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職場 | 職場修練

你也是Line群組濫用受害者?公司不該犧牲專注工作的時間,來換取「溝通」

撰文者:尼爾.艾歐, 李茱莉
非讀BOOK 2020.03.23 2,584
摘要

1.實時的溝通管道的應用,應該要少量而精準,不應該犧牲專注工作的時間,來換取溝通的時間,讓群組變成導致你分心的外在誘因。
2.管理群組的原則之一,就是要確保每個人都可以對此議題做出貢獻也有收穫,並且要有限度地使用。

傑森.弗里德(Jason Fried)說聊天群組「就像是在開一場持續整天的會議,與會者就只是一些隨機人士,也沒有議程」。這句話之所以特別值得注意,是因為弗里德創立的公司Basecamp,自己製作了一款相當受歡迎的通訊 App,但是弗里德知道,為了公司著想,必須確保他的客戶不會被這個 App 弄得心力交瘁。

他向使用這種通訊 App 的團隊提出了幾項建議,無論他們用的是 Basecamp、Slack、WhatsApp 還是其他家的服務。

「我們學到的是,如果是少量而精準地使用這些通訊 App,在某些非常特定的情況下會是非常合理的。」弗里德在一則公開的貼文中寫道:「讓它變得相當不合理的狀況會是,在組織內部把聊天群組當成最優先的、預設的溝通方式。小部分採用,可以;但是全面通行,則否……如果一家公司在進行考量的時候,經常是用一行訊息一行訊息的方式在思考,那麼最後各式各樣的壞事都會發生。」

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弗里德相信,我們使用的工具會改變我們工作時的感受,於是他建議聊天群組要精準地使用。「你是否心力交瘁、筋疲力盡又感到焦慮?還是你覺得平穩、冷靜又安定?這些不僅僅是心理狀態而已,更是我們所使用的各式各樣的工具所造成的結果,也是這些工具所鼓勵我們去做出的行為。」

即時性是聊天群組的本質,這也是讓它們如此獨特的原因,即便如此,弗里德相信:「『現在、立刻、馬上』應該要是個例外狀況,而非一個規則。」

這裡有四條規則,讓你可以有效地管理聊天群組:

規則一:使用通訊軟體的時候,像是在洗三溫暖一樣

在使用聊天群組的時候,我們應該像在使用其他同步性溝通管道時一樣。我們不會自願去參加一場長達一整天的會議;所以聊天群組也是一樣。弗里德建議我們:「把聊天群組當成三溫暖──待一會兒就出來……待得太久對健康不好。」

或者,我們也可以在群組裡面安排小組會議的時間,這樣一來所有人都會同時在線上,這樣使用的話,聊天群組會是一個減少實體會議的好方法。

通訊軟體公司的執行長相當坦誠地建議大家要有限度地使用自家的產品,但是許多使用這些服務的組織都鼓勵員工整天泡在這個三溫暖裡面潛水。這是一種具有腐蝕性的做法,並且這不是一個人的改變就可以解決的問題。

規則二:排定時間來使用

聊天中常常會用到單行式的回覆、動圖和表情符號,這些創造了一連串源源不絕的外在誘因,通常是把我們從具有引力的事情中拉走。要對付這些的話,就要在你一天的時間裡面,安排時間跟進這些聊天群組裡的內容,就像你會在行事曆上替其他所有的任務安排各自的時間箱一樣。

也要讓同事們有心理準備,讓他們知道你預計在什麼時候會沒空,這一點相當重要。你可以向他們保證,晚一點,等到分配好的時間到了的時候,你就會對這些對話做出貢獻,這可以讓他們感到安心。但是在那之前,因為專心工作,並且開啟「請勿打擾」模式,不應該因此而萌生罪惡感。

規則三:要挑剔

說到聊天群組,被加入對話群組的人要經過精挑細選。弗里德建議:「不要把每個人都拉進去,群組愈小,就愈好。」延續之前召開會議的譬喻,他表示:「召開一場三人的會議很完美,六人或七人的話就會相當混亂且極其沒有效率,群組也是一樣,如果你只需要幾個人的話,小心別把整團人都邀請進來。」關鍵在於,要確保裡面的每個人都可以對於這個對話做出貢獻且獲得收穫。

規則四:選擇性地使用

在討論敏感的議題時,最好避免使用聊天群組,要記得,直接觀察一個人的心情、語氣和非語言的訊號這項能力替溝通提供了很重要的背景資訊。就像弗里德的建議:「聊天群組應該是用在快速、不持久的事情上面。」而:「重要的話題需要時間、引力,並且要跟其他的閒聊有所區隔。」

問題在於,有些人喜歡在群聊中「大聲地思考」,他們會連續發送一串單行的訊息解釋自己的想法和論點。這種溝通幾乎不會成功,因為當別人也在用表情符號發言,或是發送其他潛在的干擾源,會讓人很難好好跟上一個人的想法。與其使用聊天群組來發表長篇大論,並倉促地做出決定,最好是請參與這個對話的人,用文書資料來闡述他們的觀點,在匯集所有的想法之後,再分享給大家。

歸根究柢,聊天群組只是另外一個溝通的管道,跟電子郵件和簡訊並沒有多大的不同。使用得宜,好處無窮;但要是濫用或是使用錯誤的話,就可能會造成一堆多餘的外在誘因到處氾濫。成功的祕密在於我們怎麼去回答那個關鍵的問題:是誘因在服務我,還是我在服務這些誘因?我們應該把聊天群組用在讓我們獲得引力,並且斬斷那些會導致分心的外在誘因。

實時的溝通管道的應用,應該要少量而精準。不應該犧牲專注工作的時間,來換取溝通的時間。
●企業文化很重要。改變使用聊天群組的方法,可能會導致對於公司常態的質疑。
●不同的溝通管道有不同的用途。與其把每項科技都用作隨時待命的頻道,不如用最好的工具來執行工作。
●進去,就出來。聊天群組是代替實體會議的好方法,但是如果變成一個全天進行的事情就很糟糕。

書籍簡介

專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注
Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life
作者: 尼爾.艾歐, 李茱莉
原文作者: Nir Eyal, Julie Li
譯者: 陳映竹
出版社:時報出版
出版日期:2020/03/17

作者簡介

尼爾.艾歐

曾任教於史丹佛商學研究所以及哈索普拉特納設計學院,教授行為設計。同時也是《鉤癮效應》暢銷書作者,此書榮登《華爾街日報》暢銷排行榜,超過 18 種語言譯本,並榮獲權威商業書評網 800 CEO Read 「年度行銷書籍」的殊榮。

他寫作、當顧問,也在 NirAndFar.com 上針對心理學、科技與商業等複合議題發表文章。其文章曾經刊載在《哈佛商業評論》、《亞特蘭報》、《時代雜誌》、《週刊報導》、《Inc.》、《今日心理學》等媒體。

李茱莉

與尼爾.艾歐共同創立了 NirAndFar.com,她在網站上替全球的閱聽人帶來與時間管理、行為設計以及消費者心理學相關的最新見解。茱莉先前也曾共同創辦兩家新創公司,並協助兩家公司成功被收購。


責任編輯:洪婉恬

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