我們是個自由上下班的公司,你早上八點上班可以,九點上班可以,十點、十一點上班也可以,沒有人會盯著你幾點鐘上下班,我們完全信賴工作者的自律,也給工作者全然的自由。

可是我們往往也會在一大早安排開會,同事都說,最好是十點開會,因為有些人習慣晚上班,太早開會等於為難這些人。

我不同意,我堅持一定要九點準時開會,這弄得所有人雞飛狗跳,為了開會,大家痛苦不堪,後來我順應民情,晚了半個小時,改成九點半開會,大家才慢慢習慣了。

我對所有主管說,我完全信賴他們,只要公文上有他們的簽字,我就閉著眼睛簽名,希望他們仔細幫我把關,不要期待我會替他們補位。

可是話雖如此,每次簽公文時,我總會在一疊公文中,抽出一、兩份仔細檢查,可是說也奇怪,就在極少數抽查的公文中,也偶爾被我找到錯誤。

我們的集團公司有一種制度,稱為「集團服務」,上面的控股公司設有一個部門,一段時間就會派人到下屬公司進行各種檢查,從公文流程、工作流程,到公司內規,必要時還會詢問底層工作者,是否有照流程工作。有時還會抽查一筆交易,從最源頭的訂單,一直到最後完成交易,逐一檢查每個步驟,看看是否一切照規定辦理。

檢查完了,還會出一份檢查報告,詳列各種問題與缺失,要我們設法改善。

以上這幾個例子,都是在例行工作中,必須要存在的檢查,以確保工作能按制度進行,能遵守既定的流程。

第一個例子,我們雖然相信所有同仁能自律,而給他們上班時間的自我管理權力,可是如果沒任何制度,來「喚醒」他們何時是正常的上班時間,最後極可能就各行其是,大家越來越晚,綱紀廢弛。

我要求九點開會,就是一種「喚醒」機制,也是一種檢查,暗示大家正常的上班時間是九點,必要時,還是要遵守體制,不可以隨興自由成習。

我隨機檢查公文,並非代表我對下屬主管不信任,而是保持管理上必要的檢查精神,因為制度設計上,如果有一個關卡是完全沒有功能,就可能給予有心者可乘之機。我的隨機檢查其實更多的功能是讓我對實務工作保持臨場感,不要與公司的運作脫節,可是偶爾也會發揮糾錯的功能。

集團公司的下屬公司檢查服務,這完全是依照西方企業經營的「Check & Balance」精神,在企業組織外,再設一個外部的稽核、檢查部門,這是大集團公司規模龐大,制度嚴謹的做法,並不是每個公司都可以效法。

不過身為經營者,在組織管理上永遠要記得隨機置入「檢查」制度,檢查是關心,是檢視,是注意,也是重視,這可確保減少錯誤。