商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
熱門關鍵字
熱搜內容
現正閱讀
武漢肺炎》在家工作如何維持高效?劉潤第一步這樣做:穿上正式服裝
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
特別企劃
武漢肺炎 經濟衝擊全解讀

職場 | 職場修練

武漢肺炎》在家工作如何維持高效?劉潤第一步這樣做:穿上正式服裝

(來源:Dreamstime)
撰文者:劉潤
劉潤專欄 2020.02.10 6,661
摘要

1.武漢肺炎疫情升溫,各大企業遠端工作需求也隨之上升,劉潤建議企業,要維持遠端工作效率,必須做好:加強定期溝通、適時將目標拆成小任務,以及提供線上協作工具。

2.對於個人來說,要在家維持工作效率,則可採用同樣穿著正式服裝上班,形成「儀式感」的方式幫助自己進入工作情境。

我在「十萬個怎麼辦」收到了一位用戶的提問,

因為疫情,公司决定春節假期之後,先不上班,在家辦公。

但是,在家怎麼辦公呢?

廣告

想要跟同事高效地遠程合作,應該怎麼辦?

很多公司,尤其是美國公司,在家辦公是一個成熟的政策,這個政策叫Work from Home。

在一些特殊情况下,員工可以申請在家工作一天,甚至是一段時間。

跨國公司的辦公室之間本來就分佈得比較遠,所以團隊之間的跨地域遠程合作是非常重要的基本技能。

廣告

現在,全國人民都在抗擊新型肺炎,估計有不少公司都打算延遲開工,讓大家晚一點返工,晚一點再進辦公室。

晚一點上班並不意味著不開始工作,而是在家辦公。

在家,是幫助疫情平復,辦公,是幫助經濟復甦。

非常時期,這兩件事都特別重要。

可是,中國很多公司其實缺乏遠程工作的經驗,今天我就來與大家分享一下,在家辦公,怎麼高效完成遠程工作。

在家辦公最大的挑戰,是遠程之下,管理和溝通效率會大大下降。

下面,我們先給你拆開一下這個問題,先說管理和溝通效率為什麼下降,然後再講怎麼辦。

什麼叫管理效率下降?

管理效率下降,是因為你見不到一些員工了,你沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏,員工在做什麼,遇到什麼問題,也沒辦法及時向你請示,得到你的指導,協同上就會遭遇挑戰。

溝通上具體會遇到什麼問題?

大家在一起的時候,遇到問題,一抬頭就能跟旁觀同事說一下,需要協助就喊一聲,大家可能還會快速地召集開會等等,這些事情在遠程辦公裏都做不到。

尤其是每個人都在自己家裡,如果有員工他不工作,你其實也不知道,他是不是因為心情焦慮,刷著疫情新聞無心工作,你也無法知道。

這些都會導致溝通效率下降。

怎麼辦?

我分別是站在公司和員工的角度,給大家說幾個建議:

第一個建議,加強定期溝通。

遠程辦公時溝通顯得尤其重要,所以一定要加強定期的溝通。

怎麼樣加強定期溝通呢?

建議大家要開始實行兩個制度:

第一個制度是早會制度;

第二個制度是晚報告制度。

這兩個制度是遠程工作有效率地基本保障。

什麼意思?

在公司上班的時候,誰準時上班,誰準時下班,就算你不打卡,大家其實也能看得到。

可是在家辦公,你很難知道一個員工是不是準時上班的。

而準時上班這件事為什麼重要呢?

那是因為大家都在同一個時間段上班,才有彼此協同的基礎。

即便是遠程工作,只不過是工作地點換了,工作時間段其實沒有換。

這意思是說,你家裡,依然是早上9點到下午6點上班的狀態,這時間段不能換,因為大家需要協同。

怎麼才能保證大家都9點上班呢?

