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OKR會議,和一般開會不一樣!前英特爾總監:要有3個「聚焦」
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OKR會議,和一般開會不一樣!前英特爾總監:要有3個「聚焦」

OKR會議,和一般開會不一樣!前英特爾總監:要有3個「聚焦」
OKR會議,和一般開會不一樣。 (來源:Dreamstime)
撰文者:王怡淳(Chris)
摘要

1.敏捷組織的OKR會議要聚焦於3個重點:議題聚焦、人員聚焦、行動聚焦。

2.議題聚焦是追蹤進度是否達成、人員聚焦是由部屬報告進度、行動聚焦則是確認落後指標、找出落後原因、提出解決方案。

OKR(目標與關鍵結果,Objectives and Key Results)是一種管理方式,O是指目標(objectives)、KR是指關鍵結果(Key Results)。

每個團隊都有例行的業務進度會議,而敏捷組織的OKR會議與一般會議最大的不同點在於:

1.目的為解決問題和達成目標
2.主角是各目標的負責人(Owner)
3.重視里程碑的達成:追蹤進度落差、產出解決方案、落實行動任務

所以,會議的核心價值是「聚焦」,這包括:議題聚焦、人員聚焦、行動聚焦。

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一、議題聚焦

會議目的是確保OKR目標達成。所以議題聚焦於追蹤進度,也就是里程碑的概念。年度目標訂立後,我們必須訂出相應的季目標、月目標、甚至周目標,這些就是階段性的里程碑。每個團隊針對自己的屬性需求,定期召開會議來追蹤里程碑的達成,並決定相應的解決方案和和行動任務。

實施要點:

1.會議只談OKR目標進度落差分析,對應的解決方案和行動任務,不談其他團隊例行維運事務。

2.目標進度不需要逐條說明,而是直接就進度落後或有疑義的部分,進行說明討論。

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3.會議24小時前,各O或KR的負責人必須提供最新的進度資料。在會議召開前,主管要求所有與會者必須閱讀過資料。這是OKR團隊必須建立的紀律。

4.會議是為了追蹤是否達到進度里程碑,是過程導向;而不是著重追蹤目標是否達成,那是全然的結果導向。目標的每個里程碑都達成了,那目標最終也就達成了!

5.是否需要追蹤細部的行動任務,這視團隊會議的層級而定。一般而言,部門級別會議不需要。但若是某個目標進度發生重大偏差,或是與目標相關某個部屬的自發自律性有疑慮,可以調出任務清單,一一檢核。

二、人員聚焦

絕大部分情況下,部門主管對部門目標的達成負責,因此主管通常是會議的主席。大多部門目標的設定,O的負責人為主管,KR的負責人是部屬。這種情況,主管是會議主席,同時扮演引導帶領會議順利進行的功能。而會議的真正主角則是每個KR的負責人,亦即部屬。

實施要點:

1.各目標的Owner是會議主角。因此,主席(主管)與目標負責人(部屬)的發言時間比例保持3:7最合適。OKR導入初期,主管大多不適應,可以先朝向5:5的里程碑邁進。

2.參與該O或KR的其他部門關鍵人員,應一併出席會議。其他部門協作同仁,不是你的承包商,而是與你和你部門平行的合作夥伴,也是負責人。若你們合作的目標,里程碑進度遭遇到挑戰困難,應該一起面對尋求主管和團隊的指導與支持。

3.若與會者並非與會議所有的議題有關,可考慮分階段出席。

三、行動聚焦

典型的團隊OKR會議,沒有冗長的細部討論,它的節奏很明快清晰。會議圍繞4大主軸:確認落後指標,找出落後原因,提出解決方案,分配行動任務。通常會議時間不超過90分鐘,以60分鐘的長度最佳。這會議要能高效、明快清晰的進行,取決於會前準備是否到位。

實施要點:

1.會議召開的24小時前,會議召集人或目標負責人,必須提供會議目的/議程/資料。

2.與會者清楚會議目的/議程/角色扮演:要求與會者會前閱讀資料,確保能在會議中問答或提出解決方案。

3.就敏感協作議題,和與會關鍵人事先溝通:OKR負責人若希望提案能獲得批准,必須事前獲得關鍵人的支持,以避免在會議上意見相左,或討論冗長。

O或KR的負責人在團隊OKR會議中,不單陳述事實,更重要是針對落後指標,提出解決方案。而解決方案的具體行動任務即是:Who does what?And Deadline?(誰負責什麼?什麼時候完成?) 這也是會議結束前必須總結的內容,以便在下一次會議追蹤是否完成。

過往的顧問諮詢經驗發現,OKR團隊的會議帶給企業團隊以下省思與啟發:

1.會議品質可反映員工的素質,而效率決定企業的盛衰:會議中傳達的訊息要關鍵具體,決議的行動要確認追蹤。

2.有事奏本,無事退朝:若進度里程碑可以從內部系統得知,或沒有關鍵議題,OKR團隊不為開會而開會。

責任編輯:鍾守沂
核稿編輯:易佳蓉

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王怡淳
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曾任Intel亞太區/中國區戰略合作總監,現任企業顧問,在組織變革、領導視野、策略管理等方面,擁有多年實務經驗。非人資培訓背景,長期接觸產品和市場營銷等一線業務歷練。OKR實施和導入經驗超過15年,是能將團隊實踐OKR經驗,轉化導入策略和步驟落地的顧問。

曾於中國大陸、台灣、亞太地區、美國、澳洲等地工作。任職Intel 期間,打造超過1000家的戰略合作夥伴生態,並帶領團隊在移動互聯網、物聯網領域與阿里巴巴、亞馬遜、華為等企業進行戰略合作。

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