耍廢,到凡事事半功倍?》,以及《改變人生的持續術》(商周出版)、《煩惱都是自己想出來的》(天下文化)、《放開內心的七個剎車,「馬上行動」的習慣》(暫譯)。此外,他更是各大媒體的寵兒,常見於《朝日新聞》《日經Business》《日經WOMAN》《OZPLUS》《PRESIDENT》《PRESIDENT Family》《PRESIDENT Online》《企業與人才》等報章雜誌,也參與廣播電臺J-WAVE《SMILE ON SUNDAY》的現場直播演出。

責任編輯:洪婉恬

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