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職場 | 職場修練

下午這時段,就該處理不用動腦的工作!時間管理顧問:5方法落實解決待辦事項

撰文者:戴蒙.札哈里斯
非讀BOOK 2019.10.03 2,926
摘要

1.日積月累的待辦清單,一旦缺乏適當規劃,容易勢得其反、妨礙做事效率。
2.學會任務分類,有助於支配時間、零碎時間也不浪費。
3.定期追蹤,以確保工作如期運行。

你的目標會決定你如何使用你的時間。它們讓你清楚的知道你想實現什麼,包含短期內或是幾年後想實現的目標。

我們來看看下列由生產力App開發商 iDoneThis 所提供的調查數據:

• 有41%的待辦事項,從未被完成。
• 有50%已完成的待辦事項,是在1天內被完成。
• 有18%已完成的待辦事項,是在1小時內被完成。
• 有10%已完成的待辦事項,是在1分鐘內被完成。

這些數據告訴我們什麼?首先,這些數據揭示了許多待辦清單都沒有作用。具體來說,清單背後的任務管理系統是沒有效用的。畢竟,有40%以上的任務都沒有被完成。言下之意是指,這些事項被延遲到隔天、被無限延期,或者完全被終止。這些都不是有效的任務管理系統該有的現象。

其次,許多待辦事項很快就被完成了,有些在幾分鐘之內就完成。這表示,許多人的清單沒有具體列出完成各個任務所需的時間。

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這同時也表示,人們傾向於選擇看起來容易完成的任務。這種作法的問題在於,沒有考慮到任務的優先順序。雖然可能會有很多待辦事項從清單上被劃掉,但沒有任何證據表明,這些被劃掉的事項,都是正確的事項—重要的事情。這會讓人有錯誤的成就感。

再者,這些數據表明了許多待辦清單都太長了。許多待辦事項清單的任務都太多了。這種情況會造成我們的壓力,因為我們知道自己永遠無法完成清單上的每個事項。我們會被迫把這些事項往後延遲,或捨棄它們。

如果你擁有一個運作良好的系統,你的清單會幫助你更快、更有效率的完成重要的工作。如果你的系統出現故障,你的清單實際上可能會對你的工作流程造成不良影響、妨礙你的時間管理,以及破壞你的工作效率。

接下來,我會一步一步告訴你,如何維持一個有效的待辦清單系統。所有要訣都是打造運作良好的系統所不可或缺的,它們可以確保你的待辦清單,能幫助你完成重要工作。

把「微型任務」列在批次處理清單

批次處理清單的目的是,把所有微型任務整理在一起。微型任務是10分鐘以內可以完成的事項。這種作法是為了將它們整批放在一起,然後在一段工作時間內處理它們。

微型任務不歸屬於你的每日待辦清單。你應該把時間留給,需要更多時間才能完成的高價值任務(至少15分鐘)。請記住,你的每日清單應該限制在7個事項。

微型任務也不應該放在你的總清單裡。它們只會讓你的總清單變得雜亂無章。

你應該把它們放在單獨的批次處理清單中。當你有多餘的時間時,可以挑選一些來進行。當你完成之後,再將這些事項從你的清單中劃掉。

下面舉例的是屬於批次處理清單的微型任務:

• 鋪床
• 啟動洗衣機以清洗衣物
• 寄電子郵件給客戶
• 記錄昨天的銷售資料
• 清空洗碗機
• 安排與同事的會議
• 預訂晚餐
• 檢查語音信箱
• 倒垃圾
• 向老闆更新進行中的專案進展
• 回覆一通電話
• 整理你的工作區域
• 在網路上支付帳單
• 更新軟體

前面列出的每項任務,都可以在幾分鐘之內完成。問題是,當你整天零零散散的處理它們時,它們可能會變成讓你分心的事。它們會打斷你的工作流程、破壞你的動力,以及扼殺你的創造力。它們會誘使你同時從事多件事,這會帶來工作轉換成本。轉換成本會對你的表現產生負面影響,因而導致你的工作效率急劇下降。

解決這個問題的方法很簡單:把這些微型任務放在一起,空出30至45分鐘來處理它們。這麼做能夠讓你一個接一個,專心的處理這些事項,而且不會分散你對重要工作的注意力。因為你會單獨留下一段工作時間來解決這些問題。

如果可以的話,盡量把情境相關的任務放在一起處理。例如,如果你需要回覆幾封電子郵件,請將回覆每一封電子郵件視為單獨的待辦事項,然後在單獨的批次處理時間,一次整批處理所有需要回覆的電子郵件。同樣的,如果你需要在家裡做幾項家務,那麼把它們放在一起,然後同時解決這些事。

