不確定年代中,組織裁撤、調整,打亂原先工作步調,該怎麼辦?

2011年台灣愛普生(Epson)組織調整,突然間,台灣愛普生品牌暨企業事務部協理王玲珉,除了公關職務外,一人兼任總務、法務共3個部門主管,轄下部屬從4人增加為14人,增加2倍多。

剛接下另外2支棒子時,王玲珉頭2個月有一半時間花在了解新部門。小到秘書櫃檯小姐的接待,大到新竹新辦公室成立,全都一手包,連公務車司機都歸她管,在台灣愛普生還被戲稱為「地下總管」。

但是,翻開她行事曆讓人意外的發現,這麼忙,她照樣能每天6點半下班,回家陪家人吃飯。

一人管3部門,若3部門都跑來約時間,就得比過去多花3倍時間處理,而她管理時間的方式很特別──開放自己的行事曆。

14個部屬都能看到她的行事曆,僅一人是編輯者,可填她的會議議程。若是不能公開的行程,或不想被打擾的時段,她會標「reserved(保留)」保有隱私。

資訊透明有3點好處:一、會議不打架,部屬不會在她休假時排會;二、她忙著開會時,不會被同事狂call;三、全員都知道當週工作重點,及彼此做的案子是否需要支援。若有緊急事件、職涯商討,同事也能趁空檔來詢問。

2週前公布議程,會議1小時內結束

至於大型會議,她嚴格限制在1小時,秘訣是:在會議前種下問題意識。

她認為,「就算是創意發想會議,也沒有自由分享這件事,」創意類會議,她會在2週前公布議程;例行會議訂好主旨與目的之後,就會分配各議程時間,並要求5分鐘前到達會議室。

然而,仍有新問題挑戰她的行事曆。

總務同仁占3部門一半人數,初期,來自總務和業務的「疑難」,常成為干擾行事曆的緊急事件。

有一次她出差日本,業務主管打來興師問罪,原來,業務部門太常臨時出差,導致乘坐商務艙次數增加,總務同仁為了幫公司省錢,寄了出差規則請對方遵守,讓業務主管很不滿。

嚴守規定的總務和需要機動性的業務部門,總是為公務車、機票等資源使用方式意見不同。王玲珉估算,前半年總務的跨部門協調約占30%工作時間。

約有1年時間,她要總務同仁多想一件事:「怎麼做才能讓同仁更快樂?」

她說:「我想改變『總務是打雜』的觀念,我告訴他們總務也是專業工作,」要主動服務同仁,而非只當糾察隊。

例如「會議服務」,她要求總務幫忙排桌椅、倒茶水,訂餐和接待。

台灣愛普生總部專員周憶津坦言,「剛開始會覺得很麻煩,我又不是應徵服務生,還要穿制服幫忙倒茶水,」但是當會議結束,過去只會暗地嫌棄總務官僚的同事,竟對她說了聲「謝謝」,讓她覺得很有成就感。

試行半年後,使用服務的同仁,滿意度調查高達98分。去年公司進行的商務會議服務270人次,換算成去飯店省下40萬元,還提報給公司內部報導,全球愛普生分公司都看得到,大家更起勁。

現在,總務還會依照開會目的不同,而有一套排桌椅的SOP。用餐時,有專屬餐具、桌巾,幾乎跟飯店的商務中心同樣等級。總務甚至整理出點心鋪名單,依部門預算訂餐盒。

周憶津靦腆的說,「現在每次的會議就像是一個作品,我們從勞務單位提升為服務單位,感覺地位有點上升。」

王玲珉的前任長官、愛普網總經理周淑菁觀察:「她讓部屬在很小的事情上覺得自己有價值。」

晚上9點半開小工,兼顧小孩與工作

她藉著管理部屬對工作的期望感,讓小螺絲釘找到工作價值、提高工作動力,使自己、同事的時間運用都更有效率。

如果有上班時間無法完成的工作,她則用兩段時間利用法,6點半準時下班陪家人,晚上9點半後開始第二輪工作,回e-mail或做需要思考的工作。

運作2年下來,偶爾才會發生需要協調的事件,原本她要花3成工作時間做跨部門協調,現在可拿來做產品發表會企畫等重要公事。

其間,除了有一次因大樓跳電不得不加班外,她都能親自接小孩回家,每天更撥50分鐘陪家人吃晚餐,1人兼3職,行事曆也不爆掉。