做為亞太最大半導體零組件通路商,大聯大控股副董事長曾國棟跟朋友一起打球或聚餐時,經常看到他們不是邊上果嶺邊按手機回訊息,就是吃飯時心不在焉,飯沒吃完就趕去處理公事。

企業界朋友常好奇問身兼友尚董事長的他:「你的公司營業額千億,員工也上千人,又有那麼多部門與分公司,為什麼沒那麼忙?」

這是因為,多年來他都用一個法則來做好時間管理,讓他無論做任何事都游刃有餘,它就是許多人耳熟能詳的「二八法則」(編按:又稱關鍵少數法則,即8成的效用往往只來自於2成的事務)。

「大家對二八法則的認知,只知道80%的業績來自20%的客戶,」曾國棟說,它還能用在更多地方。

曾國棟示範二八法則,提升工作效率

這是曾國棟對外分享的20/80工作分配表參考,先分析自己過去時間占比,再進行修正;例如,若高階主管想將「擬訂計畫」這項目視為未來最重要的事,從5%提升到20%,其餘80%時間,再根據二八法則的重要性順序,進行調動或維持原來時間占比。

■內部會議
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:盡量個案處理 (減少出席內部固定會議,不一定要老闆出面,把心力集中在重要策略會議上)

■出差
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:疫情 (降低出差頻率)

■供應商拜訪
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比10%
▪修正理由:無

■客戶拜訪
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比15%
▪修正理由:重視客戶 (每月撥出2天拜訪VIP客戶)

■回Email/Line
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比10%
▪修正理由:無

■準備資料
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:交由屬下處理 (積極訓練屬下)

■擬訂計畫
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比5%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比20%
▪修正理由:計畫更重要 (每季推出新計畫)

■交際應酬
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比5%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:無

■心談
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比5%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比10%
▪修正理由:重視人才 (重要幹部半年輪一次)

■R&D(研發工作)
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比5%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:無

■蒐集/閱讀資料
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比10%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:無

■消遣聊天
▪未使用二八法則前,目前工作時間占比15%
▪使用二八法則後,未來工作修正占比5%
▪修正理由:善用時間 (上班時間不閒聊)

資料來源:曾國棟 整理:楊倩蓉


他認為,無論老闆、主管或是員工,都應該要把80%的時間用在20%最重要的工作上,因為,如果能把最重要的事情做好,其實就能解決8成的問題,更能創造80%的價值。

就像疫情期間在家工作,時間容易就消耗掉,用二八法則去切割、分析自己時間怎麼花的,才能找出浪費所在,「時間是固定的,不刪掉某些東西怎麼會增加?」他說。

學會分辨事情重要性:自己用手機記錄行程、分類郵件

小至每天行程的安排,大至如何訂立公司明年目標,甚至招募人才,曾國棟都可以靈活運用二八法則做判斷。

他強調,時間管理有一個前提,那就是堅持自己的每日行程都由自己來安排,不能靠秘書。原因是,很多突發狀況只有身經百戰的主管能做專業判斷,秘書只會幫老闆填行事曆空格,卻無法協助判斷事情二八分配的重要性。

他笑說,許多老闆不知不覺都被秘書控制了時間管理,每次他跟朋友約吃飯,朋友都會回說:「我回去問我秘書。」結果一來一往,浪費很多時間;又或者吃飯到一半就準備離開,因為秘書已經安排了下一個行程,「這個行程很重要嗎?」他反問朋友,得到的回答是「我也不知道重不重要,但是已經排了,不好意思不去。」無形中,浪費很多時間在做不重要的事。

「秘書的作用應該是去執行我已經安排好的事情,」他強調。

因此他將每天行程都記錄在手機裡,若碰到今天臨時要安插一個會面或會議,就運用二八法則:「這個突然來的(行程)目的跟你是不是有產生交集,或對你是否重要,或他時間是否能改?」他說,先思考突發事件的重要性,再放到當日所有行程中,重新篩選出20%的重要事務來排序。

他解釋,很多管理者被行程安排綁得死死的,碰到臨時狀況沒有先考慮重要性,或是授權秘書以「行程已滿,改天再約」來回絕,萬一這個突發的求見者沒見到你,改去找競爭對手怎麼辦?

