覺得年輕人不懂應對進退？4個要點制定「職場規則」，改變團隊氣氛

在商周跨世代溝通課程的教室，有位總經理下課時問：「河泉老師，為什麼現在的年輕人很缺乏職場觀念？例如完全不懂應對進退。」我回答：「您的觀察沒錯，但是有沒有想過，他們該在哪裡學到這些規則？」

這位總經理回答：「應該在家庭或學校就要學啊！」我回他說：「很多主管都這麼覺得，但是在家庭或學校，年輕人真的有機會學習這些規則嗎？」

年輕人較不會應對進退？

1.他們受到高度尊重

上一輩的人，在成長過程中會受到長輩較多的管束。從問早問安、照顧兄弟姐妹，到被要求做家事等，常常是「大人說了算」，因而有許多練習應對進退的機會。相較之下，新世代受到父母較多的尊重，不完全要接受父母的指令。

2.職場環境轉變

規則的出現，必須有2個重要前提：一是全員有共同目標，二是發生衝突時，作為雙方各退一步的處理依據。

現在年輕人進入職場後，個人目標的比重相較上一輩人來得高，因而降低共同目標的占比。其次，年輕人在成長過程中受到父母高度尊重，減少了許多產生衝突的機會。在上述2個前提都產生轉變時，年輕同仁因而較難理解過去的職場規則。

訂出職場規則，改變團隊氛圍

1.為什麼要制訂規則？

相較於現在的職場環境，過去的員工較少有個人意見和想法，以完成事情為最高準則；如今人們自我意識上升，希望被尊重，擁有自主性。因此，在這個時代擔任主管，必須思考如何有一套管理人員的SOP。這一套對人的SOP就是職場規則，也是主管在乎的事情底線。

此外，為了維持部門穩定性、創造同仁的共同目標，主管也有制定規則的必要性。請注意，部門規則不能違反法律或公司規章。

2.抓住建立規則的好時機

在職場上，有時會碰到「我以為你知道」、「你為什麼連這都不懂」的狀況，等到造成同仁之間的混亂時，才發現有說清楚的必要。如果所有人都認為要說清楚，就是主管建立規則的好時機，一來不會有太多人抗議，二來主管也可以順水推舟解決共同困擾。

3.制定規則的2大重點

重點一：要讓同仁願意接受。通常企業或主管擅長下指令，但是很難落實和執行。原因在於，人們很難接受自己不能主導的事情。上位者往往只注意到規定是否完整、是否嚴謹，卻疏忽員工的感受，導致規則執行失敗。

重點二：要讓同仁參與規則的制定。聰明的主管，會先提出草稿讓同仁看過，因為當同仁提出修改意見，並被主管接納，大家對規定的認同感會更高。

4.如何制定主管想要的部門規則

主管必須根據自己的價值觀和公司背景，訂出「部門文化」。我在課堂上最常用兩個步驟，協助主管們建立自己的文化風格：

步驟一：你希望自己的部門擁有哪些文化？
步驟二：把這些想法轉換成具體的做法。

比如，主管希望部門有「積極主動」、「態度禮貌」，「互助合作」、「當責共好」的文化，可以轉換成下列的具體規則：

1. 積極主動：「被交付的任務，請主動回報進度」、「如果想在工作上自主，就先展現自律」
2. 態度禮貌：「表示善意是一種格局，遇到工作上的對象請主動招呼」、「展現自己的親和力，贏得好感」
3. 互助合作：「工作上需要對方協助，請事先提醒，不要臨時催促」、「有機會多幫忙別人，更容易贏得別人幫助」
4. 當責共好：「自己所做的承諾，請確實遵守」、「每個人都是一個品牌，請讓別人看得起」、「贏得總冠軍，勝過個人MVP」、「只有團隊夠強，自己才會更強」

只要主管不建立職場規則，員工無所適從的狀況就會持續出現。請主管改掉「上面說的下面就要聽」的習慣，明訂部門規則、凝聚共識，雙方有遵守的依據，才能讓工作更加順遂。

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責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：李頤欣