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職場 | 英文學習

請把這篇加到我的最愛!照這4步驟抄,5分鐘寫完一封英文email

撰文者:世界公民文化中心
戒掉爛英文 2015.01.02 78,499
來源:RaHuL Rodriguez@flickr, CC BY-SA 2.0

很多人覺得寫商業英文email很難,一寫就寫很久,好不容易寫完又覺得該說的事沒說清楚,寄出去怕錯誤太多。

其實英文email的內容,可以很簡單分為三段:

第一段「動機」:告訴對方,你為什麼要寫信
第二段「動作」:告訴對方,你要做什麼或他要做什麼
第三段「結論」:告訴對方,進一步是什麼

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有了這三段式的email寫作結構,你只要填入實際內容,一封email很快就完成了。商業英文email不求文情並茂,最好是文字少但是切重要點。以下句型多寫幾次之後就記在腦海,熟了之後寫一封email三分鐘就可以搞定。

1、動機:告訴別人你為什麼寫這封email

  • I am writing to enquire about...(我想詢問有關......)
  • After having seen your advertisement in... , I would like...(讀了你們在XXX的廣告後,我想......)
  • After having received your email address from... , I ...(我從OOO得到你的email地址,我想......)
  • Thank you for your email about/regarding...(謝謝你的有關XXX的......)
  • In reply to your e-mail of 29 Dec.,...(回覆你12月29日的email......)
  • With reference to your email of 29 Dec., I...(有關你12月29日的email…...)

2、動作:你做了什麼或即將做什麼?你希望對方做什麼?

Requesting or Agreeing to Requests 要求對方或同意對方要求

  • Could you possibly...?(你可不可以......)
  • I would be grateful if you could…(如果你可以......,我會非常感謝)
  • I would be glad/delighted to...(我很樂意......)

Giving Bad News 告知不好的消息

  • I am afraid that(很遺憾......)
  • Unfortunately(很不幸......)

Enclosing Documents 附帶文件

  • I am attaching(我附上......)
  • Attached you will find(你可以看到附件......)
  • Please find attached(請看附件......)

3、結語及進一步 Closing Remarks and Reference to Future Contact

  • Thank you for your help. Please contact us again if we can help in any way.(謝謝你的幫忙。有需要我們的地方,請和我們聯絡。)
  • If you require any further information, feel free to contact me.(如需進一步資訊,隨時聯絡我。)
  • I look forward to your reply.(很期待你的回應。)
  • I look forward to seeing you.(很期待與你見面)
  • Please advise as necessary.(請不吝賜教)
  • We look forward to a successful working relationship in the future.(期待有機會合作。)
  • Once again, I apologize for any inconvenience.(造成不便,真的很抱歉。)
  • I would appreciate your immediate/prompt attention to this matter.(很希望你能儘快關注此事。)
  • If you have any questions, let me know as soon as possible.(有任何問題,儘快讓我知道。)

4、The Finish 信末

  • Yours faithfully,(信件一開始並沒有寫收信人名字,如Dear Hiring Manager, 結尾就選擇有距離感的Yours faithfully)
  • Yours sincerely,(一開頭有指名收寫給特定某人,但並不熟識)
  • Best wishes, Best regards, Best(寫給熟悉的客戶、朋友)

延伸閱讀:
寫完Dear XXX就卡住?這10句專業英文email開場白,超好用
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好英文藏在細節裡,還有太多英文說不出口

作者簡介_世界公民文化中心

世界公民文化中心是一所兩年制英語學院,以「英語島學程」獨有的一對一教學和與國際商業趨勢同步的團體討論課程,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。

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世界公民文化中心

世界公民文化中心是一所兩年制英語學院,以「英語島學程」獨有的一對一教學和與國際商業趨勢同步的團體討論課程,幫助企業人士善用英語整合能力,達成個人和企業國際化的目標,為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。
世界公民文化中心:http://www.core-corner.com/Web




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