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數秒內處理5萬筆SAP發票訂單!微軟Power Platform,自動化流程讓可口可樂化解訂單塞車

當一款產品大受歡迎,導致訂單暴增,無疑是個好消息。可是,隨即卻因為人工處理SAP系統中發票及訂單的速度太慢,導致出貨延遲,客戶抱怨不斷,另一個惡夢竟隨之而來。如果你是主管,你該怎麼辦?聘請更多員工來處理訂單?
這就是位於美國阿拉巴馬州伯明罕的可口可樂聯合裝瓶公司(Coca-Cola Bottling Company United)所遭遇的困境。
但是,當它引進微軟 Power Platform 之後,竟讓困境一夕改觀!
景氣動盪,企業韌性面臨嚴峻挑戰
全球經濟環境動盪不安,國際戰爭、金融風險、需求疲軟、油價大幅波動、通貨膨脹急遽飆升等不穩定因素,讓企業面臨艱難的挑戰。
當企業面對越來越多的不確定因素,更需要積極引進科技工具,提升因應變局的能力,強化企業韌性。
可口可樂聯合裝瓶公司的處境與解決方式,就是典型的例子。
這家公司需要滿足約 2 萬名顧客的飲料需求,有 600 多項產品線,每天根據超商、餐廳、中盤商等不同客戶的訂單,安排 5,000 輛卡車物流運輸。
新產品爆紅,人工處理訂單流程卻釀成災難
故事的起點,在於一款新產品—Freestyle自助飲料機—的推出。這款擺在許多餐廳、速食店與賣場的飲料機,可以提供從瓶裝水到雪碧的100多種飲料,機身上還有著一個大螢幕,持續播放生動的影片,吸引顧客光顧。許多孩童更是愛上Freestyle飲料機可以自行混搭口味的特點,讓飲料銷售量大增。
但是,挑戰卻隨之而來。
由於大受歡迎,飲料賣得太快,機上的料盒需要頻繁補充,導致料盒的訂單不斷。可口可樂公司選擇由外包廠商生產補充料盒,來緩解生產壓力。不料,這卻造成了後台流程的噩夢。
由於外部供應商的加入,導致後台流程變化。但是,每一筆訂單都需要人工處理。從接單,到上傳系統、掃描發票、轉發財務部門付款在內,竟需要11個步驟!
然而,一個專員一天最多只能處理 50 筆 Freestyle 訂單,在此同時, 5 萬筆新訂單卻還在源源不絕地湧入,訂單開始大塞車,導致 Freestyle 業務幾度停擺。
微軟 Power Platform 用更簡單的方式,實現流程自動化

為了解決困境,可口可樂決定改造現有的老舊系統,以達到流程自動化。但是,改造系統還需要面臨兩個挑戰。第一,為了串連公司舊有的 ERP (企業資源規劃)系統,需要撰寫大量的應用程式介面(API),這是一筆龐大的成本。第二,則是如何實現與合作廠商網站的資訊即時互通。
在一籌莫展之際,可口可樂聯合裝瓶公司的業務解決方案總監Bob Means接觸了微軟 Power Platform。
他們驚喜地發現,這款低程式碼工具中的 Power Automate 具備 Desktop Flow(桌面流程)的機器人程式自動化(RPA)功能,可以模擬員工在桌面和網頁應用程式上進行的滑鼠操作。
這就表示,公司不需再請人撰寫 API ,就能實現原有系統的無侵入式自動化,這讓陰霾一掃而空!
Power Platform 當中,還包含了智慧資料分析工具 Power BI 、使用低程式碼快速開發應用的 Power Apps ,以及可以打造聊天機器人的 Power Virtual Agents,可以幫助企業快速敏捷的開發,加速實現數位化轉型。
自動化機器人讓一切改觀
Bob Means帶領的資訊團隊與微軟合作,透過混合開發 (Fusion Development),基於微軟 Power Platform 和Azure雲端平台,創建了一個稱為 「Asa」 的自動化機器人,以同步公司 SAP CRM 系統及 Azure SQL 間的數據。
有趣的是,Asa的命名,就是來自於可口可樂公司創辦人阿薩·坎德勒(Asa Griggs Candler)。坎德勒藉著商人的敏感和超人的膽識,把一款飲料賣向全世界,甚至成為流行文化的象徵。
自動化機器人Asa與坎德勒的經商風格一樣,深受信賴。不同的是,Asa不需要休息,可以全天候工作。
Asa 部署在 Azure 雲端,可以在無人模式下,實現流程全面的自動化。透過 Desktop Flow (RPA) ,Asa可以自動執行 Windows 和 Web 應用程式中的重複步驟,以處理大批量枯燥的工作流程。Asa也可以使用 Azure Key Vault 保護密碼和其他敏感性資料。
節省10 名全職員工成本,處理訂單速度更快、錯誤更少
Asa帶來的效益很驚人。
現在,當訂單輸入客戶關係管理(CRM)系統時,Asa 會從系統中自動接收訂單,並登錄到公司的 ERP 系統,無需人工干預。
自從,可口可樂聯合裝瓶公司可以減少聘僱 10 名全職員工,就能處理超過5萬筆訂單。驗證庫存的時間,更是從半天縮短到幾秒內。
更好的是,錯誤率更低、產品運輸效率也更高,客戶的滿意度也越來越高。
「我們不用再管訂單是怎麼產生的,因為每一件事從頭到尾都變成自動化了!」Bob Means說,引進微軟 Power Platform後,從設置應收帳款到接單,甚至裝車運送,輕鬆實現了流程自動化,節省了大量金錢。更重要的是,因為商品能更即時送達,建立了與消費者之間更緊密的關係。
成功自動化 5 萬筆 SAP 發票訂單流程,從容迎接業務擴張
藉著運用微軟 Power Platform 自動化流程,可口可樂成功解決了人工處理訂單能量不足的困境。如今可口可樂能提供全年無休的運輸服務、將半天工時縮為數秒、將 SAP 系統中 5 萬多張發票及訂單處理的繁瑣步驟簡化。更好的是,可口可樂能夠進一步減少人工作業的錯誤、增加運輸效率,讓內部員工可以專注在更具策略性的任務上,準備迎接未來的業務擴張。
「透過打造 Desktop Flow (RPA) 解決方案,我們擺脫了傳統系統帶來的累贅,重啟高價值戰略性項目,現在我們感到更有把握,能抓住未來的任何機遇。」Bob Means說。