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ARCIS法則》當責vs負責?分不出其中差別,別說你是優秀PM
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ARCIS法則》當責vs負責?分不出其中差別,別說你是優秀PM

ARCI法則,是一種分配工作與職責範圍的工具。 (來源:Dreamstime)
撰文者:彭建文
彭建文專欄 2021.12.16
摘要

1.阿喜法則(ARCI)是一種分配工作與職責範圍的工具,由4個單字組成:當責、負責、諮詢、知會。本文作者依據自身經驗,追加1個單字:支援,成為「ARCIS」法則。

2.ARCIS法則,能夠幫助專案經理、團隊主管釐清團隊成員的角色與責任,有效提升領導力及執行力。

3.本文整理了ARCIS的基本概念、運用範例,以及相關注意事項。

前陣子協助一家國際大廠,幫他們的資深PM上專案管理工作坊。

課程結束前,學員P分享了他的學習心得,令我印象深刻:「我從事PM工作7年多了,上完課後,我才發現,我之前整天都在幫人家擦屁股。我每次都想,完成這個專案,應該就是我離開公司的時候了。

每次專案開始前,我都會規劃一系列定期會議,每個會議安排好進度。但開會時,我都覺得自己沒達到進度,而有些工作,明明已經分配給同事,他們卻常沒按進度完成,以至於有些討論一而再、再而三地被拿出來講。當次開會要產出的結論,有時候就被迫延到下一次會議來討論。」

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學員J馬上回應,他認為P同事有時候沒把工作講得很清楚,對他來說,他不覺得這個工作應該是他負責:「為什麼當時會分給我?之前你們在做工作分配的時候,根本沒告知我,也沒有我同意,就把工作丟給我做,這對我來說不公平。另外,我也不知道這個專案的來龍去脈,因此我不太清楚這樣的工作項目,要做到何種程度才能銜接其他工作。」

P先生接著說:有時候,同仁負責的工作產出,不是他要的品質,他必須出面幫忙擦屁股。雖然最後還是完成了專案,但過程血淚只能含在內心深處。P先生的問題,是多數PM的痛點。

ARCIS法則

一個成熟的PM,該如何做好分工與權責分配呢?先說一個關鍵觀念:「當責」(accountability)。當責是很重要的核心價值,它會成為一種態度、行為,也會化成一種具體行動,行動終要致果。

這個過程中,當責及其衍生的方法論(methodology),即「阿喜法則」(ARCI),就變很重要。它是一個很重要的工具,能用以釐清角色與責任(Role and Responsibility),也能有效提升領導力與執行力。

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之前在台積電當PM,這幾年出來協助企業輔導時,我都發現,做專案很常需要別人協助,例如收集資料。因此,我在ARCI加了一個元素「S」,變成ARCIS, 更貼近實務運作。

何謂ARCIS,簡單說明如下:

當責(Accountable):對整件事情的成敗負上責任。
負責(Responsible):負責執行該項工作的人員,負責回報進度與狀況。
諮詢(Consult):提供工作或專案的諮詢,協助工作進行。
知會(Informed):被告知工作的狀況與進度,但不直接負責該項工作。
支援(Support):支援工作,使工作可以順利進行。

ARCIS的實際運用

接下來,我來舉例子。一般人在學責任分配矩陣的時候,都會面臨幾個問題,例如:

(來源:品碩創新彭建文)

1.為什麼市場調查這個任務,要有兩個執行者?工作上怎麼分配?
2.市場調查這件事,執行者要做到什麼程度,才算是完成工作?
3.當責者A與負責者R,在這一個市場調查的任務活動中,該如何區分權責與角色呢?

實務上運用這樣的責任分配表,其實是有瑕疵的。專案運作的時候,只要看到一個任務項目有兩個負責者R,就代表工作項目分得不夠細。請大家看下面這張責任分配表:

(來源:品碩創新彭建文)

你會看到,市場調查的工作,我們把它分成兩個工作,一是競爭者調查,另一個是元宇宙的產業調查,每個任務都有一個負責者,這樣的工作分配比較清楚。

另外,我們規定競爭者調查至少要調查5間公司,而且每個競爭者的財報也要一起調查跟分析。當你規定競爭者調查應該產出這樣子的內容時,負責者就會很清楚,知道這項工作要做到什麼程度。

而這個專案的當責者,也就是Mark,要讓負責者執行完工作後,把調查報告上交討論,畢竟市場調查是Mark來當責。

(來源:品碩創新彭建文)

負責者、當責者,差別在哪?

當責者跟負責者,在課堂解說時很簡單,但PM做工作分配的時候,這兩者常常會被混淆。

舉例來說,負責人會說,公司廠房已經做過安檢了,但當責者會說,我一定要讓公司廠房,100%安全無災害。有看到這之間的差別嗎?負責是把事情做完,他追求的是一種活動或工作的完成,而當責者追求成果,他要為成果負責。再舉一個例子:負責者會說,我已經去拜訪客戶8次了,而當責者會說,客戶剛已經下訂單了。真正當責的人,要為最終成果負完全的責任。

換句話說,我們應該要從過去的思維(「這個我有做」「這件事我做完了」「我已經把東西轉給承辦人了」),轉換為:我既然做了,就一定要交出成果,而且為了這樣的成果,我願意多做一些。當責者總會自問:我還能多做些什麼?

ARCIS這個工具,本質上是工作分工與角色權責,不僅專案管理需要這個工具,一般職場工作者和主管也能運用。在管理上,在專案上,提升整體效能。

責任編輯:李頤欣
核稿編輯:易佳蓉

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ARCIS 工作分配 PM 阿喜法則 職責 專案
彭建文專欄
彭建文

前台積電營運效率部門主管、斬獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」等殊榮經歷,受兩岸超過300個企業請託:協助企業轉型、微型輔導。

目前為「品碩創新管理顧問公司」執行長,整合台積電出身的講師群,以台積電精神DNA輔導各領域的企業再造巔峰。

20年輔導企業經歷集大成,融合台積電成功經驗、創新商業策略工具、兩岸輔導實務三大核心,獨家創辦PJ法,即《高效工作者的問題分析與決策》方法論。品碩創新授課輔導項目:問題分析與決策、創新思維與創新方法、BPR流程改善與創新、教練式領導、組織變革、持續改善,以及PJ法線上課

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