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職場 | 職場修練

如何用30分鐘挽救9小時的無效工作?

撰文者:LinkedIn
LinkedIn (領英) 2019.11.08 3,436
圖為示意圖。 (來源:Dreamstime)
摘要

學會每天問自己一個「優質問題」。從5Why工作法,學會提問,讓做事更有效率。

本文來源於微信公眾號:LinkedIn
微信ID:LinkedIn-China
LinkedIn領英是全球知名的職業社交網站,每個《財富》500強公司均有高管加入。

《稀缺》一書中,作者沙菲爾(Eldar Shafir)提到一個很有意思的例子,來說明忙碌帶來的時間稀缺,會帶來的後果:
想像有一大一小2隻箱子放在面前,你需要往裡面裝東西並且帶走箱子。如果你擁有的是大箱子,那麼你在裝完必須的衣服行李等物品之後,空間還會有空閒。

而如果非常不幸,你擁有的是小箱子,那你必須對空間非常精打細算,不斷權衡。

到頭來卻發現,無論怎麼佈置,箱子都是滿滿的,但是需要帶的東西依舊沒裝完。

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工作幾年後,我們常常會發現自己身陷這樣的困境:時間表被塞滿,但越忙越沒有成就感。

遭遇時間困境時
你需要的是「留白」式高效工作


這種時間困境是我們每個人都會遭遇的:我們必須時刻權衡,在下一刻要做什麼,因而時間表上也是排滿的,由於過於忙碌處理事務本身,會錯過很多工作中真正重要的事情。

而這一現象,叫做「管窺」。所謂管窺就是通過一根管子看東西,管子以外的東西是看不見的。

對於稀缺有限的事物,人們心理上容易造成管窺效應,促使個體過分追逐,從而忽略整體和長遠的判斷。

這裡,「管子」就代表了有限的時間和稀缺的財富,而我們因此變得目光狹窄,找不到真正的意義,很難擁有成就感。
《深度工作七步法》的作者惠特克(Forest Whitaker)在書中說到,在紙上畫一個花瓶,你可以談論繪畫中的圖案和底上的留白,而如果畫面全部被填滿,整幅畫面就失去了美感和層次。

快節奏的生活,996,007式的工作模式,如何留白呢?(編按:996為早上9點上班,晚上9點下班,每週工作6天。007為每週工作7天,每天工作11個小時以上。)

我有一個很有用的小技巧,是和前經理學到的:她的日程非常滿,但無論如何忙碌,她也會每天給自己留出30分鐘的空白時間,這段時間不進行任何會議,不打電話發郵件,而是由自己完全自由安排。

有時候她會學習MBA課程,有時候會回顧最近的工作,有時候只是躺著任由思路滿天飛。

起初,這樣的空白讓我覺得工作效率會降低,會少處理很多事情。然而堅持3週之後,我發現自己解決問題的能力提高了:

許多之前看不到的問題,沒有思考的點,都因為刻意的留白,而浮現了出來。那麼,我們可以在留白的時間做什麼呢?

試試看!
每天提一個優質的問題

耶魯大學2019年的新生演講上,校長Peter Salovey沒有講大段大段的人生道理,而是講述了諾貝爾物理學獎獲得者拉比(Rabbi)的故事。

他說拉比的母親在他年少時,每天放學後,不像別的父母一樣問孩子的學習。她只問他一個問題: 你今天在學校問了一個優質問題嗎?

母親的提問,幫助他養成了尋找優質問題的習慣,他因此注意到很多之前沒有注意到的事情,並且開始真正思考事情之間的內在聯繫,這可以說為他後來在學術研究上的成功打開了一扇窗。

而我認識的一個很厲害的姐姐,27歲就當了外企高級經理。

她閒聊的時候給我說過,工作中經常會出現一些問題,很多時候老闆或前輩會告訴她,這個用什麼方法是做不到的,或者必須用什麼什麼樣的方式去做。

而她的核心邏輯是,問自己這些問題:

做不到是因為客觀原因,還是主觀原因,如何才能做到?除了大家公認的Plan A,有沒有Plan B、C、D?

正因為她經常問自己這些優質問題並深挖,她才總能找到與眾不同的解決思路。

隨後的1個月,我開始每天騰出半小時時間,思考並問自己一個優質問題:哪些事項耗時最長?是人為因素還是客觀因素?怎麼能改變?

相同的一件事,為什麼小A和小B達到的效果天差地別?可以怎麼學習?

