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職場 | 職場修練

你一開會,就沒人敢發言?想讓會議效率翻倍,聰明主管只做這個動作

撰文者:張庭瑋
商周頭條 2019.11.05 315
(來源:Dreamstime)

前洛杉磯道奇隊的經理拉索達(Tommy Lasorda)認為,身為主管要能掌握對待員工的微妙平衡,他說:「我認為管理就像手裡握著一隻鴿子。如果抓得太緊,會殺死鴿子; 但是,如果太鬆散的握住它,則會丟失它。」

聰明的主管就知道,有時候,最好的管理就是「放手不管」。不過,多數主管拿捏不好管與不管之間的分寸,時而用命令的口吻對員工說話,強勢主導對話或發表意見;時而默默觀察後又默默飄走。

管理的力度過猶不及都會損害團隊的績效和創造力,如果掌握得恰到好處,每個人都可以在舒適的環境下工作,公司也能獲利,打造雙贏的局面。

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那麼主管和員工在執行管理和面對管理時,各自可以做些什麼呢?

管理者:練習同理思考,少說多問

針對管理者,可以試著同理員工的感受和處境。透過錄製自己開會的樣子來練習,可能是個好方法。美國史丹佛大學教授薩頓(Robert Sutton)和賽高維亞(Kathryn Segovia)招募了學生,替新手管理人檢視自己是否有扮演好領導人的角色。他們安排學生參加由每個主管主持的會議,記錄主管交談的時間占比、計算主管發表意見和提出問題的數量。

參與這個練習的一位主管就發現,自己在15分鐘的會議中幾乎全程都在講話,而且只問了一個問題,參與的學生表示這場會議枯燥又缺乏參與感。透過這個練習,主管發現自己的缺點,學習少說多問,後來得到不少員工的讚賞。

高端的管理者還要能屈能伸,了解自己的員工和各自的專長,在不同狀況下,運籌帷幄。密西根大學管理學教授格里爾(Lindred Greer)發現,在必須快速決策、採取行動的情況下,好的領導者會毫不猶豫的「上對下」發號施令;然而在需要徵求大家意見,或討論有爭議的問題時,他又會放下身段,和下屬們平起平坐。

員工:給建設性反饋、學適時推辭

上述的好主管可遇不可求,對員工而言,有智慧的應對是唯一正解。以下有幾種策略,可讓員工面對霸道的主管。

● 誠實:面對主管,如果員工能夠不卑不亢的說出自己的想法,並輔以證據說明,會讓主管無法忽視你、對你刮目相看。例如,有兩位女性副總在會議中不斷被總裁打斷而不開心,於是她們把會議中被打斷的次數記錄下來,呈給總裁看,提出異議,後來成功讓總裁決定改過。

● 選擇性服從:當主管們提出太多不合理的意見時,你可以選擇性的服從,或自行優化主管的意見來安撫他們。一位矽谷軟體公司執行長被一位自負的董事會成員纏上,他堅持要擴大清單,但執行長判斷這項變更是不可行的。於是,這位執行長忽略了這位董事會成員的想法。 但是,他優化那些想法,改成更好的做法,不僅安撫董事會大老,也不會為自己招來麻煩。

● 計畫性拖延:這個策略可幫助員工委婉的拒絕主管不合理的要求。一家大型銀行的經理表示,他所帶領的部門業績好的原因,就是因為他推遲了許多公司的新計畫。他說,每當他的上司又要他加入新計畫時,他都會以「部門很忙」為由暫時推辭,而這期間的4、5個月,拚命將部門內的事做到最好,如此一來,上司就會忘記他推辭的事,只記得表現好的功績。

● 提出有建設性的反饋:當你想要拒絕上司時,建議可以準備一些有建設性的回饋,才不會讓主管覺得你「為反對而反對」或只是想偷懶。惠普聯合創辦人帕卡德(David Packard)曾在文章中提過一個名叫查克.豪斯(Chuck House)的工程師,他拒絕了帕卡德暫緩顯示器業務的命令,他反而還在休假期間,向潛在客戶展示顯示器,想不到客戶相當中意,惠普後來售出了17,000多台顯示器給這個客戶,為公司賺進3500萬美元。

很多時候,員工選擇抵抗,並非無視和破壞上司的權威,而是因為他們想做對組織、同事和客戶最有利的事情。為了讓員工盡最大努力,好的主管知道什麼時候減少管理才是更好的管理。

責任編輯:林思妍

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