近年來的AI旋風，讓不少企業主有些焦慮：公司需要買GPU嗎？需要多少算力？該從哪裡開始導入⋯⋯？大家想到AI，往往覺得高不可攀。
但從遠傳自身導入AI的經驗，其實並不難。因為生成式AI大大的降低使用AI的門檻，只要善用這些AI工具，就可做為其中的受益者，正所謂「知難行易」。
而且，當領導者先帶頭用AI，並選擇各後勤部門的「種子代表」當先發部隊，體驗AI對組織、個人帶來的生產力提升，企業才能由上而下開始思考，如何用AI解決日常運行的痛點，發現原來組織中還有那麼多的manual work。
很多時候生產力是受制於流程，但流程效率低，常常不是個人的因素，有時是系統不到位，有時是不同單位的KPI衝突，或彼此立場不一樣。這不是單純靠AI自動化就能改善。但當每個部門開始導入AI，就有機會促使大家重新設計、優化改善流程，什麼樣的流程最適合現在的組織。
過程中，AI能把好幾個步驟變成一個，反覆檢核原本不同部門要做的事，誰來做比較有效率，甚至讓AI自己做就可以了。最重要的是，這些討論以前常常不能落地，因為排不到IT資源，但現在同仁可以靠AI工具自力救濟了。
例如，以前我們公司從報價到收款（quote to cash），需要一個半月到兩個月，但重新做流程精簡後，縮短到三週就能完成。流程縮短，業務就有更多時間去追業績，這對營收成長也是有幫助。
所以，重點不是用AI把原有流程自動化，而是藉著AI同時優化組織流程，這樣才能真正提升同仁的產能，讓大家兼顧工作和生活的平衡。我們後勤同仁就用這兩句話總結：「不用不知道，一用嚇一跳。」
現在部門主管跟我討論人的問題時，很少會跟我講人不夠，因為同樣一個人，現在可以做更多、更專業的事。我們討論更多的是，如何設計更好的流程、方法，把人放在對的位置，讓每個人更有餘裕，因為有了AI，武功還可以更強大。
所以，導入AI不是一件難事，只要領導者帶頭，從點、線、面循序漸進，鼓勵員工用AI解決他們的痛點；當組織流程因AI開始優化後，下一步就是要將AI納入企業的SOP管理，讓AI從「個人智慧」內化成「組織智慧」，成為企業的大腦，提升企業韌性。
