商周

啟動成功關鍵,隨時掌握商周.com最新資訊

提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動

已加入收藏
已取消收藏
帳號頭像 帳號選單下拉箭頭
/
熱搜內容
現正閱讀
跨部門溝通不良,3個快速「KO誤會」的方法
畫重點
段落筆記
新增筆記
「請稍等」英文別直接中翻英說please wait a minute!一次掌握,常用的電話對談英文
0
/500
不公開分類 公開分類
儲存
至頂箭頭

管理 | 領導馭人

跨部門溝通不良,3個快速「KO誤會」的方法

跨部門溝通不良,3個快速「KO誤會」的方法
跨部門溝通出問題,通常是各單位資訊不對等所致。 (來源:Dreamstime)
撰文者:紀紫羚
獨立觀點 2022.12.27
摘要

1.公司團隊穩定運作,不代表團隊文化是健康的。想找出團隊現在有哪些缺點待改進,可參考文中的自評表。

2.跨部門溝通有落差,主要是因為資訊不對等、缺乏共識,以及各部門執行速度不一致,導致彼此之間不清楚對方在忙什麼。

3.想讓跨部門溝通更順暢,可以參考本文分享的3個方法。

這周例會針對公司內部做了一份健康評估表。當我志得意滿的認為我們團隊真棒,溝通速度總是快,專案完成度也很高時,突然想驗證看看每位夥伴的想法是不是跟我一樣?

於是我把同樣的評估表傳給每個人填寫,沒想到,結果跟我想的天差地遠!

組織健康評分表,檢查你對團隊的看法,與下屬有沒有落差。
組織健康評分表,檢查你對團隊的看法,與下屬有沒有落差。 (圖表製作者:紀紫羚)

廣告-請繼續往下閱讀

右邊是我自評的分數,左邊是公司所有同事的平均分數,落差最大的就在「部門溝通」。

部門溝通不順暢,原因是什麼?

如果我沒有請大家填這份表,我將永遠不知道跨部門溝通是有障礙的,仔細想想為什麼會有這樣的落差?

1.認知的不同

雙方要順利溝通,一定先有「共同認知」,也就是「共識」。每個人需要對同一件事情有一樣的想像與輪廓,才能達成共識。

我對部門溝通的理解是:「我已經掌握了所有部門的事情。」但是同仁們平常不太知道別的部門在幹嘛,卻會突然接到其他部門提出的A需求。此時就會感到「溝通不良」,因為對A需求沒有正確的認知。

廣告-請繼續往下閱讀

2.做事的節奏

每個人做事的節奏與順序不同,此時突然有其他部門插急件進來,執行單位一定會感到無所適從。

3.時間軸的長短

當我指派B任務下去時,通常我的時程表只會抓2、3個細節,有可能抓太短。但實際上,B任務需要5個人完成,5個人可能有10個細節要執行,時間就會拉長,導致我對時間的想像與團隊不一樣。

垂直溝通與水平溝通的資訊不對等,每個專案負責人可以直接向我匯報進度,但C專案與D專案的2個負責人,資訊沒有互通有無。我以為事情很順利進行,事後才發現C專案與D專案的負責人互相不知道發生什麼事。

但也發現了團隊高度的默契在於:​

信任感十足

我們是完全雲端作業的新創團隊,所有溝通都在通訊軟體內完成。群組內充滿梗圖、笑話,遇到難事,大家都能用幽默的態度化解情緒。

也因為在家工作的關係,任何生活大小事都會聊,少了面對真人表情的社交衝擊,似乎在螢幕前,大家更放心做自己。

生產力極高

我們公司在工作內容的分配上秉持專業分工,每個職位都有明確的定位及目標,每個人都清楚知道自己的專業是什麼,所以整體執行力是非常高效的。

不過身為老闆的我竟然只填3分,看來我的要求必須要再降低一些,才能符合目前團隊的腳步。

真正的團隊應該是要互相幫忙、互相陪伴,讓衝突事件趨近於0,唯一的衝突事件大概就只有我在急躁的時候,會吐出未經修飾的意見。同仁們也發現:「對耶!為什麼大家都這麼溫柔?不敢提意見?」

我們團隊的心靈健康程度極高,但就是少了一點火花,而適當的衝突就是那火花。

如何讓跨部門溝通更順暢?

1.流程透明化

因為意識到部門溝通的不足,我們開始重新調整Trello版面*,讓跨部門之間的作業流程透明化。讓大家知道本週的重要任務是什麼?是誰負責的?

*編按:一種專案管理系統,視覺化呈現專案排程與進度。

2.10分鐘快閃會議迅速調頻

因為平常工作都是透過文字對接與溝通,難免會在認知上產生誤差。專案負責人要主動意識到資訊不對等,發起快閃會議,透過口頭溝通,幫助專案團隊對焦、調頻調到一致。

3.發起挑戰會議

信任感十足的團隊,卻少了火花與衝突。我們不需要刻意製造爭端,而是每個月發起至少一次挑戰會議。誰想挑戰?想挑戰什麼議題或部門?如果有理,甚至集體挑戰老闆也沒問題!

這篇文章送給跟我一樣自以為團隊文化很健康的老闆。

*本文獲「找找羚感—紀紫羚 Abby Chi」授權刊登,原文:當你以為組織很健康時,就是誤會的開端

作者簡介_紀紫羚

紀紫羚

曾經是平面設計師,接案經驗超過10年。在2020年不小心開了一間行銷公司。現在專注於社群行銷與內容製作的領域,持續深耕中。目前也負責多家知名品牌的社群年度策略。

能夠利用理性方法產出富感性的社群內容,有對文案的敏銳度,還有對設計的敏感度,擅長品牌行銷、專案管理、社群內容、創意廣告。

責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤

下滑箭頭 下滑載入更多報導 下滑箭頭
團隊 主管 專案 管理 跨部門溝通
獨立觀點
獨立觀點
編輯精選
展開箭頭

這是一個開放給所有商周讀者發聲的管道,如果你有意見想法不吐不快,歡迎大聲說出來!(來稿請寄至red_chen@bwnet.com.tw)

廣告
留言討論