最近Netflix執行長Reed Hastings出版的新書《零規則》,談到有關差旅費用的規定時,說了一個例子:有一個台灣的員工,經常利用出差時,進行額外的個人奢華旅遊,然後報公帳支出。由於他的主管沒有仔細檢查他的單據,財務部門也未察覺有異,所以這位員工的詭計屢屢得逞。

直到公司察覺有異時,這位台籍員工已經多報了10萬美元的奢華旅遊費用,這位員工當然被開除了,可是公司也損失了金錢。

這是一個有趣的案例,有趣的點之一是竟然善良的台灣人中也會出現如此膽大妄為之人,實在是出人意料之外。有趣之二是竟然會有如此不成熟的主管,對屬下的報銷單據懵然不察,照單全收,置公司最基本的稽核系統於蕩然無存。

一般而言,公司都沒有另立稽核系統來管理員工。除了一些規模較大,制度較嚴謹的公司會有獨立的系統。

對公司運作進行抽樣式的稽核以外,大多數的公司都是由直屬主管兼負稽核的工作。

記得我剛當主管時,受到的第一個訓練,就是要仔細過濾部屬每一張報銷的單據,要確認單據是否屬實,也要確認金額是否正確,有無多報、浮報的現象。

在批核的過程中,最困難的就是金額大小是否屬實,同一筆出差費,可能是3000,也可能是5000,無論何者都在情理之內,我要如何確認呢?我必須找到一個我能相信的方法,否則我不知如何審核屬下的報銷單據。

我檢查的第一個方法是確認名目是否需要?如為出差,去確認出差的目的,是否有其必要性?再確認出差的人數、天數、地點,是否正確無誤。

我曾經發覺出現不效率的出差行為,本來一個人去就可完成的工作,竟然去了兩、三個人,當我發現此一現象之後,就立即加了一條規定:出差時一定先向主管報備、核准,尤其是多人出差時,更要事先核准。

我檢查的第二個方法是為每一項報銷名目,找到合情合理的金額區間,如住宿費、膳雜費、交通費等,都要先找到合理的金額區間,只要同事的報銷金額在此範圍,我就可以逕行核准,如果超出太多,再請同事補充說明,解釋其合理性及必要性。

其實這第二個方法,就是要用我自己的消費水準,為所有的支出找到合宜的比較標準,只要我認為合理的,就可以核准。其先決條件當然是我不能是太大方或太小氣的人。

主管的稽核功能為什麼會失守?通常是因為過度自信,過度相信部屬。團隊彼此相處久了,因為熟悉,因為信賴,以至於就會忽略逐一檢查單據的習慣。而一旦部屬察覺你的信賴之後,他們就會心存僥倖,從權行事,弊端就產生了。

主管永遠是組織中防弊的第一線人員,永遠要兼具稽核之責,不可輕忽。