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職場 | 職場修練

跟主管有「溝通障礙」怎麼辦?KKday行銷長3招破解

撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2019.12.26 3,148
摘要

1.新人鼓足勇氣向老闆提問,卻得到「怎麼連這都要問」的眼神,對於如何溝通很糾結,怎麼辦?
2.遇到雙頭馬車、無所適從,KKday行銷長會怎麼做?

主管A:「不用事事跟我報告,我只看結果!」

主管B:「你這些進度都要跟我說啊,不然我不知道你做了沒。」

兩種主管、不同風格,這樣的對話對你來說是否也似曾相似?其實主管也是人,是人就會有不同的個性、習慣和情緒,這些都需要時間磨合,才能培養出默契。因此依循過往的經驗和新主管應對,未必會是最好的方法。

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別只是「打聽」,勇敢地主動發問吧!

至於什麼是更好的方法,我的建議是:「勇敢發問吧。」

可以想像新人面對主管時,可能不敢發問、也不敢互動,但如果只是向周邊同事打聽,卻也像是在玩「喝水傳話」的遊戲一樣,因為每個人互動的經驗和解讀不同,難免產生誤差,反而容易造成誤會,然後也就錯失了最佳的黃金磨合期。

其實每當有聽不懂的情況時,就應該直接提問。畢竟就如同你不了解老闆一樣,主管也未必清楚每一個人的狀況。如果默不作聲,只是默默在心裡頭揣測、猜想,最終結果恐怕就是事倍功半,留下雙輸局面。

當然,在把握第一時間溝通外,溝通的模式也很重要。因為主管的會議通常很多,以我個人的觀察,相對於電話或LINE,反而經常是Email的回覆速度最快。原因是大部分企業簽核系統都走Email,因此主管通常會抓住會議或交通空檔開Email做簽核,也就順手把信讀完並回覆。

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當然,就如同前面所說,每個人有自己不一樣的作業習慣。拿我自己當例子,在KKday的辦公室,就特別安排在大走道旁,目的是想讓大家更容易接近我,隨時找我,直接與我當面溝通。

理性判斷,不要擴大解讀老闆的心

而這邊也值得一提的是,當你鼓足了勇氣向老闆提問,卻得到不耐煩的口吻,或是「怎麼連這都要問」的眼神時,心理恐怕會大受打擊而退縮吧?

其實主管的反應,往往未必來自你當下的提問,背後可能還參雜了許多其他的壓力。而且就像我經常開玩笑對同事們說的:「主管講話,重力會被乘以三倍。」可能口氣稍有變化、眼神稍有不同,都會讓底下的人很緊張。

舉例來說,當老闆表示:「我覺得這樣下去會有問題,你們還是再看一下別家廠商。」這句話可能只是想提醒你謹慎一點,找好備案,或是提醒你必須注意目前廠商的改善情況;但許多人可能就會把這句話擴大解讀為:「老闆生氣了」、「老闆不喜歡這家廠商」或者更歪一點:「找來這家廠商的某某承辦人員要黑掉了」。然而這些過度揣測,其實都無助於改善現況。

另外還有一種情況可能是,主管在會議上提起了一件事,提醒大家應該多注意,這時現場可能有一半的人就會開始懷疑:老闆剛剛是不是在說我?而另一半的人,則是會開始多方探聽,想知道老闆是在說誰?

但真正的答案,或許只是老闆在上班前剛好看到一則報導,或是在Facebook看到一篇文章,如此而已。

面對主管的回應和談話,應該盡可能理性判斷,不要過度解讀,也不要太將主管的當下反應放在心上,更不要因此就關閉溝通窗口。有時你該做的,可能只是暫時結束話題,再另覓溝通良機。

而且時間在走、情勢在變,過往建立的溝通模式或許有效,卻也未必能長久適用。與主管之間的溝通應該要時時對焦,確保彼此在相同頻率上,特別是對於身處在新事業或高成長行業的人,更應該如此。

面對雙頭馬車,更應該努力溝通

最後,對多數人來說,「老闆」可能不只有一個。在你的老闆上面,經常還會有老闆的老闆,而當兩位老闆對同一件事下達不同指示時,往往讓底下的人無所適從。

一般來說,面對這種情況,我會先聽兩邊給我的指示,然後在採取行動前,試著揉合兩邊想法,寫出簡單計畫,再寄給他們。這一方面是想提醒他們應該取得共識,另一方面也是確保他們兩方都可接受這個計畫,以免耽誤了時間,也造成公司資源浪費。

溝通是每個組織都會遇到的問題,也經常是導致企業運作效率不彰的毒瘤。因為如此,我們更應該努力地找出共識,以減少重來的風險。

「找出自己與主管最有效率的溝通方法,才能共事愉快。」以上幾點經驗分享,願你與主管也能建立讓彼此都能快樂前進的橋樑。

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:陳慶徽

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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