所以第一點,建立早會制度。

比方說,早上9點,每個部門都在群組裡開個語音會議,溝通一下今天我們要做的事情是什麼,每個人分別要做什麼。

每個人都在會議裏簡單地講一分鐘,說我今天大概要做這麼一件事、兩件事、三件事……

簡單地講一講就好,其實最重要的是大家互相提個醒,我們開工了。

早會制度非常重要。晚報告是什麼意思?

早會既然已經提出了,我們今天要做這件事,其實就給了管理一個非常重要的依據。

到了晚上,每個人需要通過釘釘(編按:阿里巴巴推出企業版通訊軟體)或者企業微信,把自己的報告發出來,講一下我今天做的事,每件事我做到什麼程度了,今天的工作,我有一個怎樣的結果交付給大家。

所以早會晚報告,這兩個制度是進行遠程辦公時一個很重要的基本管理手法。

第二個建議,是把目標拆開為任務。

這句話意思是說,公司要懂得把本來是要在一天、一段時間裡要完成的目標,開始拆開為每一天要完成的任務。

因為很多事情,工作週期可能是一周、一個月,甚至更長時間。

為了避免在遠程辦公時失去目標,我們需要把目標拆開到一個個任務上,把objective拆開為task。

目標要達成,每天的task也就是任務先要執行到位。

舉個例子,公司要向客戶交付一套非常大的程式碼,中間可能涉及到300多個功能。

作為專案管理者,就需要再把這個目標聚焦到這周幹什麼、今天幹什麼。

比如,今天的任務,第一,我要給客戶打個電話,談項目計畫,疫情期間在家裡完成設計。

第二,我要跟我的團隊開會,這個會是要確定我們節後三個主要提案的方向是什麼,並且由我的團隊交付出來這三個方向的基本設計框架。

你看,把目標拆開為以天為組織的任務,這其實也在訓練一個人的管理能力。

第三個建議,公司要為大家準備好線上合作工具。

我們今天的溝通工具已經非常好了,比如微信、企業微信和釘釘這一系列即時溝通工具。

但是大家辦公的時候,往往要基於同一個檔案、同一批檔案協同,而即時溝通工具並不能傳輸大規模的檔案。

所以給大家介紹幾個工具。

檔案類,大家可以用類似於石墨、Office365這樣的軟體,他們可以支持多人在同一篇檔案上同時做修改。

有時候寫一個項目計畫或者一篇報告,老闆、助理、專案經理、策劃員工,大家可能一直站在電腦面前說,這個人說這麼改,那個人說那麼改,一起把文書改好。

這時候通過石墨或者Office365,大家可以線上共同修改同一篇文章,這個時候就達到了一個協同的目的。

傳輸類,我推薦可以用網盤(編按:百度推出的個人雲端儲存空間服務)。

比如說,大家把每一天工作的成果都上傳到百度網盤,每天結束的時候,每個人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基於這個成果來做第二天的工作。

百度網盤之外,釘釘和企業微信裡面都有類似的功能。

還有溝通合作類工具,就是大家完成一個專案管理任務的工具,比較典型的就是像Teambition這樣的工具,就是我在《5分鐘商學院》裡面介紹過。

比如前文第二個建議中,我們把目標拆開成任務。

這時,如果我們借助Teambition這樣的工具,就可以在軟件上創建一個「任務」,設好3W(who do what by when),也就是:任務內容,執行者,和截止時間。

這樣就可以大幅提高團隊合作效率。

還有以前要開會,開會怎麼開呢?

你當然依然可以用微信,但是要開視訊電話會議的話,今天也有很多的公司提供了基於網路影片的一些電話工具,比如騰訊會議,大家可以在網上去搜索一下。

以上三個建議是從公司角度來看,下面我再從個人角度分享一些建議。

我自己其實就是一個常年出差的人,遠程辦公對我來說是常態,我的員工相對我,他們也是遠程辦公。

在家辦公,工作效率很容易變差。

為什麼?

