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職場 | 英文學習

催人期限內回覆,改用「if」更有好感!email好用字學起來

撰文者:世界公民文化中心
戒掉爛英文 2019.11.20 5,054
摘要

為什麼改用「if」,語氣就能完全轉向?可以參考「兩段式」原則,策略性在email寫作中應用if,傳達正面意向。

最近有一個學生問,怎麼寫email更“positive”。 

Positive是正面、正向,相對的就是negative,負面。這個問題很有趣,因為大部份學生會問,怎麼更精確(precise)、怎麼更簡潔(concise)、怎麼更禮貌(polite),而相對於精確、簡潔、禮貌,傳遞更多正能量,其實也一樣重要。寫作中傳達正能量方法當然很多,今天來談一個簡單的小字if:善用它,就能讓情緒轉負為正。

大家應該不陌生,if是「如果」、「假如」,用在假設語句中。所謂的假設語句,就是希望在不可能裡找到可能,強調的是「what is possible」。

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來比較2個句子,大家更容易理解:

(X)"You must reply within 3 days or we cannot process your application."
你必須在3天內回覆,否則我們無法處理你的申請。

(O)"If you apply within 3 days, we can process your application."
如果你在3天內回覆,我們就可以處理你的申請。

這2個句子意思幾乎一模一樣,但只是加了if,語氣完全轉向了!

要如何策略性地應用if在寫作中、傳達正面意向呢?這裡給大家一個「兩段式」原則:

l 用If展開一個子句
l 接著用一個action結束

一起多看幾個句子,就能牢牢記住這樣的用法:

例1:

(X)You need a reference before you can open an account.
在本行開戶必須要有推薦人。

(O)If you give us a reference, you can open an account.
如果有推薦人,就可以在本行開戶。

例2:

(X) Unless you have five years' experience in human resources, you cannot apply for the position.
除非有5年人力資源經驗,才能應徵本職務。

(O)If you have five years' experience in human resources, you can apply for the position.
如有5年人力資源經驗,就可以應徵此職務。

例3:

(X) Please settle payment immediately or you will be charged an extra fee of 5%.
請儘速繳款,否則我們會加收5%的額外費用。

(O)If you pay immediately, you will not incur any extra fees.
如果儘速繳款,將不會發生額外費用。

三個月英文脫胎換骨的一對一:https://goo.gl/cP12GQ

責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:黃楸晴

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世界公民文化中心

世界公民文化中心是一所兩年制英語學院,以「英語島學程」獨有的一對一教學和與國際商業趨勢同步的團體討論課程,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。
世界公民文化中心:http://www.core-corner.com/Web




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