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HP雷射印表機結合 Docubank – Ai 文件銀行展現智慧高效文件管理力
做為台灣首屈一指的表演藝術品牌,「朱宗慶打擊樂團」將打擊樂從交響樂團裡的綠葉角色打出一片舞台,為了呈現最佳的演出,團員除了素日的練習,還有不少營運、管理行政庶務,透過智慧高效的HP多功能雷射印表機結合 Ai 文件銀行,大幅簡化和改善其日常工作的流程,進而讓樂團能更專注於表演,帶來更多令人驚喜的作品!
為了帶給觀眾最獨一無二的音樂饗宴,從創立以來,「朱宗慶打擊樂團」便持續創新、突破,而繼2010年催生「擊樂劇場」以來,獨特的擊樂結合劇場形式也獲得觀眾的廣大迴響。然而朱宗慶打擊樂團並未在此止步,財團法人擊樂文教基金會執行長陳絲綸表示,從10月3日起,朱宗慶打擊樂團將推出《六部曲》,「這是我們首次完全脫離戲劇文本,以六首技巧高超且各具特色的打擊樂曲,搭配燈光、影像、舞台與服裝設計等劇場元素,呈現給觀眾一場結合音樂與劇場的全新視聽體驗。」
將文件全面數位化 自動分類歸檔提升行政效率
有著大大小小無數海內外演出的樂團而言,日常的營運、管理工作相當吃重,特別是每一場演出,過程中有無數的文件、信件等往來溝通,使用者在文件收發、列印、掃描與歸檔的過程相當繁瑣,便會耗掉許多時間。
因此,朱宗慶打擊樂團及教學中心更換了HP多功能雷射印表機,並一併導入「 Docubank – Ai 文件銀行」,在軟硬兼施下,「將辦公室的文件、樂譜等數位化,只要掃描文件,就會自動分類檔案,並在短短30秒內就傳到對的人手上,而不光日常文件,像我們有不少合約,這些法律檔案也都能被輕鬆判讀,並自動幫企業組織與歸納文件,當我們要查找時,只要鍵入關鍵字就能快速查閱,無形之中,真的節省非常多行政庶務的時間!」陳絲綸說。
直擊中小企業文件管理痛點 AI助攻管理更輕鬆
對此, Docubank 執行長蘇盈雅表示,「 Ai 文件銀行結合人工智慧與有別於傳統OCR的技術讓系統能輕鬆搜尋文件、客製化關鍵字自動歸檔、可額外辨識法律文件並自動提醒待辦事項與整合行事曆等,對缺乏人力的中小企業來說,透過HP多功能雷射印表機與「 Docubank Ai 文件銀行」的合作,無疑能快速解決痛點,企業主也能以最簡單的方式導入 AI,不需要額外請技術人員管理,能夠提升生產力、創造更多商業價值。」
值得一提的是, Docubank 簡化了文件處理流程, 讓中小企業能輕鬆將紙本文件轉換為數位檔案,並自動分類和歸檔,確保每個部門能即時存取所需文件,省去手動歸檔的繁瑣步驟。往後若需要調閱此資料只要透過搜尋,即可隨時隨地執行內文檢索,大幅提升了工作效率,使員工能專注於核心業務,避免在文件處理上浪費時間。透過數位化管理搭配 AI 整合應用,搭配行事曆整合等,以期做到更隱私的 AI 個人助理,能讓中小企業能以更少的資源實現更高的效率。
軟硬兼施產生數位化綜效 讓事務機成為辦公室運作核心
對於此次與「 Docubank – Ai 文件銀行」的合作,HP董事長暨總經理王靜秀表示,「使用者在文件收發、列印、掃描與歸檔的過程相當繁瑣,往往會耗掉許多時間,事務機做為辦公室的運作核心及載具,HP印表機作業系統的高度相容穩定性,可以跟絕大部分的企業環境與解決方案無縫接軌,與 Ai 文件銀行結合,不單能幫企業把辦公室所有收發文數位化,還能掃描成數位檔案, Ai 文件銀行就會完成文件的自動分類,傳到對的人手上,加速辦公室工作效率的流程設計。」
做為全球的印表機市佔率冠軍的HP,在持續創新之餘,也透過AI進行流程改善,將行政工作化繁為簡,「另外,HP在資安範疇也是有目共睹,搭載HP Wolf Security能保護印表機硬體本身不被入侵,保護印表機內的數位資料不被竊取,還確保設備報修或報廢時資料不被回溯,內建PIN Code輸入列印功能可以保護印表機產出的實體文件不落入第三人手中。」王靜秀補充,「由於HP印表機列印功能上非常完善,皆具備單通雙掃的規格,一次進紙雙面掃描能夠有效加速掃描速度,在比較高階的機種上更具備超音波偵測進紙偵測,確保掃描不漏頁。」
與信念相同的夥伴攜手合作 為永續發展奠下基石
至於節能環保,HP在產品設計上,所採用的原料使用更環保、更易於回收的材質,也透過專業的技術降低旗下電腦、印表機等設備的耗電量,不但得到Keypoint Intelligence買家實驗室的肯定,榮獲 2023-2025 年 A3 雷射產品系列最佳節能獎與 2023 年 A3 產品系列年度大獎外,王靜秀表示,「更重要的是,HP的碳粉符合國際認證標準,不會對人體造成傷害,用完的碳粉匣可透過HP地球夥伴計畫妥善回收,用過的碳粉匣分類和切碎使用可回收的塑膠材質,再將回收的碳粉匣透過專案回收的塑膠瓶和衣架混合在一起製造成新的HP原廠耗材、印表機或是筆電。」
對於HP的永續影響力,陳絲綸深感認同,她以台北辦公室為例,環顧四周,全是密不透氣的玻璃,「為了減少隱形的辦公室空污威脅,HP除了在列印品質與效率上不斷精進,對於產品在健康上的影響也投入大量研究,確保HP原廠碳粉與墨水匣皆符合國際癌症研究署、世界衛生組織、歐盟、等國際安全健康標準,深得我們的信賴外,在2022年底,我們遭遇到創團以來最嚴峻的考驗,在此之後,更是不斷地反思永續經營之道,除了要找出能夠持續堅守核心價值的方式,也要與有共同信念的夥伴攜手合作,專注作品、人才及觀眾的培養,為未來團隊永續發展奠定更好的基石!」