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職場 | 心靈成長

三分之一整理術 人生從此更清爽

撰文者:荒河菜美
非讀BOOK 2013.02.01 53,483
(來源.Photo Credit : CC somegeekintn @Flickr)

還在凌亂的辦公桌上滿頭大汗地找資料?
每天超時賣力工作,卻永遠被deadline打敗?
交換回來的名片想不起是誰、湧入的電子郵件沒空回覆,莫名和朋友同事疏離?

就算平凡地過日子,物品、預定行程、友人等都會逐漸增加,但,家裡的空間有限,一天也僅有二十四小時,而你的身體卻只有一個!

現在只要待在家裡或公司的辦公桌前,就會湧入各式各樣的訊息,透過網路便可與全世界的人連接。但是我們的生活真的便利嗎?身旁充斥物品而變得亂七八糟、因為回覆大量電子郵件而剝奪時間,這樣是你理想中的生活嗎?

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你的人生,是否超過承載量?

包袱太多,會重、會累

至目前為止,我都以「時間設計師」的身分從事活動,已經超過四千人接受過我的時間活用建議。此外,我出了不少整理術的書籍,也可說是時間設計師活動的延伸。

當工作用的電腦不能運作的時候,就會送去讓懂電腦的人檢查。然後,那個人就說:「如同小客車般的電腦,卻塞進卡車承載的物品量。」也就是說,我的電腦塞了過多的資料,超過可承載的容量。我因而意識過來。就如同我的電腦一樣,為了避免人生負荷過重,必須整理身旁環境、活用必要的物品、拋開不必要的物品。

為什麼整理是必要的,簡單來說,就是因為「抱了一堆東西會很重」。當你持續地走在名為人生的悠長道路中,如果抱著一堆行李的話,就會很辛苦、很重,而跑不動。

減輕負擔,就能輕盈地奔跑

身旁的物品如果亂七八糟的話,就會無法平靜而心情浮躁。因為要找的物品變多,所以會有忙碌、被時間追著跑的感覺。連帶地,工作也會不順、與人的交往也會變得疏離。

要怎麼做才好呢?只要減輕負擔就好了。

問題是,要刪減什麼、要減多少才得以輕盈地奔跑?

為了知道對你而言,什麼是「必要的物品」與「不必要的物品」,讓人生更加清爽,這篇文章將與您分享可以馬上運用的妙策。

如果能夠運用這篇文章中所寫的想法,就不會再被多餘的物品或訊息搞得暈頭轉向,人生一定會開始運轉得很順暢吧。

辦公桌是反映你行動的鏡子

整理物品時,幾乎每個人都有共通的煩惱,也就是不知從何著手。我所推薦的方法是,從辦公桌上,或是餐桌上開始。為什麼是辦公桌或餐桌呢?因為那是每天最常被使用的地方。這樣的地方正是反映你行動的鏡子。當忙碌不堪時,辦公桌應該也會雜亂不堪,成從出發點開始就不理想的情況,導致效率不佳。

準備三個開口大、淺底的袋子。

為什麼是三個呢?因為要分類「需要」、「不需要」、「不知道」。

辦公桌上或許雜亂地堆積了資料、書、工作用的小物品、電腦、手機等等的物品吧?依據上述的三種類進行分類吧,使辦公桌上變成空無一物的狀態。

如果這時候出現很多「不需要」的物品,就表示你早就知道這些應該丟棄,卻逃避丟棄的證據。不要覺得麻煩,把不要的物品一次處理掉吧。

辦公桌上空無一物的話,環境會跟著清爽,看起來更寬敞,心情也會跟著怡然自得。這樣的感覺是很重要的。總是把一切物品攪在一塊的人,無法瞭解這種開放舒爽的感覺。

體驗完清爽的感覺後,畢竟辦公桌是為了使用而存在,所以請將必要的工具放回桌上吧。要從哪個袋子、拿出什麼呢?

