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財經 | 商業趨勢

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淺談虛擬辦公室

廣編企劃
點亮IDEA的創創點火器 2017.10.07 2,259

因為科技發展改變職場生態,在這個時代要創業有了更多可能性,能夠讓創業者在沒有實體辦公室的情況下經營一家公司,只需倚靠網路來與合作夥伴、員工、客戶聯絡。所謂的Co-working Space、商務中心等工作空間已經相當普遍,「在家工作」的魅力更是吸引不少人投入創業的原因之一。這種「虛擬辦公室」營運模式有那些好處?有哪些層面是創業者需要思考的?創創點火器本周會大加整理「虛擬辦公室」營運模式的好處、思考點、以及當業務想發展到國外時,能否繼續應用「虛擬辦公室」的概念做在地經營。

「虛擬辦公室」帶來的好處:

創業成本下降

準備實體辦公室的成本絕對所費不菲:需要為每位團隊成員提供工作空間、工作設備、桌椅等等,還得計算裝潢上的支出。對於某些公司而言,辦公室的設計需要對應團隊理念或公司文化,這肯定會產生開支,增加創業的成本,使創業門檻提高。

節省每月開支

準備好實體辦公室後,維持辦公室營運產生的日常開支更是驚人,包括租金、網路、水費、電費?等等。在創業初期資金和客戶有限,這些固定開支累積起來勢必將增加營運壓力,使創業能夠回收投資或開始獲利的預期時間不斷拉長。

減少通勤時間

有研究指出,上班族每天的通勤時間如果超過1小時,將影響工作上的生產力,甚至可能是導致抑鬱症的成因之一。雖然這些推論的可信度見仁見智,但一家沒有實體辦公室的公司,顯然可以節省所有人聚集到辦公室工作的通勤時間,創業者和團隊成員們可以利用原本的通勤時間來增加工作安排的彈性。假設團隊有5位成員,每天平均需要1小時通勤時間,每星期工作5天,一星期就能夠節省共25小時。

團隊彈性更高

設立實體辦公室代表需要聘請一定數量的員工來將之「填滿」,或即使創業初期員工人數不多,也勢必得考量公司規模擴大時的空間配置,同時某些公司的營運模式需要經常與客戶洽談,辦公室的環境也可能影響公司形象與客戶觀感。相反,沒有實體辦公室表示團隊的工作時間和地點可以更為彈性,甚至可以聘請來自不同地區或國家的員工。

但相對的員工自由度高、工作時間與地點彈性時,公司的效率是否就會提升,或者將更加考驗創業者的管理能力與管理智慧,這也是創業者在使用「虛擬辦公室」營運模式前,需要仔細評估思考的。

虛擬辦公室是否合法?

除了公司管理外,「虛擬辦公室」還有幾個近幾年來爭論的焦點:合法性。對於虛擬辦公室的的合法性,不少人存在著疑問:

虛擬辦公室是「虛擬的」還是「實體的」?

虛擬的。再定義一次:所謂「虛擬辦公室」指的是為沒有實體辦公室的公司提供的服務。虛擬辦公室擁有公司註冊地址,但辦公則更隨意化,而公司註冊地址的實體辦公室又被稱為「服務辦公室」。

虛擬辦公室的使用是否合法?


創業者需要審視所選用的公司註冊地址是什麼性質:

1.酒店或旅館類:這種性質的虛擬辦公室提供的註冊地址是不合法的地址;

2.民用住宅:民用住宅是不允許註冊公司使用的;

3.被註冊過的地址但是公司沒有註銷,不能使用此地址註冊公司。

註冊公司的地址與實際辦公地址不一樣合法嗎?

如果使用的地址是集中辦公室地址,合法;使用地址是其它地址,公司完全不在此辦公或執行業務:不合法。

解決方案:1.使用集中辦公區地址;2.使用服務辦公室讓註冊地址與辦公地址保持一致。

政府是否可協助設立海外虛擬辦公室?

創業初期即使業務範圍包括國外,通常也不需要在當地設有辦公室或服務處,但當業務規模持續成長,或創業者希望能夠落實在地經營時,也可以運用「虛擬辦公室」的概念:

依經濟部國際貿易局建議,創業者在初期可委由專業營運商提供商品在當地的代銷售服務,如果創業者評估需要設立海外辦公室,可運用該局委託中華民國對外貿易發展協會於全球14國、16城市提供的「海外商務中心服務」。

「海外商務中心服務」服務內容包括市場資訊及貿易投資諮詢,網路、電話、傳真、影印等硬體設備及代尋當地臨時人員等,可以作為臨時辦公處所。另可透過「廠商海外模擬據點專案Provisional Overseas Branch, POB」,協助業者成立海外拓銷的「模擬據點」。

這方面的相關資訊可洽外貿協會網站或電洽02- 2725-5200。


資料來源:

維基百科-虛擬辦公室

工作環境轉型 打造虛擬辦公室

虛擬辦公室-常見問題

虛擬辦公室的4大好處

虛擬辦公室是否合法?
 

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