管理 | 領導馭人
指派下屬做事卻總是不如預期,主管用2方法改善
- 管理者常因下指令時太複雜,導致下屬困惑、執行不到位,常見原因可能是管理者想營造權威感,或是雙方的職位差距導致資訊不對等。
- 改善溝通的方式是說明任務的「WHY」,當員工理解工作的真正目的時,他們更容易有效執行,並找到更好的解決方案。
- 根據員工的能力與經驗,調整工作分配的方式,能有效提升工作效率和結果。
我曾聽過一個有趣的故事,一位諮詢顧問被請到一家公司,一進門,公司老闆就像見到救世主一樣熱烈歡迎,和他說:「你來的正是時候,快幫助我培訓這群員工,我說的道理他們都聽不懂,每次交代的工作也做不好!」
當這位顧問正準備對員工進行培訓時,員工們卻對顧問說:「你快去培訓我們老闆吧,他總愛把事情說的很複雜,我們常聽的一頭霧水,不知道接下去到底要做什麼!」
這故事反映出許多企業真實的狀況,老闆和員工根本無法對話,老是在不同的頻率上溝通,雙方都覺得對方不懂自己,為什麼會有這樣的現象呢?
我覺得可以從2個角度來分析:第一是內在的人性,第二是所處的位置。
先說人性,管理者有時喜歡把事情變得複雜不易理解,以符合自己的「地位」,或多或少凸顯優越感。畢竟,主管就代表權威,所以有些管理者會把一句話就可以說清楚的事情,說成十句話,並且還使用很多晦澀難懂的專有名詞,導致下屬難以理解。
甚至更可怕的是,看見下屬一臉困惑的表情,管理者內心可能還會暗自竊喜,心想:「看吧,你們都不懂,還是我厲害,所以我才能指導你們!」想刻意營造「高人一等」,反而導致資訊傳遞沒效果,下屬有聽沒有懂。
第二是管理者所處的位置,如果把公司比喻成一頭大象,管理者勢必會比一般員工獲取更多公司的資訊,就像是看見大象的全貌。
但,對於員工來說,他們平時接觸到的資訊更偏執行細節,只是看到大象的一隻腳,因此沒有誰對誰錯,而是要明白:不同的職位,看待事情的角度本來就會不同。所以管理者直覺認為重要的問題,對於下屬來說不一定可以完全理解,這時反倒去要求下屬悟性要高、揣摩能力要強,來心領神會管理者的心思,實在是強人所難。
如何改善雞同鴨講的尷尬場面呢?以下分享2種我常用的方式,提高下達指令的準確度。
1.永遠都要說清楚WHY
賽門・西奈克(Simon Sinek)擁有作家與激勵演說家的雙重身份,他在一次TED Talks〈偉大的領袖如何鼓動行為〉的演講中,提出非常經典的黃金圈(Golden circle)法則:有價值的溝通,永遠都要從「為什麼」開始。因為產品真正吸引大家購買的理由,不是一家企業做什麼或怎麼做,而是「為什麼」而做。
這套理論被廣泛的運用在商業策略中,但我發現,它對於管理者和下屬的溝通也同樣有效,因為當下屬能理解任務背後的實際目的、使命和信念時,更能驅使他們發自內心想辦法做好這件事。
有一次我交辦下屬K做產品的銷售清單,我把粗略整理的一個Excel表格發給他填寫,他一接到指令就立刻去做了。但一週後K並沒有準時提交,最終在我不斷催促下才交上表格,我一看差點沒暈過去,表格完全不符合我的預期,並且還浪費了一週時間。
主要原因在於K沒有完全明白為什麼我要他做這件事,所以在填寫表格時感到困難,甚至無法判斷表格是否還需要優化,最終結果當然不好。
於是我調整了與K溝通的方式,我們花了更多時間討論做銷售清單的目的,是為了要將產品包裝成市場可接受的購買形式。並且,隨著產品不斷推陳出新,這份銷售清單也要能支持對應的調整,不需要再推倒重來。
銷售清單將大幅提升產品從研發到銷售的速度,對於部門業績有著非常關鍵的影響,當K理解「為什麼」之後,不到3天時間,他就完成了一份非常詳細精美的銷售清單,並且還主動提議可以做成簡單的網頁,方便客戶瀏覽和選擇。
所以,在分配工作時,我們要盡量確保下屬明白「為什麼」要做這件事,而非一頭栽進「做什麼」、「怎麼做」。因為我相信有能力的下屬,在充分了解WHY之後,他們絕對能找到很棒的方法,這就不需要主管過多的操心和控制了。
2.因人因事調整溝通方式
每個人的專業能力和理解力都是不一樣的,所以,即便是相同的工作,主管在交辦時,都必須要考慮到對方的情況來調整溝通方式。
我們將員工按照「個人能力」和「對該任務的經驗」,劃分成4個象限,分別是:
1.對於任務有經驗,也有能力的員工。
➡告訴目標,充分放權。
這類員工已具備足夠的能力和經驗來承接任務,所以管理者只要確保在目標上達成共識,並且給予足夠的支持和資源讓這類員工感到尊重和被授權即可。
2.對於任務沒經驗,但有能力的員工。
➡指示方向,關鍵引導。
這類員工雖然是第一次執行被指派的任務,但因為具備一定的能力,因此只需要引導他在關鍵的思維和做法,他們能學習快速掌握執行細節,所以管理者主抓大方向,並在過程中適時給予回饋即可。
3.對於任務有經驗,但能力一般的員工。
➡ 過程回饋,提出挑戰。
這類員工有相關的工作經驗,所以能否在這次執行中表現得更好,讓個人能力進一步成長,需要管理者特別關注。因此,管理者可以不用強行介入細節,而是積極的給予回饋,並適時給予挑戰,激發員工突破框架,以爭取更優秀的成果。
4.對於任務沒經驗,能力也一般的員工。
➡ 指導細節,一步步帶著做。
這類員工在能力和經驗上相對不足,管理者需要花費較多的耐心和精力來培養,並詳細解說任務。例如,報告需要有哪些內容、怎麼準備,用什麼格式等。以循序漸進的方式,由主管先做給下屬看,再由下屬來接手、主管在旁協助,最後才放手讓下屬獨立完成。
「工作的分配」是管理者不可避免的職責,主管必須明白管理的目的是為了提升效率,絕對不能只憑藉經驗和情感來進行管理工作。所以透過刻意練習有效的溝通方式,主管就能讓下屬明白「什麼是最重要的」,並且知道「要怎麼做」可以達到「預期的效果」,創造雙贏的局面。
*本文獲「Livia Yang」授權轉載,原文:【菜鳥主管成長日記】下指令時,是下屬聽不懂,還是你說不清?聰明主管都知道這樣分配工作,部屬能做得快又好!
責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤
楊忻言 Livia
「每一個領導者,都曾是新手。勇於突破自我,成就卓越管理。」
從實戰中成長起來的領導力導師, 患了不突破自己就焦慮的病。
26歲獨自前往中國,硬著頭皮接下主管職的挑戰;
28歲空降上市公司,晉升為事業部副總經理,每天忙得焦頭爛額;
30歲放棄高薪創業,致力為女性創業者服務,開啟不被定義的斜槓生活。
- 0到1成功孵化多個產品,業績破新台幣1.3億。
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