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職場 | 職場修練

「嗨!xx老師,您好!」這起頭就犯大忌...有禮貌的商業洽談,請做到這3點

撰文者:洪雪珍
30歲就定位 2019.05.27 23,908
圖/Dreamstime

在fb或line上,你是不是經常遇到一些情形,讓你回話不是,不回話也不是,陷於兩難的困境?比如起頭問你:「OO,你在嗎?」不論回答「我在」或「我不在」,都讓人怪怪的,不是嗎?可是類似的情形還真不少!

這兩天遇到一位自稱某學院的創辦人用fb私訊我,來回幾次,我仍然看不懂他的意圖,到最後忍不住給對方留言:「請不要用這種聊天方式跟我談事情,很浪費彼此的時間。」

談了3次,還說不清楚

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在工作上,大家都很忙,時間寶貴,特別討厭這種人,一件簡單的事要來來回回溝通多次還沒完沒了。假使不幸遇到了,都會對對方的辦事能力大大扣分,儘量謝絕往來、不談合作。

星期六中午對方發第一次信:「嗨,雪珍老師,您好!」我得說,光是這個起頭就犯了大忌!既不說自己是誰,也不說什麼事,是要我猜嗎?誰有這個閒功夫?不過基於禮貌,我仍然回一聲「您好」。過了3小時,他再來信,這次自我介紹了,他說:「我先自我介紹一下,我叫OO,從事教育訓練。我們公司叫OO學院。」

然後呢?

沒了…

如果貼心一點,至少附上連結,讓我連結到該公司了解他們的經營項目,不是嗎?但是我不想去Google,因為我根本不知道他的意圖,於是簡單再回對方:「您好,有什麼需要我做的嗎?」再過2小時,他又說:「我有看到你們有在辦講座,好像一堂課900多塊。」

然後呢?

沒了…

在我回覆「是」之後2個小時,他再說:「是這樣的,我們有在跟一些單位合作,協助招生,並且分潤。我先給您看一下網址:www.xxxxxxxxxxxxxxxxx」

然後呢?

沒了…

我按了個大拇指給他,不想多說什麼。到了隔天清晨,他再說:「請問妳們這個課程結束之後,還會有賣進階課程嗎?」到此我終於懂了,他是來跟我談生意的,想要和我合作招生,並且分潤。

不要說我招生順利,不需要對方幫忙,再說,這麼一件簡單的事,要花上大半天時間來回3趟還說不明白,你認為我會信任他的能力嗎?答案當然是不會!你說,此人是不是把自己搞砸了?不過我猜想他不會明白問題出在哪裡,因此我明白地跟他說,請不要用聊天方式和我談事情,這是在浪費彼此的時間。

資訊完整,一次到位

不論是私人溝通或商業洽談,在用通訊軟體敲開第一次門時,都必須做到以下3點,才算是跨出禮貌的第一步:

1. 自我介紹

如果是商業洽談,主要是介紹公司的經營項目、在業界的地位、或有名的產品品牌,並附上公司網站或fb的連結;其次是介紹自己的中文姓名、職銜、在公司負責的工作內容等。

2. 洽談意圖

想要和對方談哪個主題,並且稍微簡述內容。若之前已有成功案例,也有相關連結,不妨一併附上,有助於了解。

3. 詢問意願

用詞懇切,詢問對方對這個意圖的想法如何,有沒有榮幸進一步深入洽談。

在第一時間,一次性完整且簡要地說清楚自己來敲門的目的,做到一次到位,目的是幫助對方了解來龍去脈、掌握重點、做出適當的反應,不論最後是接受或拒絕這個合作邀請。相反的,如果在表達上不清不楚的,對方就會產生困擾,不知道該不該回覆,也不知道要怎麼使用適切的言詞做出回覆。

優雅的老派,才是專業

商業禮節,說穿了,只有一句話,易地而處,去想如何說或做,能夠讓對方感到舒服且不麻煩。

凡是和工作相關,都必須用商業禮節來應對,而不是還延續著和家人或朋友的行為模式,也就說它必須正式。比如習慣性在通訊軟體和朋友你一言我一語地聊天,有一搭沒一搭,若和同事或客戶談事情也是如此,就會給人工作效率低的不良觀感。

有人說,在1個對話框把話說完整的都是「老人」,也就是老派;年輕人則是習慣用3、4個對話框把一件事說完,這才是時髦。也許吧!即使如此,如果你想要在職場上脫穎而出,調到「老派模式」才是王道。像是千萬不要連你是誰都要別人猜上半天,除非你真的是「誰」,別人非記得你不可!2個建議如下:

1. 用真實姓名

如果平常用英文名字,最好署名是「公司+中文姓名+英文名字」,以利辨識,千萬不要是「Cindy」或是「我愛喵喵」。

2. 用正面照片

除非從不用通訊軟體談公事,照片愛怎麼放就怎麼放,那是個人自由,無人有權過問。可是一旦會用在工作上,最好是正面且有打光的照片。

我有很多通訊軟體上的好友,來往多年未曾謀面,不料在一些場合意外碰到時,都非常驚喜,熱烈握著對方的手說:「久仰!久仰!」古人在回信時,第一句話習慣寫「見字如晤」,意思是看到你的字有如見到你本人,換到今天也是一樣,因此在通訊軟體上的留言等於在職場上的形象觀感,必須謹慎維護。

從fb、line建立專業形象

還有,在別人留言之後,不宜只是「嗯嗯」,而是要清楚地說:「我明白了。」或是「我同意,還可以再補充…」或是「這件事有些困難,也許可以試試…」清楚地回應對方理解了,接著表達看法。如果只是說「嗯嗯」,別人不會明白你是否理解,以及你的意見如何,反而會造成困擾,溝通效果大打折扣。

不少人有以下情形,像是表達意見時不受重視、或努力工作未被看見、或勤於拜訪客戶卻始終業績拉不起來…很可能原因出在專業形象有瑕疵,建議從通訊軟體的溝通改善起,這是建立專業形象的第一步。

責任編輯:黃楸晴
核稿編輯:葛林

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暢銷職場作家 

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學歷:政大新聞系、台大商學所
歷任:yes123求職網-副總經理、自由時報-行銷經理、台北愛樂電台-協理兼行銷總監、聯合報-主編
專欄:yahoo、商周網站、今周刊網站、大人社團等
著作:《要獨立老,不要孤獨老》《你的強大,就是你的自由》《哪有工作不委屈,沒有工作你會更委屈》

作者: 洪雪珍
出版社:有方文化
出版日期:2019/04/30

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