「1 on 1」聊什麼？事前準備、問答清單、事後調適⋯給主管最完整的面談心法

▋作者簡介：郭榮彥Barry，法律科技公司「Lawsnote」創辦人暨執行長，全國律師聯合會科技法律委員會主委、台灣法律科技協會副理事長。

從Lawsnote成立開始，我都會和每一位夥伴做一對一面談，一開始是一季一次，後來人變多了，改成半年一次。到現在，我有四十幾位夥伴，每年我至少還是會和全部人進行一次一對一面談。

會開始做這件事的原因很單純，幾乎所有成功的創業家都鼓勵、建議新手創業家這樣做，所以我就這樣做了。那時候我並不明白為什麼，也沒有感受到這樣做的重要性。

隨著接觸管理學的深入，和逐漸感受到管理的重量後，我深刻的感受到一對一的意義及它的重要性。目前為止，我沒有看到比較完整的介紹，因此把我的體驗分享給大家。

透過真實的一對一面談，可以理解到公司目前遇到的狀況和問題，好的和壞的部分都有，才能根據問題設計解決方案。要了解公司狀況，方法有很多種，但沒有什麼比和每個人一對一面談更真實和直接。

進行一對一的形式，和進行一對一這個行為本身一樣的重要。聽起來有點難理解，我舉個例子，我們試過二對一（2 Founders對1 member）、三對一（3 founders對1 member），效果都不好。一對一就是只有兩個人，關起門來講講心裡話，多一個人都不行。

• 一對一要聊什麼？
• 如何讓夥伴安心說出心裡話？
• 如何回答夥伴的疑問？
• 主管聽完員工真話如何調適自己？

一對一聊什麼？

每年一對一聊的話題，會依照公司狀況稍微調整，但差異不大。主題會在前一週開放給所有夥伴先準備，包含下列問題：

1. 你有沒有在工作上觀察到什麼沒效率的部分？
2. 有沒有觀察到除了效率以外的問題？
3. 過去一年有什麼開心、不開心和需要調整的？
4. 接下來一年，你有沒有想學習什麼是公司可以幫上忙的？
5. 對於公司的目標和願景，你有沒有想了解的？
6. 如果你是我，你會做出什麼改變嗎？任何事情都可以。
7. 最近的睡眠、壓力和情緒是否都好？
8. 有沒有什麼你想聊，但是剛才沒聊到的？

除了第7點是去年開始加上去的，其他題目大致上從第一年開始就沒什麼改變，只有略微調整順序和問法。

例如公司人數超過20人的時候，我把效率問題擺到第一，因為在這個階段效率是個大議題，而且分散在各個不同的環節上，必須持續關注和解決。

如何創造讓夥伴講心裡話的環境？

「夥伴怎麼可能會和老闆講心裡話呢？」我常被這樣問，但我好奇的是，夥伴為什麼不和老闆講心裡話？

無非就是擔心受到不利評價、不利對待、老闆不開心了，或是可能對其他夥伴造成影響。為了能盡量降低這些疑慮，我會這樣做：

1.公告一對一面談的內容，不會對個人造成有利或不利的評價

你就是講你想講的，不管講得怎麼樣，都和公司對你的評價無關。不只是不利評價，做出有利評價也不行，否則會有夥伴期許自己提出非常有建設性的提案，以獲得好評價，但這並非一對一面談的目的。

這一點我可以擔保，不信你可以去問公司的老員工們，他們至少都做過4、5次的一對一。

2.清楚的和夥伴說明，在一對一過程中不會給評價

對於第一次做一對一的夥伴，我會在開頭說：「這不是我在review你，而是你在review我和公司，所以不用緊張」。

如果再一對一的過程中，夥伴表達希望知道我對他們表現的期待或評價，我都會拒絕，因為一對一過程中不評價夥伴。

3.不懈怠的持續和夥伴表達、持續溝通

對於第一次進行一對一的夥伴，第一個問題「你有沒有觀察到沒有效率的部分」，我會這樣問：「有時候我們自己在裡面慣了，所以很多陋習會看不到，這時候就需要剛進入組織、還沒習慣的人發現『大家都沒看到的坑洞』，所以蠻需要透過你的眼睛觀察，然後告訴我的。」

雖然，這樣說還不能完全免除夥伴心中的疑慮，但有一個很顯著的跡象。當我們持續這樣表達、持續這樣施行，年復一年，越資深的夥伴就越願意分享。因為他們待久了，知道我沒有騙人，這些都是真的。

一對一怎麼回答？

在我人生歷程中有幾件事讓我十分痛苦，「提起勇氣表達，卻不被理解和重視」可以排得進前幾名。

因此，我不希望在一對一的過程中，讓夥伴有一樣的感受。在一對一中針對所有問題和反饋，我都必須回應，而且只有3種回應方式：

1. 這個問題我理解了，我會來解決，解決的方式是⋯⋯
2. 這個問題我理解了，我現在沒有想到解決的方式，我會再去深入了解，並且思考如何解決。
3. 這個問題我理解了，但我目前無法解決，原因是⋯⋯

從零食、啤酒的種類，到協作方式的改變，我都採用一樣的回覆模式，一樣正經的對待每個問題。

在過去的經驗中，大概有一半的問題是屬於我無法解決的棘手問題，但當我誠實表達自己的考量與為難之處後，這個問題往往也就被解決了。

如果說，澆熄夥伴熱情最好的方式是虛應故事和視而不見，那點燃熱情最好的方式就是真誠的面對。大家不是笨蛋，好的夥伴可以理解那些無奈，前提是他們需要被真誠的對待。

一對一怎麼調適自己？

如果在一對一的過程中沒有感受到痛苦，那你可能是沒有聽到真話。

每一年的一對一都是我最討厭、最低落、心情最差的一個月，那種感覺就是被人細數我一整年哪裡沒做好，然後重複40次。

負能量的累積是一望即知的，有一陣子幾位夥伴看我一對一都愁眉苦臉的，甚至約好每次一對一結束，講冷笑話來逗我開心。

為了讓自己好過點，一對一中除了問題反饋外，我還是會希望夥伴分享自己開心的事情，讓我覺得自己還是有做得不錯的地方。

除此之外，也更確切認知到，一對一不是個歌功頌德、讓女神摸摸頭的流程，而是實在的發掘問題以求改善。一對一的成果將會體現在，夥伴對公司的熱情，以及超低的自願離職率，這些才是辛苦獲得的果實。

雖然經歷痛苦的一個月，但我可以有自信的說，這些夥伴是真的愛著Lawsnote這家公司，也都希望她更好，這才是最重要的。

＊本文獲「Barry」授權轉載，原文：一對一面談的流程和功能

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