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職場 | 英文學習

英語信件6個超好用句子》寫給不認識的外國客戶...開頭第一句該寫什麼?

圖為示意圖。 (來源:Dreamstime)
撰文者:Buffy Kao
多益時事通 2019.10.25 6,902
摘要

英文詢問信如何寫得有禮貌且易懂?6個常用句,幫助你在工作書信往來更順暢。

詢問信是職場上常用到的商業書信,所以掌握詢問信常用的慣用語句非常重要。在接觸素未謀面的客戶時,想清楚地表達自己,又不想冒犯對方,就要注意寫信詞句的禮貌性了。今天要教大家6個詢問信的慣用語句,不但可以運用在工作上,英文信件也是多益測驗中常見的題型喔!

以下就讓我們來看看一封英文詢問信的範例:


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請注意粗體的部分,這都是要禮貌性詢問對方時可採用的詞句。

1. I am writing (this email) to ask about…/我寫這封信是想請教.....

如果你聯繫的對象是從沒打交道的客戶,請一定要稟明寫此封信的目的,否則對方容易一頭霧水。這句英文便是一個簡單的開頭,表明寫信的目的。

由於about是介系詞,所以後面可以簡單加個名詞即可。若要加句子,可以改成「I am writing to ask if…」。由於if為連接詞,後面可以加主詞和動詞,變成一個完整的子句。

● 後接名詞
I am writing to ask about the prices for model 332.
● 後接子句
I am writing to ask if you could provide us with the prices for model 332.

2. We would like to/我們想要

這一句英文後接原型動詞,而we would like則接名詞即可。2句英文都有表達委婉want的意思,但是後者太過直接、不夠委婉及不禮貌,很容易觸犯到對方。因此在社交場合中,可以多用would like的表達語,以免觸犯對方。

3. Please let me know if…/如果可以……的話煩請告知

這句話是請對方告知訊息時較客氣的用法,並讓自己方便進一步安排相關事宜。在上述的信件範例中,這句話是請飯店告知,會議室在預訂日期内可否出借。

4. I would be grateful if…/如果您能…的話我會感激不盡

通常出現在信要結束的時候,這句話有向對方重述請求,並表達希望對方幫忙完成之意。當你希望對方完成任務,卻又怕太強勢而冒犯對方時,可以用這句較委婉的語氣,拜託對方達成自己的請求。

5. Please include…/(回信中)請包括....

若是初次與對方聯繫,可以把這句話學起來,有禮地請對方在回覆時,一併提供方便聯絡的窗口和聯絡方式,以利日後的來往。

6. I look forward to hearing from you/非常期待能盡快聽到您的消息

這也是一句英文書信的慣用語,通常用在最後一段,作為結尾段時的結束語句,就是希望對方盡快回覆的意思。

最後我們來看開頭與結尾的部分,開頭的招呼語,因為並不認識對方,因此可以用Dear Sir or Madam,意思為敬啟者。但也有部分的人會寫To Whom It May Concern來做爲開頭的招呼語,不過這個是比較老舊的用法。如果想要明確度更高,也可以用Dear[name of the department]。

另外結尾部份可以用Yours truly、Yours Sincerely或是文中的Yours faithfully,都是屬於比較尊敬的表達語,適合用在初次書信來往時書寫。

最後,針對範例email的內容,請回答下面3題,看你理解了多少:

1. Sanso Engineering is organizing a conference for:
(A) tourists in Taipei
(B) company staff
(C) people it does business with

2. March 4 is the date when:
(A) Jason is writing the email
(B) The conference will take place
(C) The hotel says the conference can take place

3. Jason wants:
(A) the name of somebody at the hotel
(B) to visit the hotel
(C) to check the costs

解答:(C)、(B)、(A)

【多益模擬試題】

解析:

1. 正解為(D)。題意為「Lily Matsuzaka何時可以開始新工作?」答案直接看求職者的回信即可,在信中Lily提到I would be, therefore, available to begin as early as the first of next month.(因此我最早下個月1號可以開始上班。)

信頭看到此封信的書寫日期為October 10th,因此下個月初當然就是November 1st,因此答案當然要選(D)。注意不能選(C),因為那應該是她目前工作的最後一天,而非新工作的到職日。

2. 正解為(C)。題意為「Lily Matsuzaka為何提到自己在日本讀過書的經驗?」而從徵人啟事內文的求職者資格要求訊息做推論,在徵人啟事中提到Applicants who are multilingual (English, Spanish, Japanese) are also preferred.(有第二外語能力的應徵者也會優先考慮,如英文、西班牙文、日文等。)

因此推論Lily,試圖要在對方面前增加自己的錄取機率,而特別提到自己在日本的留學經驗,進而暗示她的日文力不差。

3. 正解為(A)。題意為「Lily Matsuzaka在信中忽略提到什麼訊息?」

這題我們要結合2篇文章訊息內容來合理判斷。首先,徵人啟事中提到求職者必須寄信indicating your interest, qualifications and salary requirements, and a resume(表明興趣、資格和對薪水的要求,加上個人履歷)到公司應徵職位。

我們可以用下列對照表檢驗,看Lily漏了什麼訊息。

Lily沒有提到salary requirement,因此答案要選(A),也就是the amount of money she wishes to earn(她期望的月薪)。

延伸閱讀》掌握3個心法 英文自我介紹難不倒你

責任編輯:葛林
核稿編輯:黃雅苓

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