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顧問不在,專案績效就「打回原形」?台積電前主管,一個高效率工具

有效的專案管理工具,不只能幫助主管依進度進行審查,也可以確立專案參與者的共同語言。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2022.05.19
摘要

1.專案管理方法五花八門,業界也有許多顧問機構協助企業導入,但若只將「方法」當成「方法」,一旦顧問離開,就沒有人會執行了。

2.本文介紹「AIPECC」專案管理方法,以6個階段、20個步驟、15個表單,架構出一套系統性方法。

3.AIPECC管理方法,能夠讓主管依據階段進度做審查,讓專案參與者擁有共同語言,將專案結果納入知識管理,建立學習型組織。

疫情邁入第3年,身為企業講師,我蠻懷念那段在中國企業上課的日子。在中國上課,前後去了20幾個城市,最遠還跑到了內蒙古。雖然飛來飛去,卻很有成就感。

我曾去過一家在上海的台資企業授課,2天課程結束之後的晚上,公司的營運總監邀我吃飯。餐廳很復古,賣的都是道地上海菜。我們邊吃邊說,聊著聊著,就講到了專案管理。

推行很多專案,卻無法有效控管?

他說,他們公司每年都有好多專案在執行,但對於專案控管,卻沒有一套系統性的方法。

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我問,就算沒有一套系統性的專案管理方法,但應該有自己的方法,可以描述一下,公司目前是用哪些方法嗎?

同桌還有幾位主管,其中一位就說,他們過去所用的專案管理方法,就是幾張表單、幾個步驟,大家其實不知道表單要怎麼填,也不知道步驟該包含哪些東西。

營運總監接著說,公司未來幾年會高度成長,對專案管理的依賴程度只會越來越高,如果專案控管不好,很多東西都會延遲,進而影響到客戶滿意度,也會影響到公司的營運表現。他問我:彭老師,以你過去在台積電的經驗,或是你個人在其他企業授課經驗來看,有沒有建議的方法?

我說,謝謝總監的肯定,其實我有自己整合出一套系統性的專案管理方法,也輔導過幾家企業導入這個方法,不過我必須說,要推行專案管理,不能只把它當作方法,它是一個企業文化。也就是說,這套方法植入公司後,你一定要把它內化成企業DNA,否則方法只是方法,一旦顧問離開,就沒有人會執行了。

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「對!對!對,彭老師你講的沒有錯,我們要推的不只是方法,」看來我講中了總監的心聲,原本上課2天疲憊的心情,在這最後一刻,突然又被提振了起來。我們開始討論如何導入方法、協助他們,也約好每年都要來這間餐廳聚餐,慶祝每年輔導的里程碑。

換一組方法,達標率大提升!AIPECC是什麼?

我們花了3年多時間,導入專案管理方法,同時完成許多公司專案,幾乎每一個專案,都成功達標。這套方法是以我個人的專案管理知識、台積電實務經驗、兩岸企業輔導經驗,整合而成,簡稱AIPECC,包含6個階段:

1.評估階段(Assessment):評估專案價值
2.起始階段(Initial):確認專案要開始進行,取得專案執行之許可
3.規劃階段(Plan):為達到專案目標,設計所需活動及執行方式
4.執行階段(Execute):運用、協調人及相關資源,以實踐計畫
5.控制階段(Control):藉由品質監控及進度,衡量、確保專案目標有效達成,並視情況採取必要之改進措施
6.結案階段(Closing):正式接受專案成果,終結所有作業,納入知識管理

重點來了,這些階段只是一個方向,實際操作的過程中,很可能會不知所措,不知道各個階段要做到什麼程度,才能前進到下一個階段。因此,在每一個階段,都要列出詳細步驟,每一個步驟再搭配表單。依著這一系列階段、步驟、表單,去做專案管理控管,專案成功機率就會提升。

(來源:品碩創新)

AIPECC專案流程的6階段,可以展開為20個步驟。而20個步驟中,更有15個表單,架構出一套系統性方法。

這一套管理方法的導入,能夠讓主管依據階段進度做審查,提供必要資源協助,也能讓專案管理會議過程中,所有人都擁有共同語言。最後完成的專案,也會是一份非常完整的專案管理知識。久而久之,就會慢慢形成公司的學習型組織。

最後再次提醒,專案管理方法,不只是一個工具,而是企業文化的展現。除了導入方法,更需要建立DNA,才能讓文化逐漸形成。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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工具 專案管理 AIPECC 控管 PM 方法
彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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