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職場 | 職場修練

主廚高效工作,關鍵在每天30分鐘!時間管理常見錯誤:待辦事項和行事曆分開

撰文者:丹.查納斯
非讀BOOK 2019.09.26

主廚杜恩.利普瑪(Dwayne LiPuma)的廚房員工才剛全體離職,他就得面臨今天40位客人預約的午餐,隔天還有一場140人份的宴會料理要準備。為了製作這些餐點,利普瑪的上司給了他19個新聘的廚房員工,但其中有些人甚至沒有在高級餐廳工作過。除了利普瑪的助手和一位糕點師傅,其餘的人完全不知道餐廳的菜單上有什麼菜色,更不用說如何準備這些擺盤講究的美味佳餚了。 

但是,到這一天餐廳關門休息為止,來用餐的每位客人都將心滿意足地離開,其中有些客人為了造訪利普瑪主廚的這間餐廳—美豐盛(American Bounty),甚至好幾個月以前就已經預約好座位。神奇的是,這些客人壓根不會發現餐點是由一群新進廚師準備的。
這是奇蹟嗎?非也。其實這對利普瑪主廚來說是例行公事,3個星期後他將訓練出一批有自信又有實務能力的廚師,緊接著又會有另一批新人取代他們,這個循環每3個星期就會重複一次—這其實是即將從美國廚藝學院(Culinary Institute of America)畢業的學生,在畢業前的倒數第二堂課。

如此不可思議的訓練節奏之所以可能成立,並不是什麼奇蹟,而全要歸功於一套工作系統,那就是「就位」。

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廚藝學生畢業後,開始到專業的廚房工作,在這個新的世界理,將計畫內化是基本功。主廚維利.迪弗雷納曾拿下詹姆斯比爾德獎 (James Beard Award),也是紐約創新餐廳「wd-50」以及「Alder」的 老闆。

迪弗雷納發展出一套獨特的方法,能夠和自己的清單「合而為一」。他還是廚藝學生的時候,就已經進到主廚艾夫列.柏特利 (Alfred Portale)的餐廳「Gotham Bar and Grill」工作。從學生時期踏進廚房的那天起,一直到後來成為當時另一位傳奇新秀讓-喬治.馮格里奇頓的副主廚,迪弗雷納不曾中斷一個習慣:每天回家的路上,他會拿出一本小本子和一枝筆,寫下所有他明天應該做的事,清單列完後,他會把它撕下來、揉成一團。然後他會再寫一次清單,這次全憑記憶,然後再撕掉、再揉爛。第二天早上去上班的路上,他會重新寫一次清單,好像在玩遊戲一樣。

日復一日,迪弗雷納將一個一個清單烙印在腦海,多年以後,他還保留著裝滿當初寫清單用的記事本的鞋盒,有時候他會拿出來隨意翻閱,每一張清單都像一部微電影,播放著他的回憶,上演著多年以前某個夜晚發生的一幕。迪弗雷納要求他的主廚們也寫清單,寫的不只有該做的事,還有任何他們可能應該做的事,他說寧願將多餘的項目劃掉,也不要為時已晚、缺漏半項。

主廚事先規畫、主廚倒著計畫

單點文化的出現讓廚藝變成一種產業,同時它也讓料理專業變成一場博弈。一個成功的主廚不僅要懂得烹飪,她還必須預測顧客會想要點什麼料理、什麼時候想要。當代的主廚必須活在兩種時間思維裡,一個是當下 —計算從現在到未來某個時間點,所需要用到的資源;另一個是未來 —從未來某個時間點回溯至現在,以分鐘、時數回推,計算料理需要的時間。

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利普瑪教給學生的第一堂課就是菜單組合(menu mix)的概念: 預測菜單上每個品項要準備的量。在美豐盛的學生每天都必須備料,而每當有1百位客人預約,每個品項就要準備10份,例如說如果今天的預約人數是40人,那麼菜單上的每個品項都要準備4份,所有品項需要的食材都必須按比例準備。

有經驗的主廚會知道,菜單上受歡迎的品項會跟著時節變動。如果是外燴的餐飲活動,規畫就必須從擺盤開始:首先想像擺上桌的成品,接著主廚就會以回溯的方式計算時間:這些料理從擺盤到上菜需要花多久時間?完成料理製作需要花多久的時間?將料理從廚房運送到外燴場地需要花多久時間?每道料理中所含的食物的各自需要的料理時間是多久?需要花多少時間準備每道料理的食材?我需要多少時間準備料理要用到的工具和設備?如果想縮短準備時間的話,要追加多少人力?