這個時候,希望大家能有意識地去觀察一件事。

那就是放在辦公桌上的物品,是否是從「需要」的袋子中拿出來的。如果並非如此,就表示你認為需要的物品,與實際上所需要的物品有所落差。也就是說,在你的認知上極有可能有所誤解。回歸原點的作業,是為了讓你正確地認識需要的物品,以及不需要的物品。

即使是放在「需要」的袋子,最終沒有拿出來,還是屬於「不需要」的物品喔。 

貼上便利貼,就可以看出不需要的物品

平常有想過我們使用了身邊哪些物品嗎?很多人都沒有意識到,所以就算周圍參雜了不使用的物品也不自覺。。 

實際有使用的物品有什麼呢?只要試著貼上便利貼就會一覽無遺。便利貼是很多人在工作或學習時都會用到的小物品,就試著貼在物品上。不需要太嚴肅、輕鬆地進行吧。 

首先由辦公桌周圍開始,從小範圍著手試試看。 

「這個還要用、這個以前用過、這個是什麼時候用過呀……」 

雖然會出現一些困惑,但是原則是,「什麼時候用過呀」的物品就不要貼。因為一貼的話,就會沒完沒了。試著貼上便利貼後,就會浮現出平常會使用的物品。會使用的物品幾乎都已固定,所以應該可以注意到,其實沒有太多的物品。 

沒有貼上便利貼的物品,就是你不使用的物品。不用的物品就是沒必要的物品。 

Let’s try it! 
在身邊「有使用」的物品上,貼上便利貼看看。 
沒有貼便利貼的物品,就是沒有使用的物品,應該果斷地放手。 

不管是電腦或抽屜,全部都要空出三分之一

因為辦公桌的抽屜亂七八糟,總是找不到物品;因為書櫃擠得滿滿的,所以只好往上堆疊……你周圍是不是有這樣的情況呢? 

無論哪裡都塞得滿滿的,每回要拿物品、放物品,就會產生多餘的作業,而這些就是導致效能降低,心情變得不耐煩的原因。 

為了防止這樣的情形,「三分之一法則」是很有效的。辦公桌的抽屜、書架、衣櫃等,全都騰出「三分之一」空間的話,行動就能變得順暢,辦公桌周圍或房間都能變得舒適。 

那麼,我來說明一下,為什麼騰出三分之一空間,就能使效率提升吧。 

例如,假設你的辦公桌有三個抽屜(A・B・C)。如果三個都塞得滿滿的,要拿物品就很吃力,也無法放入其他物品。但是,如果能刪減物品,將C抽屜空下來,當成物品暫放的「臨時收容所」,便得以活用。 

工作快的人和慢的人的差異,在於是否能確保這個空間。也就是緩衝的空間。如果有這樣緩衝的空間,就能順暢地進行下一個作業。就像這樣,將全部的地方和家具,全騰出三分之一的空間。 

Let’s try it! 
處理掉不需要的物品,確保書架、抽屜三分之一的空間。 

將會議設定在「想快快結束的時段」

到目前為止,我採訪了各式各樣職業的人,我發現,能力好的管理階層或社長,絕不會將會議訂在上午時間。 

我在撰寫《終止加班:「商務時間簿」》這本適合商務人士的時間管理書時,某次的採訪,大型證券公司的營業所長,說了一段我覺得很新鮮的話,他說:「在下午舉行會議的話,大家都想早點回家,所以會議就能進行得很有效率。」 

進行會議或討論的時候,為了避免拖拖拉拉,事先設定結束時間是很重要的。 

雖然這麼說,但總是難以照著預定時間進行,所以就像之前所提到的,強制營造出參加者「想要在時間內結束」的環境就好了。 

回到剛剛的話題,我也廢止了上午的會議,改成下午兩點舉行員工會議。 

原因是,這個時間剛好卡在員工要去幼稚園接孩子之前,所以她們就不會拖拖拉拉離題了,反而可以好好地開會。 

Let’s try it! 
上午不舉行會議。上午是效率最好的時段,所以應該專心於自己的工作。 

將工作的人際關係進行剪枝

一進入職場,名片就隨之累積,甚至塞不下名片整理冊,造成尋找的不便,其中也放著根本不記得是誰的名片。就用那些名片定期地為工作上的人際關係進行剪枝吧。 

準備三本新的名片整理冊。在上頭標註「現在進行中」、「工作有時往來」、「工作鮮少往來」。之後,將持有的名片,依照與對方交往的頻率,分類至各個名片冊中。交換名片後,就完全不再聯絡的話,就先放在一旁吧。 

透過這樣的分類,就可以歸納出常聯絡的名片,提高使用名片冊的便利性,也不再出現忙於找名片的現象。 

此外,這樣的分類也有加乘效果。為了分類,在進行確認名片的時候,「交換名片時,雖然沒有交集,但是跟他介紹那個新商品的話,應該會很高興吧」、「以前曾經受到他的關照,之後卻很久沒聯絡,來問問看他的最近狀況好了」之類的想法,可再次喚醒休眠狀態的人際關係。 

