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減少溝通成本,增加執行力!靠OGSM一頁企畫書,8大變革全面提升工作效率

(來源:shutterstock)
撰文者:張敏敏
商周讀書會 2020.05.21

推薦理由
公司的願景就像裱框在牆壁上的標語,員工每天從願景海報或文字面前經過,但是很少有人抬頭細讀。作者透過多年外商工作及企業輔導經驗,帶領大家用OGSM一頁企劃書,幫助公司緊密連結長期願景、策略和具體目標,在不斷變動的環境下,引領團隊互相支援,讓企業產生有方向性的競爭力。

精選金句
沒有對準願景的策略,注定在市場上迷路。

根據統計,高達85%的企業經理人,每個月以不到1小時的時間和員工溝通策略和願景。公司的願景往往是裱框在牆壁上的標語,員工每天從願景海報或文字面前經過,但是很少有人抬頭細讀。很少有人願意為員工真切地解釋這些完美文字,也很少有主管告訴員工,公司真的在乎他們。願景就像是一塊「大餅」,員工感覺不到,但老闆卻是如此急迫地想要。

舉個令人扼腕的例子。已有125年歷史以上的美國百貨始祖西爾斯(SEARS),曾是每個美國人生活的記憶,這個以郵購賣手錶起家的企業,其願景為「賣所有東西給所有人」。西爾斯百貨全盛時期在全美有超過4千多家店,總部甚至成為芝加哥的地標建築,卻因為集團受限於龐大的官僚體制、緊守固有組織文化,只知道把東西賣出去,卻忘了當初的願景,忘了與客戶一起演進,最終在2018年10月難逃聲請破產命運。

無獨有偶的,在大西洋彼岸的英國,創立於1841年的湯姆斯庫克(Thomas Cook),堪稱為全世界旅行團的祖師爺,希望「不斷成長,讓每個人都夢想成真」(We go further to make dreams come true.),也是最先推出包括旅行規畫、住宿、機票等一條龍服務的龐大旅行業集團,可惜的是,未能讓自己更快、更輕、更成長,終究抵不過網路購票、電商訂房、廉價航空的攻勢,最後在2019年9月23日吞下聲請倒閉的敗仗,長達178年的老店,瞬間應聲倒地。

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根據統計,企業每日的執行工作中,有高達75%的經理人,在面對立即端出績效、產生利潤、贏得市場排名,給予股東最大利潤的壓力下,往往沒有為策略保留發酵的時間。只要操作3個月內沒有見效,經理人就換下一個策略。下場就是消耗成本、坐失競爭良機、失去員工信任、丟掉客戶忠誠。

以上的實例給了我們反思,實踐願景可以為企業提供一條更清晰、更確定的成功道路。而要實踐願景,則是需要主事者集中資源、排定優先順序,讓它慢慢發酵,進而成為一個具有價值,而且有存在意義的公司。

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OGSM一頁計畫表可以為以上文字提供令人興奮的成功要件,一張簡單表格,一張就好,就可以讓所有人都快速了解到:公司現在的發展如何?我們可以如何一起努力?

  • 簡單好用的OGSM

一、方向感:以「最終目的」提供全員共識的清晰方向感
表格中,第一個主題就是「Objective 最終目的」。因為掛在表格最上方,因此讓每個參與者每看一次OGSM表格,等於就被迫必須從頭再看「最終目的」。

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二、具體化:以SMART原則落地執行
填寫表格時,會要求撰寫者為了承接「最終目的」,必須在SMART原則下,提供具體衡量的數字。在「最終目的」所描述的文字裡頭,找出關鍵字,然後為每個關鍵字設定「具體目標」。

三、控制力:不斷確認現狀和理想的差距
因為出現了「具體目標」,主管與部屬必須定期開會檢驗是否符合目標進度。因為有數字,所以能夠清晰地知道目前的進度。一旦雙方出現落差,就應該積極了解問題之所在,並在有限資源中,透過運用資源,將落差「控制」回到原來設定的進度。

四、專注力:僅選擇最有效的「策略」當做執行資源
表格中,「策略」擺在「具體目標」之後,意味著,經理人必須「選擇」一條或幾條最能符合「最終目的」的路徑,透過運用這個資源,讓自己走在正確的達標道路上。

五、迷你大效果:思考策略資源的取捨
「選擇」的最大意義就是,當你今天選了某一條達標的路,例如:全力攻占年輕族群,那麼等於你已「放棄」成熟族群市場的投入,「專注力」由此而來。這意味著,選擇就是在決定「哪些不要」。

六、執行力:「檢核」可確認策略資源被善用
在表格中,一旦確定資源,接下來就是要善用資源,並確保使用方法正確,可以發揮當初設定策略的功能。因此,我在使用OGSM 經驗中,「檢核」是最難、也最具關鍵效果的項目。

「檢核」就是在執行策略的過程中,將過程切割成小的指標,透過設定小指標,讓執行者確定自己沒有走偏或走錯路徑。因此,要如何「檢核」?首先,你會需要擁有一個明確的「衡量指標」和「行動計畫」。

七、要事管理:協助每個人找到優先順序
在表格中,因為單位內知道具體目標,了解策略所提供的資源,團隊就可朝著規畫的方向,自行排定工作內容的優先順序,確定出「最重要的事」。

八、溝通力:啟動對話,注入企業創新及活力
OGSM有個非常重要的精神:員工必須主動提出目標及方法。這是因為OGSM和市場綁在一起,當市場變動越大,主管就會發現,找出問題的往往都是最了解第一線或是現場執行的人。主管在尋找及解決問題上,越來越難以施力,因此,主管絕對需要啟動與員工的對話,找到解決問題的方法。

最終,透過對話,OGSM在一張表格裡把「最終目的」、「具體目標」、「策略」、「檢核」全部羅列出來,並確保彼此環環相扣。

(摘自《OGSM打造高敏捷團隊》)

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書籍簡介_OGSM打造高敏捷團隊

OGSM打造高敏捷團隊:OKR做不到的,OGSM一頁企畫書精準達成!

作者:張敏敏
出版社:商業周刊
出版日期:2020/04/30

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作者簡介

張敏敏

現為JW智緯管理顧問有限公司總經理、臺灣大學商學研究所博士候選人、商周CEO學院領導學程「變革管理」課程顧問、中國歐萊雅集團CSR顧客服務關係與管理顧問、商周財富網「敏敏校長管理學」專欄作家。

曾任職於多家知名外商集團,包括台灣歐萊雅集團(L'Oréal)、美商雅詩蘭黛集團(Estée Lauder)台灣分公司、日商資生堂集團(SHISEIDO)等,分別擔任行銷主任、行銷經理、業務經理、教育訓練協理、品牌總經理等職位。
亦曾於豐田汽車(TOYOTA)、奧迪汽車(Audi)、賓士汽車(Mercedes-Benz)、雅虎奇摩(YAHOO!)、廣達電腦(Quanta)、精英電腦(ECS)、美商英特格(Entegris)、ZARA、安侯建業聯合會計事務所(KPMG)、索尼(SONY)、蘭蔻(LANCÔME)、Swatch集團、歷峰集團(Richemont)等外商及上市上櫃企業輔導及授課。為全台灣唯一具有美商、法商、日商的職場混血兒講師。職場經驗橫跨行銷、業務、培訓三大領域,超過18年的實戰累積,著有《絕對成交勝經》。

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責任編輯:林采怜
核稿編輯:張勝宗

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