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職場 | 職場修練

「這件事我只在這裡說...」簡報第一句話就吸住人,7個能現學現賣的簡報金句

撰文者:下地寬也
商周讀書會 2019.09.19 4,528
圖為示意圖。 (來源:Dreamstime)

推薦理由

當用心做簡報讓自己表現專業,卻達不到好結果,只是證明用心的「點」不對! 許多人簡報前1分鐘還在花時間修改、調整簡報,其實是錯的!

在內部提案或向客戶前做簡報,常常達不到效果。有可能的狀況是:

(1)容易緊張、擔心冷場、表情肢體僵硬。
(2)擔心講不好,害怕沒有說服力。
(3)擔心說錯話,內容太多時間無法掌控。
(4)邏輯組織與應變能力不好。
(5)台下反應冷淡、面無表情。

透過本書練習如何「說」簡報,讓人印象深刻,又可以讓客戶回饋內心想法,對你的簡報認同,達到成功說服效果。

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精選金句

把平常的話,講得像「不能說的秘密」。
只要開始改變,之後就很簡單。你已經跨出了第一步。

你將收穫

一、開場白很重要!如何一開口就吸引大眾目光
二、如何讓聽眾快速掌握重點,對你的意見買單
三、有一個完美結尾,成功說服你的聽眾

精華書摘

一、開場白很重要!如何一開口就吸引大眾目光

把平常的話,講得像「不能說的秘密」

我們準備要進軍中國
→【這樣說更好】這件事我只在這裡說,那就是我們準備要進軍中國

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

光是「只在這裡說」這幾個字就能引起聽眾興趣。別人都不知道的事,只有我們這些人知道。這種情況總是教人感覺興奮。

「只有現在、只有這裡、只有對你」,說話時請試著運用這些詞句,人們總是會被很少人知道的消息所吸引。雖然我這樣說,但你可能會認為:「其實並沒有什麼只能在這裡說的事啊!」

請放心。就算真的沒有只能在這裡說的事情,也沒關係,你可以說像是外界所不知道的開發的辛苦談,或是已經決定要公布的新聞等等。

就算不是真的無法公開的秘密,只要是當事人還不知道的訊息就OK。

「請不要告訴別人喔。」若再加上這一句,效果一定更好。

【範例】
• 這件事我只在這裡說,那就是已經決定正式從美國進口。
• 目前還不能公開,但已經決定要正式出道。


講得看似有秘密跟招數

只要使用這個素材就可以
→【這樣說更好】現在就來揭開謎底吧。秘密就是這個素材

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

「現在就來揭開謎底吧。秘密就是....」公開秘訣之後,或許不是這麼容易模仿,但答案就是這樣。這種表達方式也可以表現出講者的自信。

一流企業才有的改善know-how 與新服務開發秘辛等等,即使公開秘訣,也大都無法輕易模仿。儘管如此,大家還是有興趣知道。

實力的部分展現不僅可以吸引聽眾興趣,更能因此獲得信賴。

【範例】
• 揭開謎底,其實就是在既有加工方法中加入這項素材。
• 其實是有秘訣的,只要將手腕往右扭轉就可以分離。


二、讓聽眾快速掌握重點,對你的意見買單

放3個盒子在聽眾腦中

有很多重要的重點,現在我依序說明...
→【這樣說更好】重要的重點有三個。首先第一個是...

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

「重點有3個!」只要這樣說,聽眾便會在腦中預備好3個盒子,準備放置自己理解到的每一個重點。例如「高、中、低」、「L、M、S」、「人、物、錢」等,像這樣列出3個重點,就能讓說明變得容易理解。

做簡報發表時,或許你會認為重點愈多愈有說服力,然而事實上卻無法給聽眾留下印象。
「重點有4個。也就是機能、耐久性、成本,還有設計。」不覺得這樣好像有點難記嗎?
不過,「重點有2個,也就是品質跟成本。」這樣說又好像少了點什麼。

「重點有3個。也就是品質、成本與設計。」於是,像這樣列舉3個重點,對聽眾來說簡單易記,也容易產生認同感。

【範例】
• 區分學生的重點有三個。第一個是說話的方式...
• 這次的問題有3個。第一個是品質的問題。


讓聽眾感覺物超所值

只有30分鐘,可能沒辦法完整說明
→【這樣說更好】最少需要花上3個月的內容,今天用30分鐘做重點說明

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

聽眾都不喜歡太長的內容。雖然講者總認為30分鐘的說明實在不夠,但聽眾卻感覺時間漫長(奇妙的是,即使是只有5分鐘或10分鐘的簡報,講者依然覺得時間不夠,聽眾也同樣感覺冗長)。