喚醒人際關係,也等同於開發新工作。 

而分類於「毫無工作往來」的名片,就整理好放在袋子裡。在袋子上標註整理日期,一年未使用的話,就這麼處理掉吧。 

任何工作都有開始與結束。沒必要再與對方商討時,換言之,當工作結束時,也可以說與對方的關係隨之劃上句點。在一起工作的時候,名片就像是保固期內的物品,工作的來往結束時,名片也跟著功成身退。 

Let’s try it! 
工作關係是透過名片,私人的交往則是透過手機通訊錄,試著重新審視人際關係。 決定該放手以及該留的人,喚醒被遺忘的人際關係。

迅速回信是對對方的體貼

即使是私生活,或是多麼親近的關係,總之一收到信就馬上回信吧。 

「謝謝你的來信,這個月的計畫已經很滿了,但是下個月的話,工作應該就可以告一段落,到時候我再跟你聯絡。」 

如果可以先回個這樣的內容,寄送的那方就會覺得「看樣子已經看過我寄的內容。現在應該很忙吧。」而可以瞭解原由。 

特別是男生,即使是女友的來信,也有不少人不會立刻回覆。 

可能是認為這事沒什麼大不了,或可能不知道要寫什麼。沒有回應的話,女生通常會坐也不是、站也不是,而焦躁地這麼等下去。 

我認為這樣的男生辦事不牢。他的女朋友也會心情浮躁,因而為了小事起爭執。 

受歡迎的男生就會回覆「我收到郵件了,我會再仔細看一下內容」,而讓對方安心。 

不限於戀愛,迅速回信就是對對方的體貼。對方也會因這樣的體貼而感到高興。 

Let’s try it! 
收到信就立刻回覆。即使無法立刻對內容做出回答,總之先告知對方已經收到信了。 

事先排定與人會面時間的「配額」

有個與這類似的故事。我認識一位擔任諮商師的男性,親和力十足,廣泛受到各種職業人士的支持。但也因過忙,縱使與相愛的女性結婚,夫妻間沒有相處的時間,總是讓妻子不滿。 

他找我商量如何才能快樂地工作,並同時維繫夫妻的良好關係。 

我看了A先生的記事本後,因為公事過於繁忙,回家時間都超過十一點。此外,他也參與每週一回的交流會,交流會都是從晚上六點開始。 

因此,我就提議「交流會結束後,營造夫妻共有的時間如何呢?」 

「原來如此!通常結束之後,就只是去喝酒之類的,似乎能營造出與妻子相處的時間。」 

A先生把「與妻子會面的日期」,也就是與妻子共處的時間,決定在交流會舉辦的日期。之後,交流會結束後,A先生就不再去喝酒,因而確保了與妻子相處的時間。 

A先生滿臉笑容說:「因為變得可以相約在外面吃飯、一起去音樂會,妻子的情緒也跟著好轉。」 

就像如此,能夠事先決定「星期幾、幾點要與人會面」的話,約會時就不會迷惘,得以順利決定。A先生的例子,是與既定的人,也就是他的妻子。

若要加以運用,就可以改成「與人聚餐時,就訂在有交流會的那天晚上」。 

建議與人會面的「時間配額」,要事先編入行程之中。 

Let’s try it! 
事先決定一週中與人會面的日期與時間。要與人約會的話,則優先選擇這個時間。

書籍資料

書名:人生要清爽:物品 時間 人際關係整理術
作者:荒河菜美
譯者:余亮誾
發行日期:2013年01月07日
出版社:天下雜誌

荒河菜美

時間設計師。   

一九九一年推出「時間簿」,在報紙、雜誌、電視廣泛被介紹,造成全國性話題。受到很多商務人士支持,而使用於企業人才開發、市場行銷以及學校的教材。

目前為止,針對時間感覺或生活時間的分析,已經調查過四千人以上。在教育委員會、性別平等處等的行政機關、大型企業舉辦過多場與時間使用方式、整理收納相關的演說。而自己平常則是樂於使用陰曆,享受四季的變化。   

著作包含《不要為了物品而付房租!》、《喊「忙」的人,正是閒的理由》(WAVE出版)、《意識到時間,就能增加時間》(講談社)、《聰明女性的節約時間生活》(三笠書房)、《終止加班:「商務時間簿」》(祥傳社新書)等等。

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