處理相關的待辦事項,可以最小化轉換成本。如此一來,你可以在更短的時間內完成更多工作,並減少整個過程中所犯的錯。

對挫敗感保持警覺

對任何任務管理系統來說,最大的威脅之一就是力不從心。

毫無疑問的,你肯定曾在某個時候經歷過這種感覺。例如,當你查看你的電子郵件時,你在看到收件匣中有數百封信之後會感到沮喪。當你檢視你的總待辦清單時,會因為它很繁多、缺乏任務相關的情境而感到氣餒。當你檢視你的每日待辦清單時,會因為發現你列的事項是不明確的專案,而不是可行的任務而覺得喪氣。

如果它在你的腦海裡生根,它就會吸走你的熱情、熄滅你的動力,並且阻斷你的創造力。

基於上述理由,你必須對挫折感保持警覺。你必須時時刻刻保持戒備。你身邊的各種情況會同時讓你覺得工作量超載。例如,你的老闆可能會把越來越多的責任強加在你肩上。你的同事可能會企圖把他們的待辦事項委託給你。你的另一半可能會在你不斷增加的義務清單中增加事項,卻沒有意識到你沒有多餘的腦力可以即時處理這些義務。

別低估了挫折感使人消極的力量。它會使你壓力增加、讓你更容易分心,並且妨礙你完成重要的事情。

根據情境定義你的待辦清單

比如,你應該詳列專案的相關任務;活動的類型(分析型、創造型等), 以及這項任務是否有任何地點上的限制。

一開始,注意這些細節或許看起來很浪費時間。但是若要維持待清單系統的順利運作,這些細節就極為重要。當你為你的總清單裡的任務加上情境時,你就可以快速分辨出,你應該進行哪些任務。

舉例來說,假設你負責一項即將截止的重要專案。你會把重心放在推進這個專案的任務上(根據專案的情境)。

或者,假設現在是下午3點左右,你的精神狀況很差。你可以專注於無需動腦的工作上(像是輸入資料、清理你的辦公桌等),而不是去進行分析型或創造型的工作(根據活動類型的情境)。

或者,假設你正在辦公室裡。你會關注只能在辦公室裡完成的待辦事項(根據地點的情境)。

任務相關的情境會指引你的決策,讓你知道接下來應該執行哪些任務。雖然提供情境的細節需要先花一些時間,但這麼做可以簡化之後的決策過程。這是個很好的投資。

進行每週回顧

每週回顧非常重要。這麼做能為系統帶來很大的差別,差別在於它是激勵你完成重要事情的系統,或是鼓勵你拖延的系統。兩者的差別決定了,你是否能成功追蹤你需要做的所有事,或是讓這些事被遺忘而沒有完成。

大部分的人都忽視了定期進行回顧。他們認為沒有必要。他們認為自己對工作量有十足的把握,因此正式的回顧只是在浪費時間。

這可能確實是符合你的情況。假設你的總清單上的事項少於十幾項。你或許可以在不進行每週回顧的情況下,追蹤所有事情。

但是情況通常是,你需要追蹤的事項遠超過十幾項。如果你有任何的責任或目標,在不進行定期回顧的情況下,你的總清單肯定會增加到無法管理的地步。請相信這點。

更新你的目標清單

你的目標會決定你如何使用你的時間。它們讓你清楚的知道你想實現什麼,包含短期內或是幾年後想實現的目標。

你的目標讓你為自己負責。當你知道你想實現什麼目標時,你會意識到你做出的每個決定,是讓你離你的目標更近,或是讓你離目標更遠。

當你知道必須完成某項任務的原因,而且原因與你想達成的目標一致時,你就會把目光集中在這項任務上。你會把它當成優先事項。

每月檢查並更新你的目標。這麼做能有助於你,維持待辦清單系統的順利運作。

書籍簡介_一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式

作者: 戴蒙.札哈里斯
譯者: 劉奕吟
出版社:樂金文化
出版日期:2019/08/28

作者簡介

戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)

  時間管理策略顧問 / Art of Productivity網站統籌

  他在創業前,曾在幾間公司走跳,察覺到大家總是被不必要的會議、充滿干擾的工作環境,以及上班無意義的閒聊等因素,拖累了工作效率,無法做好時間管理。現在,他成立了自己的公司,透過網站和書籍來傳遞簡單實用的時間管理策略,幫助大家安排好自己的時間,並藉此提高生產力。

  戴蒙住在南加州,家中成員有給予他支持的美麗妻子,以及他們養的活潑的狗。

責任編輯:黃雅苓
核稿編輯:葛林

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