早期,我遇到一個邏輯嚴謹的老闆,我上一個簽呈,要發臨時性的工作獎金,他追問我發獎金的邏輯,我說就是因為當事人工作表現好,他說不行,如何好法?比較別人如何?為何發這個數目的獎金?都要有明確的說法。

為此,我不得不訂定了一個即時獎勵的獎金辦法,以做為發獎金的依據。

團隊表現好,我要給團隊旅遊獎勵,我的老闆也要追問一連串的為什麼?為了回答他的為什麼,我最後也訂定了一個員工旅遊獎勵辦法,從此所有的旅遊獎勵,都有法可循。

那段時間,我逐漸把所有日常事務,都明訂辦法,以為依循,有時候我也覺得多餘,只不過是偶爾要做一件事,有必要大費周章,追根究柢的訂辦法嗎?可是因為老闆的習慣,我也不得已把所有工作,盡可能的都白紙黑字的寫下來。

我的老闆告訴我,不要覺得煩,公司中的任何事,都可受公評,也會變成日後賴以依據的案例,有辦法、有白紙黑字,大家都沒有話說,有規矩可循。

後來我遇到一個不懂人情世故的老闆,他業績至上,只知擠壓業績、爭取獲利,好向董事會邀功,他斤斤計較團隊薪資福利,恨不得砍掉所有的獎金,他認為員工拿了獎金,就是吃掉了股東的紅利。

當我送了一個發獎金的簽呈,他問為什麼要發獎金?我回答:按公司訂定的獎金辦法,同事表現好,符合規定,所以發獎金,老闆只好閉嘴,我第一次見識到白紙黑字的力量。

公司中有了辦法,一切都於法有據,我們只要依據辦理,就不用怕有人說三道四,就算遇到苛刻的老闆,他也無可奈何!

這位老闆嘗試更改獎金辦法,我只能拖延,但不能不配合,我告訴他,獎金辦法以年為依據,要改得從年初開始,現在今年已過了一半,只能等年底再改了,這樣子又拖了一年。

從此我愛死了白紙黑字,我認為有規則的公司,會盡可能把所有的事都白紙黑字化,讓公司沒模糊的空間,一切依法行事。

而我自己也在白紙黑字化的過程,得到許多成長。

當遇到一件事,我要做某一個決定時,我就會想,這有沒有必要訂一個辦法?如果發現未來還可能發生類似的事情,我就會試著訂出白紙黑字的辦法。

而在訂辦法的過程中,我就要想,規範的是什麼事?明訂適用範圍,明訂處理規則。我想的不只是單一事件,我想的是制度,想的是系統,而這樣訂之後,會產生怎樣的組織文化,會不會有什麼副作用?

有了辦法就不會孟浪行事,就可長可久,所有的組織都應該讓白紙黑字極大化,盡可能減少組織中隨興行事的模糊空間,讓一切依法而行。