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臺灣數位企業總會以身作則立典範 導入叡揚Vital雲端服務優化管理效能

鑑於成立宗旨是輔導企業數位轉型,臺灣數位企業總會也積極推展自身的數位化進程,包括導入叡揚資訊三大Vital雲端服務系統,打造行動化、無紙化以及可追溯的高效率辦公環境,希望成為數位解決方案的實證場域,再藉由分享發展路徑與使用體驗,形成一股正向循環的驅動助力。
臺灣數位企業總會成立三年來,致力匯聚產官學界多方資源,舉辦各種交流活動與訓練課程,協助企業掌握數位轉型策略,克服人才短缺、學用落差等挑戰,王怡雯執行長依據實際觀察指出,企業想提升數位轉型成功機率,關鍵在於企業主或接班二代是否挺身主導,帶領團隊做好橫向溝通建立共識,尤其進一步結合轉型目標跟經營目標,才能採用符合需求的數位系統與數位人才,有效縮短陣痛期並加速厚植競爭資本。
如同數位轉型是否成功得仰賴明確藍圖,臺灣數位企業總會推動數位化治理架構時,深知肩負「成為會員典範」的使命,加上跟大多數中小企業一樣,有限資源必須追求最大效益,因此經過嚴謹調查以及企業會員推薦,最終選擇兼備市場口碑跟實戰經驗的叡揚資訊成為合作夥伴,導入Vital CRM客戶關係管理、Vital OD公文管理和Vital BizForm智慧表單三種系統工具,希望借助模組化、客製化、即時化又容易上手等使用特性,優化會員管理與內部作業流程。

Vital CRM精準掌握會員輪廓 隱性資產價值得以彰顯
考量先前會員資料的蒐集渠道與管理方式,無論是紙本、傳真或線上報名,最後均匯入一個又一個的Excel表單,無法做到即時整合與個別歷程追蹤,導致臺灣數位企業總會的隱性資產無法彰顯價值,於是叡揚資訊協助將Vital CRM與會員管理系統串接,得以依據互動溝通、偏好洞察添加分群或分類標籤,並提供更細緻貼切的服務,例如會務部門同事如今只需一鍵索引,找出哪些企業會員有特定課程需求,便可主動告知相關資訊。
另外,Vital CRM操作介面友善又資料同步更新,不僅有助於跨部門建立一致性作業程序,經由更具邏輯章法的標籤設定,勾勒出企業會員完整輪廓,還能鏈結彼此優勢資源,達成共學共好目標,像是透過標記哪些企業導入ERP帶來顯著效益,當後續其他會員有相關升級需求,在臺灣數位企業總會搭建的交流平台下,就能彼此分享經驗或媒合商機,甚至反饋意見提供政府制定產業政策,擴大臺灣數位轉型的規模量能。
Vital OD與Vital BizForm加乘運用 提升簽核與建檔效率
至於臺灣數位企業總會每月公文數量約十多件,仍認為有必要導入電子公文系統,因為攸關管理效率與決策品質,以目前需經四個核決層級來計算,有了Vital OD在每個關卡貼心提醒,最快十分鐘完成公文簽核,而且雲端化等於打造行動辦公室,無論理事長或執行長身處異地,甚至出差海外,只要手機或電腦連上網路就可批閱公文,加上Vital OD無縫接軌「政府公文電子交換系統」,更能在第一時間跟合作單位確認收發,把握簽辦期限。
與公文數量相比,臺灣數位企業總會文書表單則多達二、三十種,涵蓋人事、財務與採購等類別,如果全部採用紙本勢必形成管理困擾,於是內建多種模板範本又可彈性調整欄目的Vital BizForm,加速行政作業數位化進程,除了方便從分類關鍵字或時間序進行溯源管理,隨著合約跟發票等附件可一併電子化,真正需要列印的紙本比例大幅降低至20%,無需擔憂辦公室空間有限,也不必在外租賃倉儲做資料歸檔,成本效益是顯而易見。
數位轉型不能閉門造車 期待更多的鏈結合作與經驗分享
看到會員服務與資源管理兩大營運核心,皆受益於數位化工具有力支援,王怡雯執行長感謝叡揚資訊三年來扮演「小天使」角色,總是仔細傾聽需求、解決各種疑難雜症,讓雙方合作經驗足以成為典範,特別是臺灣數位企業總會屬於服務型組織,經常呼籲「數位轉型不能靠企業自己閉門造車」,所以樂意分享導入各種解決方案歷程,產生更廣泛的共鳴與深遠的影響。
而隨著對外服務優化、對內作業效能提升,皆已在數位轉型的軌道上順利前進,王怡雯執行長也開始檢視這一路累積的知識資產,包含上百場活動與課程的規劃、成果紀錄、講義資料等文件檔案,期望能系統化管理,正在規畫下一步導入Vital Knowledge協同知識管理,傳承臺灣數位企業總會的知識與經驗,打造獨有的know-how資料庫。
畢竟數位轉型已然是所有企業必修課題,但是需求又隨產業類別有所差異,無法套用同一套系統或同一種模式,於是臺灣數位企業總會作為資源鏈結平台,希望持續擴大交流互通有無,只要越多企業願意正視這股趨勢並加快落實腳步,相信提升的不是特定產業數位能力,而是臺灣整體競爭力。