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緊迫盯人、只懂達標...KKday行銷長:從員工變主管,我學到的5個慘痛教訓

撰文者:黃昭瑛
黃昭瑛專欄 2020.04.16 6,922
摘要

KKday行銷長分享,過往帶領團隊,尤其是剛當主管頭幾年,有什麼慘痛經驗可以供大家借鏡?管理路上,哪些錯很容易犯?你可以怎麼避免?

主管也是人,不可能不犯錯。回想自己過往帶領團隊,尤其是剛剛成為主管的頭幾年,有很多慘痛的經驗,都變成未來在管理之路的收穫。希望分享給現在身為主管、或是有天當上主管的你,特別提醒自己,不要犯一樣的錯。

逼死人的微管理:只懂達標、像在「練兵」

我曾經問過一起共事的夥伴,無法接受哪種管理類型?每一次,微管理(Micromanagement) 都列在前幾名。但其實,我一開始當主管時,為了避免進度落差,也要求團隊每天回報進度,只要稍有落後,我就會緊追不放。

某次,有位同仁在一對一面談時跟我說:「你可以跟我說從A到B只能花多久時間,我會做給你、也不會跑偏,但可不可以別要求我一邊踏步、一邊唸1、2、1、2、左腳、右腳?這讓我覺得自己很像在當兵。」

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那是我剛開始當主管的第一年,不能搞砸事情的壓力勝過一切,完全不懂管理、只懂達標。我還被同事稱為「逼死人的主管」,但當年團隊卻都硬著頭皮、吃苦當吃補的拚下去。

我其實很感謝當時那位夥伴,願意包容凡事都緊迫盯人的我。多年後回想,才發現同事們有多忍耐我。管理真的沒有人這樣做的,不然大家會受不了。

※走錯路才懂的事:

目標管理勝過微管理,抓住大方向、授權在限度內嘗試新方法並包容風險,這些都可以讓團隊更好。主管如果要求同仁凡事照做,連細節都不放過,盯死人的背後,人才跑光了不說,也阻礙了團隊成員的進步。

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「用人」的那些坑:錯誤的期待、好難放手,也不趕快停損...

●誤以為「循循善誘」可以讓人改變

一開始擔任主管時,當然希望每個團隊成員都能跟上組織方向,一起達成公司目標。即便夥伴有點落後或是對公司新政策無動於衷,也希望自己身為主管,可以經過循循善誘、提供幫助協助他們追上目標。

但主管的好意和想法,常常不能依照預期帶來幫助;持續有耐心的溝通,也不一定能帶來好的進展。

後來有一個人事主管點醒我:「我知道妳不想放棄,妳還在試,也很努力在指導,但是請問妳已經試了多久了?三個月有了吧?公司還能等多久?」

當下我才覺悟,主管的任務是要讓團隊前進,而不是創造每一個人的改變。

當事人若不想改變,任憑我們再努力幫助,改變也不會發生,反而讓其他前進中的同事們受到進度落後的影響。

誤以為自己可以改變任何人的想法,太過理想化、不切實際,應該要提醒自己,一旦確定當事人沒有改變的意願,就應該認清事實、採取行動。

※走錯路才懂的事:

當你遇上無法接受改變、或是跟不上腳步的夥伴,固定時間的一對一溝通很重要,並且筆記下來,建立雙方共識。這也是一個機會,讓他知道自己的進度和方向,與你和公司對他的期待有落差。如果一段時間的溝通未見成效,那麼應該要考慮放棄。

●太急於用人,卻找錯人

做事有效率是好的,但用人需要謹慎評估、多方觀察,一個錯的人,不僅可能浪費公司資源,更有可能破壞團隊和諧與任務進度。每個公司都有急於用人的壓力,但在面對這個壓力時還能沈穩且按部就班的找人,才是展現了身為主管的成熟度。

※走錯路才懂的事:

Reference Check(資歷查核)真的是很重要的過程,不僅要做,還要確定「做到位」。不管用人再急或是人選再熱門,也不要草率錄用,我自己就在幾次用人錯誤中檢討發現,用人越急,就越容易用錯人。

●挑錯人,卻不趕快喊停

不停損是新手主管常犯的錯,一方面是顧及面子,不想承認用人失敗;另一種則是想當好人,不想得罪人。

「這個同事是不是真的不能用?還是我指導無方?」這些都是人性,尤其是還沒有那麼多經驗可供判斷的新手主管時期。

※走錯路才懂的事:

面對管理,我以往習慣尋求導師幫忙,當時常會問人事部門主管或上層主管的看法,多一點不同的聲音,可以多思考不同面向,而不易陷入當局者迷,也可以強迫自己面對問題、解決問題,因為導師也會關心這塊進度。

只回答「公司決定的、公司希望...」:不負責任的溝通,只是個傳聲筒

剛開始當主管,離最高權力核心還很遠,有時候無法掌握上一層主管的想法,只能就聽到的指令傳遞下去,請團隊成員執行。但是,自己常不清楚這些任務的背景、策略方向、決策過程,頂多只會回答:「公司希望大家能夠XXXXX」。

那時候的我,不能說是一個負責任扮演溝通橋樑的主管,比較像是一個「傳聲筒」。

後來慢慢進入狀況,我會試著在接受指令時,提出自己的想法和部門需要的資源與協助,也試著提問,理解更多公司的挑戰和決策過程。

所以我發現,主管最重要的任務就是溝通,而扮演負責任的溝通者,是需要了解來龍去脈的,不是一句話「公司決定」,就誤以為溝通已經完成。不然公司發公告或是Email就好,為什麼還需要主管呢?

※走錯路才懂的事:

黃金圈(Golden Circle)法則很適合做溝通前的準備,試著在每次接收指令時應用。

Why:清楚了解目前的問題與困難到底是什麼?
How:我們打算運用什麼策略去解決?
What:完成這個任務,需要哪些部門的合作?當中有哪些與我們部門同仁有關?怎麼做?

了解更多資訊,有助於團隊同仁更理解任務,也容易啟動大家團結行動。溝通任務時,也可以採取Why、How、What順序的溝通模式,一旦遇到同仁提問,也可以視為凝聚共識的溝通過程。

被「積極」蒙蔽:太相信每個人的承諾,最後做不到卻苦了大家

我對於生意是比較「衝」的風格,所以容易欣賞跟我一樣性格的人,但幾次因為團隊成員的過度承諾而誤判情勢,再加上我使命必達的個性,面對臨時要補足沒跟上的進度和目標缺口,就造成自己和團隊必須在高度壓力下工作。

※走錯路才懂的事:

後來,我學會先保守觀察團隊成員提出的承諾:有的人很優秀,但對時間掌控一直有問題;有的則是太樂觀、但能力又不足以跟上。這些人才,都需要主管坐下來和他們分析討論,並且告訴他們如何設定合理的目標,並且教會他們用對方法追蹤成效。

這些是我在當主管時走過的彎路和學習,希望也能給你收穫。

責任編輯:洪婉恬

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黃昭瑛

黃昭瑛Yuki Huang,永遠帶著赤子之心探索世界的旅遊愛好者,也是擁抱創新、積極正向並樂於分享經驗的最佳團隊導師。以網路產業與實體零售業雙重思維,率領年輕人才在各國市場的激烈競爭中以創新策略突圍。在數位行銷的路上,和大家一起切磋交流。現職KKday營銷長,曾任職Yahoo奇摩、威富集團。

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