做筆記的方式,攸關人生競爭力?

日本書市,似乎深愛此道。五年前一本東大生的筆記術,大受歡迎。這次一位外商背景作者,從麥肯錫、BCG顧問慣用的方格筆記本,看見新的知識整理術。

我開始擔任顧問不久,身為前麥肯錫合夥人的上司給我一樣東西:一本A4藍色方格筆記本。為什麼給我筆記本,他回答:「因為麥肯錫的每個顧問都用方格筆記本。」

之後,我開始與麥肯錫、波士頓、埃森哲、博思艾倫等外資顧問公司的人共事,他們拿的筆記本必定是方格筆記本。

外商顧問、東大生……聰明人為何都用方格筆記本?因為方格筆記本的直橫線可以做為輔助線,方便繪圖表,做出來的筆記有視覺效果,一眼就可以理解。 視覺上「易於閱讀」的筆記,商場上也有很大助益。

「不要一開始就面對電腦!」 上司這樣告訴我。

麥肯錫顧問公司使用自己研發的方格筆記本(簡稱「麥肯錫筆記本」),波士頓顧問公司則是使用 L!FE 公司生產的方格筆記本。這些三十歲到三十五歲、年收數千萬日圓的外商顧問「方格筆記本」不離身,他們用來:

●在會議中做筆記
●現場整理會議中談的議題
●訪問客戶時使用
●整理提案內容的重點
●寫下簡報資料的草稿
●深夜時進行資訊分析

外商菁英筆記的秘密
秘密一:黃金三分割法

東大生的筆記本、麥肯錫的「麥肯錫筆記本」、埃森哲顧問公司使用的「重點表單」(Point Sheet)及最常被全美知名大學或研究機構使用的「康乃爾筆記本」,這些筆記本有共同「架構」,就是「黃金三分割法則」。

埃森哲使用的「重點」筆記本,方格的橫線與直線是淺綠色。內頁劃分為三部分:上方是標題,左方要點,右邊行動。左側空間寫下要點,然後寫下每個要點個別所需的行動。右側空間則須寫出「誰?何時之前?做什麼?」的具體行動。透過「要點↓行動」的流程,由左到右順暢的統整資訊,而能迅速做出具體行動。 


麥肯錫顧問有個貫徹執行的架構,那就是「天空、下雨、帶傘」原則。就是透過「天空:現在的狀況」「下雨:對於狀況的解釋」「帶傘:依據狀況的解釋,決定應採取何種行動」進行判斷。

首先,抬頭看天空。然後發現雲象有點奇怪。解釋為「總覺得好像要下雨」。依據解釋,判斷應該「帶傘出門」。「天空、下雨、帶傘」原則是麥肯錫顧問貫徹執行之「思考的模型(架構)」的原則,將原則的本質轉化為身體的一部分,是簡單且極致的思考方法。

秘密二:巧妙使用紅筆

外商顧問公司之中,有一個不成文的規定,就是只在方格筆記本上使用「單色(黑色或藍色)」,確認或是意見回饋時使用「紅色」。 用黑色或藍色書寫筆記,用紅色做為「決定的顏色」。也就是說,相當重要或應修正的項目,才使用紅色。如此,簡單的用顏色區分做筆記,自然而然的會把思考聚焦於重點上,養成能捨棄無意義的資訊的決斷能力,解決問題的速度跟品質也會不斷磨練提升。

外商顧問之中,有不少人第一次筆記使用「黑色或藍色」。第二次筆記,也就是修改或回饋意見時使用「紅色」。如此,一眼就可看出哪裡有修改過,能立即知道哪裡寫有回饋意見,這也顯示:加快解決問題的速度與筆記技巧息息相關。