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職場 | 職場修練

已讀不回、消失群組是職場大忌!形象專家:用「預設期待」讓已讀不回也不傷感情

撰文者:陳麗卿
好形象卿鬆學 2019.04.25 13,423
圖為示意圖。 (來源:Dreamstime)

你曾被人已讀不回嗎?
被已讀不回的感受如何?

在面對面溝通時,如果講話時對方不回覆,你會有什麼樣的感受?或許是不確定他聽到了嗎?聽懂了沒?他在想什麼?他是還在思考,或是反對?或者,這個人看不起我、不尊重我、不屑與我對話?

有趣的是,雖然我們都覺得當面不回覆相當失禮,但當溝通情境從面對面移到了線上,對方不在面前,「不回覆」似乎就沒那麼嚴重了。

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不過,事情並沒有那麼樂觀。若你仔細回想自己的經歷就會發現:當自己被已讀不回,特別是被「在意對象」已讀不回時,其心理感受竟然與「面對面地被拒絕」挺類似的。

當然,不論是有意或無意,「已讀不回」別人的經驗,相信大家都曾有過。到底要怎麼拿捏才不會造成不必要的誤會?

其實並不複雜,只要你將線上溝通視為面對面溝通的一種,就很簡單了。

現實中怎麼做,線上就那麼做

在線上開啟一對一的交談,與在現實世界中開啟一對一交談並沒有什麼不同。

例如,老闆傳訊息給你時,就如同他走到你辦公室跟你說話,期待你會有回應;你的已讀,代表你已經聽到他的話了,而若是你沒有回答,他勢必會覺得不受尊重,或覺得你並未專注在公事上。

客戶傳訊息給你,就很像是他打電話過來,你已讀了,就等於接了電話,不回,等同於接了電話卻默不出聲。另一半傳訊息給你,等同於張開雙臂給你一個擁抱,你已讀了,就代表你知道他抱過來了,但不回,就像是對他的熱情冷漠以對。

面對與生命中重要人物的一對一交談,如果已讀了(不管是真的讀了,還是不小心按到) 而無法立即回覆時,建議你告訴他你的狀況,例如:「我在外面,回公司後給您回覆喔!」「現在正在忙,等會仔細看完再回你」,讓對方放下懸著的一顆心。

而如果不是對話,而是純粹資訊提供,如分享文章、影片,這類訊息的確是不需要你秒讀秒回,傳送者也不期待你秒讀秒回,不過如果他是你重視的對象,或你覺得此資訊對你有幫助,不妨依自己方便的頻率,回個貼圖或訊息謝謝對方;即使他每傳3封訊息,你只回個1封,也總比完全不回來得好。

現實不會隨時有空,線上也別讓人誤以為你隨時有空

到底為什麼我們會不喜歡自己的訊息被「已讀不回」,或是長時間「不讀不回」,過了好幾天才回覆?深究其原因就會發現,我們不喜歡的不只是訊息沒得到回覆,而是等待時的焦慮感、不確定感與不被重視感;而這些感覺,都讓人坐立難安、充滿想像。

而到底要回覆得多快才算快?每個人的「忍耐度」都不同,並且因對象而異。例如客戶對業務、老闆對下屬,或是戀人之間,經常會期待對方「秒回」,若收到訊息的人當下無法立刻回覆,很容易導致誤解進而產生隔閡。

因此,如果你希望自己即使已讀不回/慢回,對方也不至於過於焦慮,最有效率的方式就是「預設期待」。

我的一位身兼top sales和2位國小孩子母親的朋友,就深感「預設期待」對她的生活多麼有幫助。因為她的生活節奏非常緊湊,因此,在跟任何新客戶交換Line時,她一定會事先說明,來設定對的期待。

說明內容大概是這樣的:「我有時候因為忙碌或開會,無法隨時隨地留意訊息,但每天早上7點、下午1點和晚上10點固定會查看手機,如果您傳訊息來,我沒有立刻回覆,最多1天內一定會回應。所以若有緊急事件,請務必直接打電話給我喔!」

我的另一個朋友,則是直接在Line的狀態上標示「每天晚上9-10點處理訊息」,他的朋友圈都知道傳訊給他不必期待秒回,也自然不會埋怨他慢回了。

現實不會話說一半就離開,線上也不要突然消失

或許你曾遇過這種狀況:原本聊得很順暢,對方卻突然消失,對話中斷,留下自己一個人癡癡地等待回覆。

在現實生活中,如果需要暫時離開對話,我們一定會跟對方說一聲,在線上也是一樣的。

你可以這麼說:「我需要先去忙了,你盡量留訊息沒有關係,我等一下再回來看」養成先說一聲的好習慣,讓對方不用等你或擔心、揣測,也是一種體貼。

現實不會不告而別,線上也不要默默退群組

而若是你需要退出群組,也不要一聲不響地直接退出,因為,一聲不響地退出群組,就像從一場派對不告而別一樣。離開派對之前,你一定會跟主人道謝,並跟在場的賓客揮手道別,離開群組也是一樣的。

你可以簡單真摯地以文字表達感謝,例如:「很開心這段時間能在群組內跟大家交流,我因為個人因素需要暫離,再次謝謝各位,也祝福大家順心。」

而此時群組裡的主導人也別默不作聲,因為你的角色就如同一場派對的主人,客人告辭,主人當然也少不了要送客。你可以在群組中感謝離開的人,例如「謝謝XX這段時間默默的支持,希望很快有機會再聚。」或者私下傳訊表達謝意皆可。

讀到這裡,你大概已經發現:所謂線上溝通禮儀,其實與平常溝通互動的禮儀並沒有太大差異。即使面對螢幕,別忘了螢幕背後,與你互動的是個有情緒、有個性、有自尊、有期待的「人」!

以上提供的都是具體方式,但我仍相信,最重要的還是你心中那份體貼他人的真心與願意溝通的誠心。有了體貼的真心與溝通的誠心,再用對的方式,把真誠表達出來,如此以來,除了溝通事情之外,感情也能圓融圓滿。

責任編輯:葛林
核稿編輯:呂宇真

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好形象卿鬆學
陳麗卿

「假如你的實力有100分,其中『被看見』的有幾分?」

陳麗卿是【Perfect Image陳麗卿形象管理學院】總監,創造一系列科學化、系統化的形象教學體系,知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象,進而展現實力、贏得先機。

擔任逾300家企業形象訓練師與顧問,如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團…等,2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《成功禮儀》、《穿對更成功》、《女人,妳的名字叫美麗》、《男人,展現你的成功有型》、《穿瘦》等20餘本形象管理專業書籍,是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

Perfect Image陳麗卿形象管理學院網站
陳麗卿Facebook專頁

作者: 陳麗卿
出版社:時報出版
出版日期:2018/05/08

從事個人形象管理顧問二十餘年,協助上萬人次打造專屬的衣著風格,陳麗卿老師首度公開最完整的衣櫥整理技巧,讓衣物篩選、處理、分類、收納變得輕鬆又簡單;創新的「dress flow」法則,讓你的衣櫥永遠保持最佳狀態。購書連結:https://goo.gl/Ym5yyu

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