身為「清單製作人」網站創辦人,我長期研究清單與生產力之間的關係。我發現,成功人士每天都會寫清單。求職社群網站領英(LinkedIn.com)的一項調查,發現63%的專業人士會將待辦事項列成清單。

換句話說,有54%的人覺得自己天天窮忙。如果你也這樣想,請聽我說:你可以不用過這種日子!只要掌握清單式思考,你可以重新主宰人生。

寫下目標,達成率將高33%

想在人生更成功,你需要的不是願望式思考,而是清單式思考。

這不是文字遊戲,清單式思考經證實極為有用,因為書寫本身就有力量。加州多明尼加大學蓋兒・馬修斯教授(Gail Matthews)發現,把目標寫下來,達成目標的機率將高出33%。歐普拉也說,「你會成為你相信的模樣。」

列清單這件事再容易不過了,簡單如超市的採買清單到處理複雜的難事,像找工作、討論工作事項、分派任務等。不分大小和性質,沒有一張清單不能搞定的事。在此和各位朋友分享列清單的好處:

一、列清單可以減輕焦慮。「每天都那麼多事,怎麼做得完?」不怕!清單能消除這些恐懼。當你把待辦事項寫在紙上(或手機),就等於在腦裡把它們重新梳理一遍了,自然可以減輕壓力。

二、列清單可以提振腦力。書寫清單能活化腦力,迫使我們運用不常用的腦部區域。當你規畫生活,也在鍛鍊大腦保持耳聰目明。記憶專家辛西亞.葛林博士(Cynthia Green)表示:「記憶工具例如清單,會強迫我們將注意力集中在必須記住的資訊上。這些工具把資訊放在有組織的架構裡,藉此為資訊賦予意義。」

三、列清單可以提升專注力。生活忙碌,人們越來越沒耐心,更不能集中專注。
清單就像地圖,能時時提醒你目的,引領你回到被打斷的任務上。

如果你必須回信給約翰,但此時老闆打來,中斷你正忙的事,那麼請把「寫信給約翰」列在清單記下。你我都知道,跟老闆講電話總沒好事,因為等等又會有一堆事毀掉你的注意力。寫下來很簡單,方法看似愚蠢,卻出奇有效。

四、列清單可以加強自信。我喜歡劃掉待辦事項的感覺,這個動作意外的有成就感,我更知道自己有完成任務的能力,這會讓我更積極想完成更多任務。

記憶專家葛林博士指出,清單會讓人有「凡事操之在我」的感覺,這種積極向上的態度,讓我們充滿力量。完成的任務越多,就越發覺自己是個有執行力、有才能的人。

五、列清單可以整理思緒。當面對艱難的決定,甚至規畫假期的時候,我會把所有想法都寫下來。

寫好清單,思考每一個步驟,能引導我邁向目標。面對即將發生的事,我會更有心理準備,用清單清除腦中的紛雜思緒,想法也會變得更乾淨。

六、列清單讓你胸有成竹。美國女童軍的官方座右銘是「隨時做好準備」(Be prepared),這句話頗有道理。我手邊隨時會準備好一張紙、一枝筆,沒人可以預料何時用得上它們。

生活中的大小事也適用這個原則,無論是找房子還是找工作,我們都需要列清單來掌握輕重緩急。

五種條列法,加快完成事項

清單的寫法有對錯之分,無論你決定把清單寫在哪裡,最終結果都是要逐項完成,所以寫好清單之後,有幾種方法可幫助你駕馭這份清單:

一、評估任務

輕重緩急。這是清單管理最重要的事。自己必須分清楚哪些是現在該完成的?哪些沒那麼急,可以等一等?

自知之明。這很難,因為你了解自己,清楚自己的能耐。判斷哪些事情應優先處理,是珍貴的本領,這項本領能為你帶來莫大的幫助。如果你知道整理衣櫃得花兩小時,但你半小時後預約好看醫生,那現在就不是整理衣櫃的好時機。

明確聚焦。具體而明確的清單能為你簡化待辦事項,不要只寫「整理車庫」,而要把執行步驟一一列出,這項任務才會更容易完成。

例如:丟掉不用的節慶裝飾品、把工具都收在同一處、清除停車位上的雜物。

二、規畫任務

以小搏大。有時候,小勝過大。在清單上穿插幾個簡單任務可提振精神,因為簡單的事總是比較快完成。

一案一單。把你想在生活中完成的每一件事,不分類別全寫在同一張清單上,這是大錯特錯。一張清單只能寫一個大目標,這樣你才不至於驚惶失措,腦袋一團漿糊。

三、分派任務

外包出去。媒合自由工作者與外包工作的線上平台「工作兔」(TaskRabbit)執行長麗雅.巴斯克(Leah Busque)說:有能力做一件事,不代表那件事一定要由你來做。把任務分派出去,不要全部攬在自己身上,這種能力將改變你一生。

學會說不。如果可以推掉你不想做的事,想像一下你能完成多少真正重要的事。沒錯,只要學會說「不」,你就能拿回人生的掌控權。不要因為不好意思拒絕就答應別人,除非那是你真正想做的事。拒絕做這些事,行程表就有更多空檔,也可以提高額外的生產力。

四、設定期限

身為電視製作人,我可說是設定期限的達人。設定期限確實有用,這樣做事比較不會拖拖拉拉,例如現在1點多了,我知道走路去洗衣店需要15分鐘,所以我會設定這項任務必須在2點之前完成,這樣既不耽誤原本的行程,又能多劃掉一個待辦事項。

五、提醒自己
我們無法百分之百記住每一件該做的事,所以善用工具提醒自己吧!只要設定好提醒的方式,你就會記得拿起清單看一看。

我每天都會用Outlook系統傳好幾次會議通知給自己,提醒自己別忘了該處理哪些事。除了手寫清單,這些自動跳出的提醒訊息,也是如期完成任務的一大助力。

用寫清單,徹底掌握人生

想要成為高效人士,寫清單就對了。當你白紙黑字把目標寫下來的那一刻,這件事就成了你的責任。無論目標是什麼,主旨都一樣,那就是過上你想要的人生(劃掉每個待辦事項的成就感)。

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小檔案_書名:高效人生的清單整理術

作者:寶拉.里佐
出版社:商業周刊
出版日期:2021年6月17日

寶拉.里佐 簡介
美國知名電視節目製作人,任職於福斯新聞頻道,得過艾美獎。她自承有愛列清單的「強迫症」,從工作任務、找房子到買內衣都會用不同的清單來幫忙。她創辦了「清單製作人」(ListProducer.com)網站,推廣「清單式思考」,成為美國知名的「清單女王」。