和我天天相處的同事們都在做什麼業務?我們可以如何溝通和配合?

而這些問題,是可以分成3類去進行匯總:

人:和做事的人相關的所有問題,比如同事的做事風格,工作喜好等等。
事:這件事本身的所有問題,比如事情的計畫,流程,安排等等。
環境:你所在公司、團隊的氛圍,準則,不成文的規則等等。

而每天問自己一個優質問題的底層邏輯,是發現工作中更多的可能性。

試想,一段時間之後,我們天天見到的人都是一樣的,每天的任務也是有章可循的,公司的流程也是基本一樣的。 而在這個時候,如果你還能堅持發現,並且深度思考某個問題,能夠達成的成就有可能更大。

如何問出優質問題?
5Why工作法幫你直抵本質

我們如何發現「優質問題」呢?「優質問題」不同於普通問題,它是有價值的、經過深思熟慮的問題。

在你不知道要問什麼的時候,我建議使用職場中常被用到的「5Why工作法」,找到一個優質問題。5Why工作法來源於豐田佐吉,是通過對一個問題點,連續以5個「為什麼」來自問,鼓勵解決問題的人,要努力避開主觀或自負的假設和邏輯陷阱,從結果著手,找到問題的根本原因。

舉一個經典的例子:1980年的美國華盛頓廣場的傑弗遜紀念館,牆面出現裂紋。

如果只是不加思考,直接找工匠修理,就不會發現下面的問題。

專家們一開始以為是酸雨導致,後來發現這個紀念館的受損情況,比其他建築物更嚴重。而通過5Why工作法,我們可以這樣發現解決思路:

  • 為什麼傑弗遜紀念館受酸雨影響比別的建築物更嚴重?因為清潔工經常使用清洗劑進行全面清洗。
  • 為什麼要經常清洗牆壁?因為牆壁上有著大量的鳥糞。
  • 為什麼會有那麼多鳥糞?因為大廈周圍生活著很多燕子。
  • 為什麼會有那麼多燕子?因為牆上有很多燕子愛吃的蜘蛛。
  • 為什麼會有那麼多蜘蛛?因為飛蟲在這裡繁殖特別快。
  • 為什麼飛蟲在這裡繁殖特別快?因為大量的飛蟲被黃昏的燈光吸引。
  • 而只要在天還未黑之前,拉上窗簾,傑弗遜紀念館的問題就解決了。

這個故事,就是應用5why分析法的經典小案例。 而在這裡,最後的一個問題:「為什麼飛蟲在這裡繁殖得特別快?」就是一個優質問題,因為它指向了最後的解決方案。

在工作中我們也可以這樣問自己。

例如:一隻公關汪的自問: 

  • 為什麼我工作沒有成就感?因為工作日即使保持連軸轉的狀態,卻依然忙不完。(編按:連軸轉,指的是白天到黑夜,日以繼夜的勞動和工作。)
  • 為什麼每天連軸轉卻依然忙不完?因為時常被打斷,又總有突發情況出現。
  • 為什麼有突發情況出現?因為公關的工作性質,總會有需要緊急應對和處理的事情。
  • 為什麼總會有需要緊急應對的事情?因為公司處在上升階段,媒體常常盯著不放,壓力很大。
  • 為什麼壓力很大?因為沒有建立有效的預案,經常是出了事情再想解決辦法。                                                           

這樣,我們就找到了優質問題的解決方法—需要建立預案,包括完整的應對流程,緊急情況下的人員分配等等,而不是讓自己的工作被突發情況經常打斷。 

平時再忙碌,你一定也要找到自己的「留白」時間,每天問自己一個優質問題。正如耶魯校長Peter Salovey所言,所有重大的發現都來自問題。

明天,你會提出哪一個優質問題呢?

*本文由LinkedIn原創,作者翹楚,喜歡攝影和游泳,以及分享關於歐洲的學習和生活那些事,知乎號德國的綠豆豆,出版小說《精英路》。獲LinkedIn授權轉載:原文


責任編輯:葛林
核稿編輯:黃楸晴

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LinkedIn (領英) 創建於2003年,總部位於美國加州矽谷。致力於向全球職場人士提供溝通平台。LinkedIn是全球知名的職業社交網站,每個《財富》500強公司均有高層加入。2014年1月,LinkedIn宣布正式進入中國,並啟用中文名稱「領英」,努力為中國用戶提供更好的產品與服務。

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