每週一、二的早晨,我們公司各有一場圖書出版的討論會,每一場都有三個單位,把即將要出版的書,提出完整的規畫報告,然後請所有的與會者給予意見。會中常引發討論,常在做法上出現南轅北轍的想法。這是我們公司內部的一項制衡機制,讓每個單位有機會聽聽其他人所想,不至於在工作上陷入一意孤行的困境。

這樣的討論會是我視為最重要的工作會議,若無要事一定參加,除了代表我的重視,也會在會議中提供我的「第二意見」,以做為他們工作上的參考。

所謂「第二意見」,就是可以聽、可以參考、可以借鏡,但不一定要遵照辦理。

這個會議剛開始舉辦時,每一次當我講完話,都會出現尷尬的場面,當事人常不知如何處理。是要照我所說的話做呢?還是依原來規畫做?不照我的話做,似乎不給我面子,但若照我的話做,似乎也沒比原來的想法高明太多,經常模稜兩可。

我很快就察覺這個困境,馬上就宣布了「第二意見」的遊戲規則。我的意見雖然是討論會的最後發言者,頗有一錘定音之態,但是我的意見也只是眾多發言者的一家之言而已,僅做參考之用,不必一定要遵行。

第二意見的說法確立之後,大家都鬆了一口氣,從此不再覺得尷尬,這其實是非常重要的制度設計,對公司內部智慧的發想具有重大的功能。

我們所辦的圖書出版討論會,具有例行工作檢討會的性質,因為討論的都是即將出版的書籍;另一方面,這個會議也有動腦會議的性質,所有的參與者,可以海闊天空的提出各種奇怪意見,不用思考可行性,也不用為意見負責,目的只為讓主事單位可以腦力激盪、觸類旁通,看能不能引發更好的意見。動腦會議就是要意見多、意見奇,大家才能放開發言。

而我的身分是大主管,又是最後的發言者,常被視為最後結論。可是這並不是最好的,因為不見得是我最深思熟慮的發言,或是最聰明的決定。而且如果每次都照我的說法辦理,當事人也未必服氣,他們可能也覺得自己的想法很不錯,為何一定要依我的話做呢?

所以「第二意見」的說法解決了所有人的困難,讓我可以在未必深思熟慮下,也能天馬行空的暢所欲言。而我的團隊也不必因為我而放棄他們自己的想法,或扼殺了他們的創意。

每週舉辦的出版討論會,是我們公司極重要的制度,一方面檢討例行工作,另一方面也達到了腦力激盪的功能,讓所有同事,沒錯!是所有同事,我要求全員到齊,因為腦力激盪是一種教育訓練,既是教育訓練,當然就一個也不能少,大家一起學習。

這些年,我為公司訂定了許多制度,每一項制度都是一步步演進形成的。