辦公室英文Message該怎麼寫？

「Message」這個字是「訊息」、「留言」、「口信」。當你打電話到ABC公司要找Mr. Smith，而他的秘書告訴你Mr. Smith正好不在的時候，你會問這位秘書：「May I leave a message with Mr. Smith?」。這是最標準的「留口信、留話」給某人的說法，用的是「leave a message with somebody」。這裡的「leave」是「留下…」的意思。

但是情境不同，用語亦不同。如果你的主管Ms. Mary White是外國人，而你在辦公室接到要找她的電話、而她正好不在的時候，你可以詢問來電者：「May I take a message?」，意思是「需要我幫您傳口信嗎?」這裡的「take」是記下口信再轉給相關人士的標準說法。

注意，「leave a message」與「take a message」是不同的。

「message」在辦公室與國際職場都是重要的溝通工具。如果你的主管或同事是外國人，你一定有機會寫message給他(她)們。正確的英文message寫法可以提升工作效率，但是錯誤的英文message，輕則降低別人對你専業工作能力的評價，重則延誤事情，造成公司失誤，甚至飯碗不保。

「message」既是這麼常用的職場溝通工具，那麼它們被多益測驗拿來作為出題的材料，也就毫不為怪了。

TO：Takashi Matsumoto
FROM： Karen Lang
TIME： 9:30, Thursday

Karen Lang from C&P Accounting called.  She wants to arrange a new meeting with you.

Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30?  She’ll be able to go over the contract with you then.

She’ll try to contact you again this afternoon.

Taken By： Mike Nguyen

首先，辦公室留言不但內容很重要，它的格式也會影響這則留言的效率。第一步先要確認這則留言的接受對象、而且要記下留話的人、留話的日期時間，以及這則留言是由誰傳話——也就是書寫這則留言的人。

從以上文章中可以看出，此則留言是要給Takashi Matsumoto的，因為留言單上寫著「TO：Takashi Matsumoto」。而留話的人是Karen Lang，因為有「FROM： Karen Lang」字樣。而留言的時間可從「TIME： 9:30, Thursday」可以看出應該是週四早上九點半。

至於寫這則留言的人，可以從最後的「Taken By： Mike Nguyen」可以看出，傳口信的人是Mike Nguyen。「Taken By： Mike Nguyen」就是指「This message is taken by Mike Nguyen.」，take在此用的是「beV + p.p.」的被動式。

如果公司有既定格式的留言紙張可用時，則可用現成的留言單。如果沒有既定格式，可以自己書寫上：「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」。有些人貪圖方便而忽略了留言裡這些「TO:」、「FROM:」、「TIME:」、與「Taken:」，只是寫上留言內容之後，就一張紙片放在當事人桌上。有時候這則留言可能會誤夾在其他文件或是被電風扇吹走，造成留言資訊無法正確判讀。

傳口信的Mike Nguyen第一、二句話就寫道：「Karen Lang from C&P Accounting called.  She wants to arrange a new meeting with you.」在傳口信的時候，「from」是一個很好用的介系詞，因為用from可以很快地就表達「某某公司的某人」，例如「CNN公司的Smith總裁」可以用President Smith from CNN；而「Palmforce公關公司的Meyer女士」可以用Ms. Meyer from Palmforce PR。這封口信的第一句就切中要點的指明「C&P會計事務所的Karen Lang打過電話來；她要與你安排一個新的會面時間。」

傳口信的Mike Nguyen接著寫道：「Instead of on Monday at 11, can you see her on Tuesday at 1:30?  She’ll be able to go over the contract with you then.」句中的「instead of」是多益測驗的常用片語，表示「不…而改…」或「代替…」。

例句：

 We used smartphones instead of traditional cell phones. (我們不使用傳統式手機而改用智彗型手機。)

所以，來電者要把原本週一11點的見面時間，改為週二的1點半，而且要在那個時候與當事人一起審查合約(go over the contract with you then)。「then」這個字，不論在過去式或是未來式裡，都表示「at that time」。

例句：

 I was playing the piano with my sister then. (我當時在和妹妹一起彈鋼琴。)

= I was playing the piano with my sister at that time.

簡潔地把事情交待清楚之後，傳口信的Mike Nguyen最後要交待來電者的連絡資訊：「She’ll try to contact you again this afternoon.」原來，來電者說下午她還會再打電話來。

從以上得到的資訊，試試看能否回答以下問題：

Why did Ms. Lang call Mr. Matsumoto?

(A) To reschedule an appointment with him
(B) To ask if he will be able to meet a deadline
(C) To inquire where a meeting will take place
(D) To request that he send a new contract

解析：

從這張傳口信的message中，在開頭即寫到「She wants to arrange a new meeting with you.」，意即要重新安排碰面的時間，也就是答案(A)的「To reschedule an appointment with him」，所以(A)為正解。

附帶，答案(B)的deadline、答案(C)的inquire、與答案(D)的request都是多益測驗的高頻字。

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