因為一開始你會覺得特別舒服,無拘無束。

但是稍微一段時間後,你就覺得特別難受,甚至工作效率會大大下降。也是因為無拘無束。

怎麼才能提高在家工作的效率?我給大家分享幾個經驗。

第一個,準時起床,穿戴整齊。

我經常在飯店房間辦公,偶爾也會在家辦公。我給自己一個非常重要的要求就是,一定要早起之後,穿戴整齊。

不要覺得穿著睡衣很舒服,穿著睡衣吃早飯,吃完早飯趴在餐桌上就開始幹活了。

這個時候你會特別容易分神,因為你進入不了狀態。

你一定要當作正常上班一樣,準時起床,換上正式的衣服,這是一種儀式感。

這種儀式感會把你拉入到一個工作的狀態,很大程度上提高你的合作效率。

第二,一定不能在休息區域辦公。

反過來說,不要在辦公的地方休息,在家裡,要把做這兩件事的場所分開。

如果你家裡有書房,把書房當成你的辦公場所。

早上從臥室起床,穿戴整齊,帶著背包正式地走進書房,把門關上,就相當於你到辦公室開始辦公了。

這個過程很重要,在這裡把一切工作資料都準備好,注意,不要在這睡覺。

第三,清晰地區分好工作和休息時間。

在家辦公,對公司而言,考驗的是把目標拆開為任務的能力,對員工而言,非常考驗區分工作和休息的能力。

這是什麼意思呢?

就是你很容易工作著工作著,突然之間想要躺一會兒,就在沙發上躺一小會兒嘛。

躺下來就想,那我打開電視看一會兒,休息一下……

一看就是很長時間。

無法保持專注,這是在家辦公帶來的巨大挑戰,但這也是很鍛煉一個人的。

怎麼才能清晰地區分好工作和休息時間呢?

建議大家用蕃茄鐘工作法,就是工作以25分鐘為一個組織,這25分鐘裡,手機調成靜音,什麼東西都不碰,告訴自己在這個時間裡、在蕃茄鐘提醒你之前,別的什麼都不能幹,只能專心工作。

25分鐘之後休息5分鐘,這5分鐘可以去倒杯水、上個廁所,去翻翻其他書,這都可以,5分鐘休息結束再進入下一個25分鐘。

中午的時候,你當然可以在家裡面做點東西吃,這是在家的好處。

但也需要給自己設定好,12點到1點之間才可以做這件事情,這是你的休息時間。

吃完之後戴上口罩,出門走一走,稍微呼吸一下新鮮空氣,舒展一下筋骨,這也挺重要的。

到了下午1點鐘再回來上班,6點鐘下班。

下班之後,你就可以離開書房,或者你的電腦如果在餐桌上,就把電腦從餐桌上拿走,進入下班狀態。

你告訴自己,我下班了,這個時候才把身上正式的衣服換成家居服。

清晰地區分好工作和休息時間,這樣遠程工作,才會讓你既有高效,又能勞逸平衡。

如果公司裡每個人都能做好這件事情,其實對公司的管理水準和個人的自我管理水準都是一個很大的提升。

※本文獲劉潤公眾號授權轉載,原文:高效遠端辦公指南

責任編輯:陳慶徽

核稿編輯:洪婉恬

下滑載入更多報導
武漢肺炎 在家工作 遠端工作 武漢肺炎經濟衝擊全解讀 work from home
劉潤專欄
劉潤

劉潤

潤米諮詢董事長,網路轉型專家,擁有23萬以上用戶的私人商學院——「得到」專欄《劉潤•5分鐘商學院》創始人。中國最貴的商業轉型諮詢師,前微軟戰略協作總監,海爾、百度、恆基、中遠等眾多大企業的戰略顧問。

工作、公益之外,愛好旅行,徒步戈壁,環騎青海湖,到達珠峰大本營,登上南極大陸,抵達北極點,探訪達爾文島,登頂非洲吉力馬扎羅。

著有《2012,買張船票去南極》、《人生,就是一場突如其來的旅行:從微軟到北極點》《互聯網+》、《互聯網+戰略篇:傳統企業,互聯網在踢門》、《趨勢紅利》。

廣告
留言討論