商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
menu
帳號頭像 帳號選單下拉箭頭
/
熱搜內容
現正閱讀
汎古靠Google與AI自寫程式 專案管理上雲端,遠端工作也有高效率
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
至頂箭頭

財經 | 產業動態

汎古靠Google與AI自寫程式 專案管理上雲端,遠端工作也有高效率

Powered by 中小企業數位轉型戰略計畫
2024.05.26

汎古執行長凃文如希望數位化帶來效率,讓同仁更有時間為客戶做廣告優化及數據分析。


「風景好,人不老」,一則樂齡私有養生村的貼文出現在網頁一隅,搭配一位銀髮族手持衝浪板在海邊的畫面,這是汎古數位媒體行銷為客戶投放的網路創意廣告。

新冠疫情的衝擊造就了寬鬆的資金環境,帶動房地產業投資量成長率超過六成,有大半營收來自房地產客戶的汎古數位媒體行銷,在疫情期間營收雖未受太大影響。儘管如此,這期間公司組織變化,卻促使他們加速管理數位化的腳步。

看好後疫情時代,房地產的網路行銷將成為主流,也提早預備未來的市場量能,汎古新增了南部團隊就近服務在地客戶。為了解決南北辦公室有效且即時的溝通與管理需求,創辦人凃文如與總監Eddy從最迫切的痛點「專案管理需求」著手,分別進行不同層面的數位轉型行動。

南北兩地溝通管理不易
找不到適合專管系統,決定自製程式

在2021年疫情期間,團隊因應居家上班的需求,再加上南部成立團隊,原本的紙本表單作業已經無法應付專案成員之間的溝通,為了幫助團隊能提供客戶最即時的服務,汎古曾考慮購買專案管理系統。

但是在審視了市面上的系統後,汎古發現兩個困難點:一方面,動輒上百萬的系統,對於一家中小型規模的公司而言負擔太大;另一方面,數位媒體行銷的專案有太多細節,光是一個專案可能包含20-30項執行項目和時間區段,所以在市面上找不到能隨買即用的系統。於是汎古做了一個大膽的決定:自己動手做,解決辦公室管理與協作、以及專案控管的問題。

汎古總監Eddy(右)認為,未來的市場在手機裡、在數位中,數位轉型勢在必行。

用Google與AI寫程式
建置手機打卡程式,遠端管理出勤

2022年起,汎古決定轉向使用Google AppSheet——Google開發的「無程式碼」(No-Code)應用程式開發平臺,只要懂得函數的概念,不需要非常專業的程式撰寫能力,也能完成一個包括介面、資料庫的完整程式。2023年開始,他們受惠於ChatGPT的推出,只要製作過程有什麼問題,團隊都可以向ChatGPT尋求解答,Eddy表示:「這是AI帶領我們中小企業跨越資訊鴻溝,只要有心,會使用Excel函式,誰都做得到(自寫程式)。」

汎古自製的專案管理程式,主要用於公司行政與專案進度的控管。首先,其中的「手機打卡程式」可以協助主管來管理同仁出勤,做行銷常需異地往返,用手機記錄出勤就非常方便。汎古的打卡程式,有「上班」與「下班」的按鈕,還可以顯示目前手機離辦公室的距離,只要在範圍內,就可以拿起手機直接打卡。如果當天不在辦公室工作,手機介面上也有個「遠距上班」的選項,便於管理者掌握遠距工作的狀態。

另外,手機打卡程式的「請假功能」,能選擇假別、日期區間、代理人,出勤狀況都會通知主管批核,月底計算薪資時,財務人員也會有資料跟員工核實,並作為計算依據,大幅提升管理和會計作業效率。

巧用雲端表單
即時控管預算與進度

至於自製專案管理程式中的「控案表單」,也在疫情期間幫助汎古從紙本作業完全轉向雲端表單,主要應用於專案管理的三個層面:專案進度、平臺投放預算分配與警示通知。

專案管理程式能夠精準管控平臺投放預算分配。


當專案形成,企劃人員就開始建立表單,業務端和企劃端都有權限查閱和控管執行狀況,專案在「準備中」、「進行中」或「結案」階段,狀態一目了然,同一專案的團隊人員以及主管都能看到進度,各方資訊無落差,有助團隊減少溝通成本、增進效率。另外,使用表單也有助於精準控管「預算分配」。比方說,客戶有100萬元的預算要分配在搜尋引擎及社群媒體等平臺做行銷,但執行的過程中發現,該客戶投放在搜尋引擎的績效比較好,就會調升投放於該平臺的預算、調降其他媒體預算的比例。這些動作都需要即時更新與執行,過去以人工作業,而雲端表單解放了這部分的人力,也能避免誤發或短少而必須自己吸收成本。

「控案表單」還提供警示功能,當執行預算超出預計規模時,會發出通知警告。在專案結束時,表單也會發出通知,提醒執行單位需要回填資料、準備結案,同仁才不會因為客戶多、工作項目龐雜而有所遺漏。而透過「控案表單」管理專案,讓團隊突破時間與空間的限制合作協力,隨時掌握客戶專案的狀況,提升服務品質,團隊評估工作效率提升20%。

汎古團隊自製的數位化表單既可控管專案,也能盤點人力資源。


就現階段,汎古對公司未來的數位規劃,希望能進一步做到「報表自動化」,專案執行的數據可以透過自己設計的程式,自動輸出成匯整表,凃文如表示:「希望節省下來的時間,讓同仁有比較多時間花在為客戶做廣告優化及數據分析。」

行銷人員常需要異地往返,透過手機在系統上記錄出勤非常方便。


凃文如與Eddy表示,未來的市場在手機裡、在數位中,中小企業必須先了解數位轉型是必經之途,然後開始公司的數位轉型之路。也建議中小企業負責人,可以先從數位行銷課程開始,先了解什麼是數位轉型,未來和內部負責推動數位轉型的夥伴溝通時,才能有共同語言,為數位轉型之路做好準備。

下滑箭頭 下滑載入更多報導 下滑箭頭
雲端辦公 遠端工作 數位轉型
留言討論