自己安排行程,他認為反而可以節省很多時間,尤其現在數位工具發達,好用的數位軟體推陳出新,他帶著手機與iPad,任何地方都是他的辦公室,甚至可以「秒速」處理公事。

員工丟文件過來,他立刻打開螢幕看,用二八原則去思考它的重要性,然後用手指滑動螢幕,把它們歸類到不同屬性的資料夾裡。例如,不緊急的文件,就先放在草稿夾當中,等有空檔再處理;如果是重要又急迫的,他當下就改好,再回傳到員工信箱,一氣呵成。

年度目標設定、客戶管理都能用:釐清明年該做什麼事、找出潛力客戶

二八法則,也可以運用在年度目標設定上,尤其疫情衝擊各產業,公司各部門也因此產生新的工作,事情變得多如牛毛,更需要篩選優先順序。

「首先,你要把疫情當作已經回不去的狀態,把它當成常態,在這常態下,你該做什麼事?現在就要開始列出來。」他說。例如,因疫情無法拜訪客戶,應該要做哪些事情來替代、公司花錢的優先順序等。

隨著年關將近,各公司都在進行年度目標設定,他會先請各部門自己去羅列討論該部門明年要做的事情,例如因應遠距工作需要增添哪些設備?改變哪些作業系統?增加或是裁撤哪些事物,都先用二八法則來篩選,再彙總到他這裡,然後大家一起坐下來用二八法則,決定最優先的事。

「如果一次二八篩選還不夠,就再二八一次,最後就能聚焦。」他說。

此外,在客戶經營上,很多人只看過去交易紀錄,依據購買金額或是淨利大小,乍看是按二八法則來篩選重要客戶,卻反而忽略潛力客戶。

他的方式是,先弄清潛力客戶定義,再用二八篩選。

「基本上,只要看客戶的資本額及營業額,加上與自己產品的交集度,以及客戶在該領域地位,就能夠判斷潛力。」他舉例,客戶資本額大表示可以做很多生意;資本額不大但營業額大,表示信用好;又或者,資本額與營業額都大,代表有大量購買產品或是原料的需求,都是潛力客戶。

對於既有客戶,如何應用二八法則管理?他會依照客戶過去的貢獻度,例如營業額、毛利、淨利或是特殊貢獻,加上未來潛力,將客戶分為A、B、C級。對於占據八○%貢獻度的20%A級客戶,他會派遣優秀的業務人員做專人服務,因為他們是公司的衣食父母;另外的八○%客戶,他會按照潛力客戶定義,再用二八法則篩選一次,找出重點潛力客戶、重新經營,如此一來,整體績效就能提升。

愛用App》幫助歸納想法、處理公事

▪Xmind心智圖 從發想idea、專案管理到公司各類報表都可以用,先設定主題,再列出結構圖,隨時管理,一目瞭然。

▪Goodnotes 做個人及公司檔案管理分類,可以直接在上面修改,再回傳給相關人員,節省時間。

▪備忘錄 好處是寫到哪裡就自動記錄到哪裡,不必提醒自己要存檔。

整理:楊倩蓉


老闆用來面試重要主管、員工拿來檢視8小時工作優先順序

甚至,曾國棟也將此法則運用在招募人才上。

例如,他以下的兩個階層主管人選,他一定會親自面試,以此類推,公司其他的主管,也一定要親自面試自己往下兩層的人才。

他解釋:「如果我找一個只有60分的中高階主管進來,我交代的事情他只聽懂60%,帶團隊的績效也只會有60分,甚至更低。」所以找中高階主管人才是他一定親力親為的事。

但他補充,招募的二八法則不是只用職位區分,還要看重要性高低,例如公司總機人選他一定親自面試,因為總機要面對外界,如果態度不好,影響的是公司整體形象。

管理者用二八法則,員工同樣也可以善用二八法則來管理主管交代的事情,「每天只有8小時的工作時間,也可以用二八方式決定8個小時內,哪一個要先完成?」他說,就算工作量忽然增加,或是臨時插入其他任務,只要懂得選定優先性,也不會臨陣慌了手腳。

看到這裡,你可能會發現,落實二八法則最困難和最關鍵的,就是決定什麼事情優先。要克服此點,其實也可從逼自己選出「80%的次要事務」開始,就像曾國棟所說,「不刪掉某些東西,時間怎麼會增加?」