主廚這種回溯式規畫技巧令人稱羨,但這種技巧也可以應用在廚房以外的地方。在進入學術圈並成為烹飪史著名學者以前,艾米.特魯貝克(Amy Trubek)最初曾是廚師和外燴業者。她還記得父親當上中西部一間知名大學院長的那天,撥了通電話給她。

「艾米!」電話那頭的他說,「我要把其他副院長全送到廚藝學校。」特魯貝克滿腹疑惑,問他為什麼要這麼做。

「因為我發現自從你到廚房上班、到廚藝學校就學後,行事變得很有組織,」她爸爸接著又說,「你知道如何在期限內,有頭有尾地完成專案。」特魯貝克將自己的轉變全歸功於「就位」之道,特別是從出餐時間開始、回溯規畫的這個方法。

製作一份誠實的紀錄

對於在廚房工作的人而言,決定與安排任務比較容易,畢竟廚房內的工作都是實際的肢體行動。比起創建一份試算表、寫一篇文章、成交一筆交易,我們會更清楚將一塊牛排煎到7分熟要多久。所以要判斷某件辦公事項會花多少時間,對我們來說較難,而這種資訊非常珍貴。製作一份誠實的紀錄可以幫助我們進一步了解,平常到底用多少時間完成例行公事,以及出現頻率高的任務。

現在就來舉個例子,看看從事創意產業的人可以怎麼練習。

假設你是一位平面設計師,你通常會花多久時間發想一件商標設計案?有時候你給自己3個星期的期限,零零星星加起來一共30個小時;有時候你可以在一陣4小時的腦力激盪中,迸出一堆好點子。因為你沒有刻意做過紀錄,所以從不知道自己到底需要多少時間。
我建議你準備1張紙、試算表,或是任何時間追蹤軟體都可以,挑選幾種最重要的任務,記錄1個月內處理這些任務所花的時間,然後檢視這些累積起來的時間是否都經過有效利用。

再舉幾個例子,如果你是老師的話,備一堂課需要花多久的時間?如果你是學生的話,讀完50頁的教科書,需要幾個小時?如果你是主管的話,1個小時內通常可以完成多少小型任務 —例如回覆電子信件這類事情?如果你是保險業務員的話,製作1份新客戶的檔案,又需要多少時間?

或許有些任務對你來說,就是特別難完成,這項練習也可以套用在這類任務上。你要做的就是決定任務的「最小執行單位」,譬如說你需要至少一個小時發想商標設計,那很好,發想設計的最小執行單位就是一小時。你估計商標設計從開始到完成, 大概需要30個小 時,那你就必須考量、調整其他案子花費的時間,確保自己準時做出成品。

我自己的話 —我知道某類型的文章,2個小時內我的文字產量大約是5百字,這對規畫時程來說是很有用的資訊,但是如果我當初沒有刻意去記錄,我就不會有這項資訊。

找到你的 「彌思值」

慣性的「氾計畫者」也有個練習,我們要學著找到你的「彌思值」(Meeze Point)—也就是在不超出負荷的前提下,你一天能執行的「行動數量最大值」。這裡所說的行動可以是一場會晤,也可以一項任務,這個數字會是你每天工作量的臨界值。從「一星期選一天來練習」這一小步開始做起,找出你的「彌思值」,就能慢慢帶領自己脫離過度規畫的泥淖。星期五是最合適的練習日,因為這一天的我們最沒有過度規畫的壓力,練習步驟如下:

1. 列出至多3項今天必須完成的行動,其規模可以大到需耗時5小時,也可以小到只花5分鐘就結束。各事項的大小盡量相互平衡,用平常心規畫就好。
2. 將這些行動事項按照合適的時間點,標示在行事曆上。
3. 接下來就不要再規畫任何事情、也不要再安排新任務,當然你可以做一些不在計畫內的事,但前提是規畫好的三項要確實做到。
4. 確實遵循行事曆—準時赴約、準時開始任務,如果有緊急事情發生,導致你必須把行事曆先擺一邊,那建議你將這次練習改期。
5. 這天工作結束後,記錄這3件行動事項的完成度。
6. 如果3項都確實完成了,下星期規畫練習日時,列出4項行動;如果3項並未完成,下星期就維持3項。
7. 每個星期都練習一次,直到連續3週下來,你來到每週均無法完全執行所有列出項目的臨界數值為止。例如說有時候你可以完成9件行動事項,但從來都沒辦法突破10項,那你的「彌思值」就是9。
8. 等到你找到自己的「彌思值」,就可以開始把這個規則應用在其他日子裡,將這個數字當做你一天之內可完成的最多行動事項量。

透過這個練習,我找出我的「彌思值」,是10。

建立今日彌思

因為工作的關係,規畫是主廚每天的例行公事。而我們不同,我們必須自動自發地養成規畫的習慣。俐落工作最重要的一點,就是持續、有系統性把規畫時間。如果這本書的建議你只能選一項來做,那麼實踐「今日彌思」就是首選。

「今日彌思」是什麼?這是你個人工作天當中的「就位」習慣。

這段時間的你,可以

(一)整理外在及虛擬空間的整潔、(二)理清你的思緒、(三)規畫你的一天。

花多久時間做這件事?30分鐘。

將行動排進時程

「行動」就是你這一天計畫要做的所有事情。任一項任務(買奶油、打電話給傑夫、準備新廣告的設計稿)都是一種行動;任一場約會(員工會議、多方通話會議、跟山姆吃午餐)也都是一種行動。對計畫而言,任務和約會沒什麼差別,因為這兩者都需要花時間,也都需要你置身其中。我們之所以認為這兩者不同,是因為我們總是用不同的工具記錄它們:待辦事項清單和行事曆。

然而對主廚來說,兩者之間不該有差別,對我們而言也一樣。沒有一併載明約會安排的待辦清單,會害我們的任務不斷增生,完全忘了考慮做這些事實際可用的時間;而一份只有記錄約會安排的行事曆,則讓我們誤以為自己手上的時間很有彈性,事實卻不然。當心靈上、精神上的目標(通常會出現在待辦清單),和我們需要實際出現在某場合的時間(地點通常被行事曆左右)撞在一起時,令人不知所措的壓力就會出現。

我們之所以得將行動(任務與約會放在一起看)按照次序排進時程表,就是為了提高完成這些行動事項的機會。 「待辦清單是很好的收集型工具,」作家彼特.布雷格曼(Peter Bregman)這麼說,「而行事曆這個工具呢,最適合用來引導我們完成每天的工作,因為行事曆是有限制的,一個人一天可以利用的也不過就那幾個小時。」

將行動排進時程裡,可以幫助我們做決定,同時我們也不得不遵守時程、按部就班。行事曆逼迫使我們誠實地做時間安排。清單也是安排當日行程很好的工具,但千萬別忘了把約會一起列進去!這就是主廚看待時間的方式,我們也應該仿效。

先計畫「料理的模樣」

面臨複雜、步驟繁瑣的項目,主廚們會這樣規畫:想像成品的模樣。如同有些主廚著手規畫時所做的第一件事,就是把料理成品畫下來。面對手邊的專案或項目,我們也要先想像呈交出去的時刻,然後從那一刻開始進行回溯式規畫。

你需要哪些資源才能讓成品看、讀、摸或聽起來是完美的?什麼時候需要這個東西?你有把可能的延宕、假期和突發狀況統統考量進去嗎?你有給自己足夠的時間再校正和檢查嗎?為了完成這件事,需要在其他事情上妥協嗎?

書籍簡介

就位:從平庸到卓越的關鍵練習,每天30分鐘,養成心流、持續力及精確度同時到位的高效習慣
作者:丹.查納斯
原文作者:Dan Charnas
譯者: 林憶珊
出版社:臉譜
出版日期:2019/09/07

作者簡介
丹.查納斯
Dan Charnas
是一位書寫文化類、生活風格與商業類書籍的獲獎作家;曾獲2007年普利茲藝術新聞獎學金,他的第一本書The Big Payback: The History of the Business of Hip-Hop,被《滾石雜誌》譽為「挖掘音樂產業骯髒內幕的經典之書,為一本史詩級通俗作品」。他住在紐約市。


責任編輯:洪婉恬
核稿編輯:葛林

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