所以,試著加一句話,讓聽眾覺得時間變短吧。「平常要學會至少要花3個月,今天就用30分
鐘跟大家說明。」這樣說,就能讓聽眾相信今天一定受益良多。

5分鐘就能理解的內容卻花30分鐘說,聽眾都覺得厭煩。但是,需要花3個月時間才能學會的內容,卻能用30分鐘知道重點,聽眾反而覺得物超所值。

過程中講者可以不斷提醒,這項know-how 可是花費許多時間才學會的。

「大家今天可以用30分鐘學會這些,真的非常幸運呢。」這樣說效果更好。

【範例】
• 今天利用1小時告訴大家這項10年調查的重點精華。
• 今天用30分鐘介紹周遊歐洲各國後嚴選出的商品。

比較Before與After

誤觸率降到了0.5% 以下
→【這樣說更好】誤觸率以前是3.8%,現在大幅降到0.5% 以下

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

Before 與After 的比較說明強而有力。如果只是說明改變後的狀況,有時也不易理解效果到底有多大。

「肌膚變得這麼漂亮」、「桌面變得整齊乾淨更好使用」。就算聽到這種說明,還是不清楚效果的變化程度。

這時若運用Before與After的比較說明,效果變化會更加明確。「之前皮膚粗糙,只是擦了這瓶乳液就變得這麼漂亮」、「請看看這個亂七八糟的桌面。改善之後,桌子周邊的收納變得整齊清爽,桌面變得更好使用」。

巨大的變化,意即落差,總是能讓人心動。以前考85分的人這次考90分,跟以前考30分的人這次考90分,帶給人的震撼完全不同。

【範例】
• 以前每天要花2小時的東西,現在3分鐘就完成了。
• 過去差點就要倒閉的店,採取新做法之後,變成了人氣排隊名店。


三、有一個完美結尾,成功說服你的聽眾

讓聽眾感覺改變已經開始

今天聽到的內容,請大家明天開始嘗試
→【這樣說更好】光是聽了今天的說明,大家就已經開始改變了

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

日文有句慣用語是「抬起很重的腰」,亦即要開始一項新措施,總是讓人嫌麻煩。不過只要開始行動,通常都會比原先想像的來得簡單。

移動物品也是如此。當要移動一件靜止的物品時,靜摩擦力的作用讓我們必須多用點力量。當移動開始,動摩擦力的作用讓我們只需一點點力量就可以持續推動。開始一項新措施就跟這個很像。

因此只要說「已經開始了喔」,大家就會更容易做出決定。「原來如此,原來是像這樣。確實心情好像不太一樣,只要繼續持續就可以了吧。」

商店的集點卡也是如此。第一次拿到集點卡時會發現上頭已經蓋好一個章,這是店家為了讓客人感覺已經開始集點了喔。

「明天開始請這樣做。」雖然這樣也不壞,但到了明天總是會忘記。

【範例】
• 今天就算第1次,明天是第2次。
• 只要開始改變,之後就很簡單。你已經跨出了第一步。

最後總結重點

今天跟大家談了很多
→【這樣說更好】現在做總結。今天說明的重點是...

圖片來源/《提案必看的簡報小抄》

「雖然好像講了很多東西,但結果什麼也沒記住。」聽簡報時,是否也曾有過這種感受?不擅長簡報的人,內容大都鬆散無重點且經常離題,也不知道在該哪裡結束說明。

另一方面,擅長簡報發表的人總是能夠歸納好重點。不僅確實掌握自己在發表中講了幾個重點,同時脈絡也簡潔明確。

在第21項曾談到,可以像下面這樣依序進行說明。「第1個重點是⋯⋯」、「第2個重點是⋯⋯」。

最後再用1分鐘左右時間做總複習。「那麼我來做個總結。今天所談的重點有3個。」

總結的出現,會讓聽眾感到安心,因為擔心自己或許已經忘了前面提過的東西。只要快速回顧與決策相關的重點,聽眾就能記起概要,也更容易進行判斷。

【範例】
• 最後請讓我做個總結。
• 那麼,最後就來複習一下一開始所說的結論吧。

書籍簡介_提案必看的簡報小抄:別怕沒梗!KOKUYO顧問的100簡報句型,一翻就上手

作者: 下地寬也
譯者: 劉亭言
繪者: takadabear
出版社:商業周刊
出版日期:2019/09/19

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作者簡介_下地寬也(Shimoji Kanya)

日本知名文具品牌國譽KOKUYO株式會社工作風格顧問。2008年起擔任KOKUYO研習單位「Skill Park」負責人。歷經研究未來工作方式的工作風格研究所所長、家具事業部統括企劃、促銷、提案工作的提案行銷部部長,目前在經營管理本部從事KOKUYO集團工作方式與工作環境的改革工作。

著有《1分鐘簡報法:日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》、《一次就獲得OK的資料 簡單製作秘訣》(暫譯)、《猶豫時就試著改變「分法」》(暫譯)等。


責任編輯:葛林
核稿編輯:林群

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